Questions fréquentes autour des adhésions et du paiement en ligne

Voici les réponses aux questions que vous vous posez peut-être, ainsi que celles posées le plus fréquemment lors des webinaires sur les adhésions et le paiement en ligne.

• Configurer son formulaire d'adhésion
• Gérer ses différents formulaires
• Suivre les adhésions
• Suivre les paiements
• Paiement en ligne et compte en ligne
• Lien de paiement
• Autres questions

Voici le replay du dernier webinaire sur le sujet :

👉 Le support de présentation est disponible ici.

Configurer son formulaire d'adhésion

N'hésitez pas à consulter cet article : Créer son formulaire d'adhésion (et les suivants). 

Comment fait-on les réadhésions ?
Ça se passe de la même manière que pour les adhésions, en conseillant aux personnes de commencer par se connecter à leur compte. Ça permettra au logiciel de les reconnaître et d’attribuer l’adhésion et les informations au bon contact. Voici un guide qui explique le parcours côté adhérents : Réadhérer et payer en ligne.

Peut-on ne proposer un paiement en 3 fois qu’aux activités optionnelles et un paiement en plusieurs fois de l’adhésion ?
Aujourd’hui, le paiement en plusieurs fois est paramétrable uniquement par formulaire et non par tarif. Après, vous pouvez paramétrer plusieurs formulaires si vous le souhaitez. Par exemple :

• Un formulaire d’adhésion avec paiement en plusieurs fois.
• Un formulaire de vente de produits (= boutique) avec vos activités optionnelles, ouvert uniquement aux adhérents et avec un paiement en 3 fois.

Comment faire avec le paiement par CB quand la personne adhère au 2ème trimestre ou au 3ème trimestre pour qu’elle ne paye qu’à partir du trimestre où elle adhère ?
Paramétrez plusieurs formules d’adhésion à l’étape 2 de votre formulaire, en indiquant les dates et les tarifs selon le 2ème et le 3ème trimestre.

Peut-on créer une réduction pour quelqu’un qui souscrit à plusieurs formulaires ? Par exemple, la personne prend une adhésion + un cours de piano pour elle + une adhésion et un cours de violon pour son enfant.
Vous pouvez activer le système de réduction depuis Paramètres > Formulaires et billetteries. Ensuite, paramétrez les réductions de votre choix. En savoir plus : Configurer des réductions sur un formulaire.

Les adhérents prennent des cartes de 10 cours par exemple ou des abonnements annuels. Il serait intéressant d’avoir des réservations en ligne sur chaque cours avec d’une part contrôle du nombre de cours restants sur la carte et d’autre part sur le nombre maxi de participants possibles.
C’est un peu avancé, mais vous pouvez mettre en place un système tel que celui-ci :

1. Depuis Paramètres > Communauté, paramétrez un champ numérique “Nombre de tickets restants” que seuls les administrateurs peuvent modifier.
   
2. Une fois que vos adhérents ont adhéré, faites une passe sur les inscrits qui ont réservé les carnets de 10 tickets, et modifiez massivement pour leur indiquer “10” comme “Nombre de tickets restants”.
3. Créez un groupe dynamique peuplé par les personnes ayant des tickets.
4. Vous pouvez créer des billetteries d’événements pour les cours et ne les ouvrir qu’aux personnes de ce groupe.
5. Les administrateurs doivent modifier le nombre de tickets disponibles au fur et à mesure que les personnes s’inscrivent aux cours.

Le 1er paiement par CB peut-il être différé ? (pour des inscriptions en juin et règlement en septembre par exemple)
Non, ce n’est pas possible aujourd’hui. N’hésitez pas à en faire la suggestion depuis support.assoconnect.com.

Y a-t-il la possibilité de régler par virement ? Et comment faire ?
Vous pouvez ajouter un paiement par virement manuellement sur une transaction, mais le virement se fait hors AssoConnect, sur votre banque.
Dans ce cas, vous devrez vérifier régulièrement sur votre compte l’arrivée des paiements, identifier le payeur dans la liste des inscrits, enregistrer le paiement par virement bancaire, et effectuer le rapprochement bancaire. C’est (beaucoup) plus de travail que si vous utilisez le paiement en ligne.

Notre association comporte 2 activités, avec des licences différentes : peut-on associer une licence pilates à un cours de pilates, et un cours de yoga à un cours de yoga, sans possibilité de faire l’inverse (logique conditionnelle) ?
Ce n’est pas possible aujourd’hui, mais c’est une suggestion intéressante. Elle est notée ! Pour toute autre suggestion, vous pouvez passer par ce formulaire : support.assoconnect.com. Merci !

Est-ce qu’il faut impérativement que le site de l’association soit un site AssoConnect ?
Pas du tout !
En utilisant le lien iframe (depuis l’onglet “Diffusion” de votre formulaire), vous pouvez l’intégrer sur un site externe. Vos membres ne verront pas la différence et resteront sur votre site !

Peut-on insérer son formulaire dans un site existant ?
Depuis l’onglet “Diffusion” de votre formulaire, vous pouvez copier le lien iframe pour l’intégrer sur un site externe. L’intégration sur le site externe dépend ensuite de votre hébergeur de site. :) Cet article vous explique comment faire : Intégrer un formulaire AssoConnect sur un site externe.

Peut-on proposer un paiement moitié par carte bancaire, et moitié par chèque ANCV ou chèque vacances ?
C’est possible en utilisant les liens de paiement : vous pouvez enregistrer une partie en chèque ANCV, puis envoyer un lien de paiement pour la partie restante.
Après le paiement, il vous suffit de rapprocher le paiement de la créance via Comptabilité > Saisie > Dettes et créances.
Pour plus d’infos : Enregistrer des paiements reçus via un lien de paiement.

Comment appliquer une réduction pour une seule commune ?
Vous pouvez créer un groupe dynamique basé sur la commune, et réserver un tarif réduit aux membres de ce groupe.
Pour plus d’infos : Configurer des réductions sur un formulaire.

Peut-on proposer un paiement par virement ?
Vous pouvez le proposer via le moyen de paiement “Autres” et indiquer les informations pour le virement dans le champ qui apparaît en-dessous.
Gardez en tête que le virement vous demande du temps de gestion (vérifier régulièrement sur votre compte l’arrivée des paiements, identifier le payeur dans la liste des inscrits, enregistrer le paiement par virement bancaire, et effectuer le rapprochement bancaire - soit beaucoup plus de travail que si vous utilisez le paiement en ligne).

Comment mettre une licence et une adhésion en formule pour rendre les deux obligatoires ?
Un adhérent doit prendre une formule d’adhésion (pas plus, pas moins).
Suggestion : s’il faut une licence + une adhésion de manière obligatoire, c’est simplement de créer une formule d’adhésion “Adhésion + licence” (ou plusieurs s’il y a plusieurs formules d’adhésion et plusieurs licences).

Pourquoi nous n’avons pas d’informations complémentaires qui apparaissent à l’étape 3 Formulaire ?
Cela dépend de si vous avez paramétré des champs d’informations personnalisés depuis Paramètres > Communauté. Si tel est le cas, vous les retrouverez à l’étape 3.

Comment envoyer les formules d’adhésion et de paiement sans passer par le site de l’association ? Pourquoi ne pas communiquer via une campagne emailing ?
Vous pouvez envoyer le lien du formulaire uniquement, il n’est pas obligatoire de publier sur un site, il peut être accessible par un lien.

Comment créer des groupes dynamiques directement depuis le formulaire d’adhésion ?
Ce n’est pas possible. Les automatisations possibles sont les suivantes :

• Ajouter automatiquement l’adhérent à un groupe fixe selon le choix d’une formule ou d’une prestation optionnelle (ex : tel cours).
• Créer un groupe dynamique selon les informations des contacts présentes dans leur fiche profil. Lorsqu’un contact correspond aux critères que vous avez définis, il est automatiquement ajouté au groupe. Les critères sont ceux de sa fiche profil, ses dons ou adhésions.

Pour résumer : commencez par créer vos groupes depuis Communauté > Groupes, qu’ils soient fixes ou dynamiques. Un groupe dynamique peut être peuplé selon le choix d’une adhésion ou d’une prestation optionnelle, un groupe dynamique est peuplé quand un contact remplit les critères que vous avez définis (informations personnelles, adhésion, dons).
Pour plus d’informations : Fonctionnement des groupes simples.

Comment peut-on mettre un champ pour lequel la personne doit forcément cocher (exemple : j’accepte le règlement intérieur de l’association) ?
Vous pouvez rendre des choix obligatoires dans le paramétrage de votre formulaire.
Voici un article qui peut vous aider à l’activer : Paramétrer les informations de sa base de données de contacts.

Les adhérents peuvent-ils uploader eux-mêmes certains documents ? Y a-t-il cette option ?
Oui !
Vous pouvez ajouter cette option en ajoutant un champ de type “Document à télécharger” depuis Communauté > Paramétrage, puis demander cette information à l’étape 3 de votre formulaire.
Pour plus d’infos : Configurer les tarifs et informations des formulaires de demandes d’adhésion.

Pour une activité, est-il préférable de créer un groupe fixe ou bien un groupe dynamique ? On a 20 activités différentes dans notre association.
Un groupe fixe est plutôt recommandé.
Commencez par créer vos 20 groupes depuis Communauté > Groupes.
Ensuite, paramétrez votre formulaire d’adhésion de manière à ce que quand une personne choisit le tarif pour l’activité A, elle soit ajoutée automatiquement au groupe correspondant. L’affectation se fait donc automatiquement.
Et au besoin, rien ne vous empêche d’ajouter manuellement des personnes dans les groupes.

Pourquoi limiter à 100 caractères dans l’intitulé sur le formulaire ?
Pour assurer un affichage correct.

Y a-t-il une prise en compte automatique des prises en charge telles que les pass sport, pass région, etc. ?
Ce n’est pas automatique, mais vous pouvez les renseigner au cas par cas en fonction du montant.
Voici un article qui peut vous aider : Gérer les paiements par chèque vacances et ANCV.

Comment créer des groupes ? Exemple : cours adulte et cours enfants ?
Il vous suffit de passer par Communauté > Groupes > “Nouveau groupe” et d’y ajouter les personnes ; ou bien de créer le groupe et de paramétrer vos tarifs d’adhésions pour que, par exemple, dès qu’une personne choisit un tarif “adulte”, elle soit ajoutée au groupe “adultes”.
Autre option : créer des groupes dynamiques basés sur la date de naissance !
Pour en savoir plus : Fonctionnement des groupes simples.

Est-il possible d’autoriser ou non l’achat d’une prestation/événement en fonction de l’adhésion prise ou non ?
Oui, vous pouvez par exemple rendre accessible un formulaire uniquement à vos adhérents ou à des membres d’un groupe. C’est également possible au niveau d’un tarif ou d’une formule. Dans ce cas, il faut que les personnes soient connectées à leur compte (sinon le logiciel ne peut pas deviner qui est en train d’acheter une prestation, ni si cette personne est adhérente par exemple).

Nous avons un tarif couple, comment fait-on pour rendre ce tarif sur le formulaire ?
Vous pouvez paramétrer une réduction : Configurer des réductions sur un formulaire.

Peut-on gérer les adhésions sans utiliser les formulaires ?
Oui, mais vous perdez alors tout le bénéfice des automatisations. Vous pouvez ajouter manuellement des personnes à votre Communauté (ou importer un fichier) et les considérer comme “Adhérents” en indiquant les dates d’adhésion. Cela vous permet de segmenter votre base de données (mais pas d’avoir tout le lien avec la comptabilité, l’envoi automatique de factures, le paiement en ligne, etc.).

Comment ajouter une 2ème information de contact ?
Vous pouvez ajouter un champ personnalisé via Paramètres > Communauté, puis aller sur la fiche profil des contacts (ou réaliser un import) pour rajouter l’information.

Comment gérer des réductions (liées au nombre d’activités) ?
Le système de réductions actuel se fait en fonction du nombre de participants ou du profil de ceux-ci, comme expliqué dans notre article : Configurer des réductions sur un formulaire.
Il n’est malheureusement pas encore possible de faire des réductions sur un nombre d’activités, sauf à paramétrer ces tarifs (en prestations optionnelles par exemple). Nous notons votre suggestion !

Comment appliquer une réduction automatiquement lors d’une adhésion ?
Voici un article qui peut vous aider à paramétrer les réductions : Configurer des réductions sur un formulaire.

Comment ajouter une question avec réponse déroulante à choix multiples ?
Pour ajouter ce type de champ, vous pouvez passer par Paramètres > Communauté, et ajouter un champ à choix multiple, puis sélectionner le champ à la partie 3 de votre formulaire.

Gérer ses différents formulaires

D’une année sur l’autre, doit-on archiver le fichier ? Si on le fait, les données adhérents pour l’année N+1 sont-elles alimentées ?
Cela dépend de ce dont on parle. On vous conseille de :

• Dupliquer votre formulaire d’une année sur l’autre pour gagner du temps et adapter la copie à la nouvelle année.
• Archiver votre ancien formulaire pour ne pas polluer votre page Formulaires > Adhésions.
• Ne pas archiver les contacts de votre communauté : cela permettra d’avoir l’historique de vos anciens adhérents.

Nous avons déjà un formulaire pour l’année écoulée qui a été archivé. Est-ce que je dois le désarchiver ou dois-je en créer un autre ? Que me conseillez-vous ?
Nous vous conseillons d’en créer un par année, la gestion sera plus simple. Si vous ne souhaitez pas tout saisir, vous pouvez le dupliquer et modifier les infos pour la nouvelle année (titre, date d’adhésion, etc.).

Dans le cas de réadhésions en ligne, comment gérer la transition entre l’ancien formulaire et le nouveau ? Quand peut-on publier le nouveau formulaire ?
Plusieurs solutions, qui dépendent de votre contexte :

• Vous pouvez créer plusieurs formulaires (un dédié aux réadhésions, l’autre aux nouvelles adhésions), s’ils ont des spécificités.
• Vous pouvez créer un formulaire unique et le communiquer d’abord aux anciens adhérents pour qu’ils s’inscrivent (surtout si le nombre de places est limité et que vous avez envie de favoriser l’engagement de long terme). Dans tous les cas, vous pouvez avoir plusieurs formulaires publiés en même temps. Nos conseils :
• Quand les adhésions d’une année sont “bouclées”, vous pouvez “suspendre les ventes” du formulaire ou l’archiver, depuis le haut de la page de configuration, dans tous les cas, les formulaires ne sont pas supprimés.
• Vous pouvez dupliquer les formulaires (y compris les archiver) pour gagner du temps.

Faut-il faire deux formulaires d’adhésion, un par activité ?
Il n’y a pas de règle unique. Ce qu’on observe régulièrement chez nos associations, c’est un formulaire d’adhésion qui rassemble l’adhésion + l’inscription à une ou plusieurs activités.

Peut-on, et est-ce souhaitable, gérer les adhésions et les dons avec les seuls formulaires de don ?
Oui, vous pouvez paramétrer sur un même formulaire des adhésions et des dons. Il y a des avantages et des inconvénients.
Si les dons sont importants pour votre association, mieux vaut faire un formulaire de dons dédié : il permettra de suggérer plusieurs dons, d’expliquer leur utilité, d’ajouter les donateurs à certains groupes potentiellement, etc.
Si c’est plutôt accessoire, vous pouvez proposer de faire un don à votre association directement depuis votre formulaire d’adhésion. Mais cette possibilité a quelques limites :

• Si vous avez demandé l’émission d’un reçu fiscal, il portera sur l’ensemble de la commande, et pas uniquement la partie “Don”.
• Il n’est pas possible de proposer de faire un don si vous avez activé la TVA sur vos formules d’adhésion ou tarifs d’événements.
• Il n’est possible de proposer qu’une seule formule de don par formulaire d’adhésion ou billetterie. À vous de choisir ce qui est le mieux pour votre association.

Comment fonctionne le formulaire de demande d’adhésion ?
C’est très similaire au formulaire d’adhésion directe, à ceci près que vous validez ou pas les demandes. Plus d’info : Gérer les demandes d’adhésion. Ce webinaire est dédié au sujet : webinaire sur les demandes d’adhésion.

Suivre les adhésions

N'hésitez pas à consulter cet article : consulter la liste des adhérents (actifs et anciens) et les périodes d'adhésion

Peut-on télécharger des documents sur le formulaire en ligne ? (Nous sommes une association sportive qui nécessite de renseigner un Questionnaire de santé ou de fournir un Certificat Médical pour adhérer à notre fédé.)
Si vous parlez des documents que l’adhérent doit fournir lorsqu’il s’inscrit en ligne, vous les retrouvez dans sa fiche profil.
Vous pouvez exporter tous les fichiers liés à vos contacts de la Communauté depuis Communauté > Paramétrage > Options avancées.

Est-ce que je peux demander de remplir un questionnaire de santé à l’adhérent une fois qu’il a choisi sa licence et avant qu’il paie ?
Pas vraiment, puisque le parcours côté adhérent est toujours le même :

1. Choix des formules d’adhésion et des éventuelles prestations,
2. Renseignement des informations demandées qui viendront alimenter le profil de la personne,
3. Paiement en ligne (recommandé) ou envoi d’un paiement hors ligne. En revanche, vous pouvez demander aux personnes d’adhérer, puis de renseigner ces informations dans leur fiche profil, mais vous ne pouvez pas les y contraindre si vous n’avez pas demandé ces informations de manière obligatoire dans le formulaire d’adhésion.

Comment repérer les nouveaux adhérents ?
Soit directement dans le nouveau formulaire en fonction de comment vous les utilisez. Sinon, vous pouvez faire une recherche plus complexe directement dans la communauté. Vous avez plus de détails dans cet article : Rechercher un contact dans sa communauté.

Où reçoit-on les réponses aux questions posées ?
Vous retrouvez les informations demandées dans le formulaire dans le profil de la personne qui vient d’adhérer. Si vous parlez des réponses au ”Texte libre" que vous pouvez paramétrer avec les formules d’adhésion, vous les retrouvez dans le tableau des adhérents et dans la page de détail de la transaction. 

Est-il possible de remplir les fiches d’adhésions de chaque adhérent et de lui laisser uniquement le paiement en carte bancaire à effectuer ?
Oui, c’est désormais possible grâce au lien de paiement.

• Saisissez manuellement l’adhésion et les informations.
• Au moment du paiement, cliquez sur “Le faire plus tard”.
• Envoyez un lien de paiement à la personne.

Peut-on avoir des sociétés en tant qu’adhérents ? Ou uniquement des particuliers ?
Les deux : vous utilisez les outils AssoConnect comme bon vous semble. Sachez que dans l’offre Pro, vous disposez d’un CRM “Structures" qui vous permet :

• d’avoir, en plus d’une base de données de particuliers, une base de données de personnes morales,
• de rattacher une ou plusieurs personnes physiques à une ou plusieurs personnes morales et inversement,
• de proposer l’adhésion aux structures.

Sur quel contact sont facturés les frais d’adhésion de l’ajout d’un autre adhérent sur le même formulaire ?
Je ne suis pas certaine d’avoir compris la question, mais sachez que :

• si une personne prend en ligne son adhésion + celle d’une autre personne et la paie en ligne, les frais de transaction s’appliquent une seule fois (car il n’y a qu’un seul paiement),
• les frais de transaction ne sont pas ajoutés à la somme payée par l’adhérent, ils sont déduits de ce qui arrive sur le compte en ligne de l’association.

Une fois l’adhésion enregistrée, comment faire pour ajouter une activité facultative pour l’adhérent ?
Ce n’est pas possible.

Si un adhérent actuel veut renouveler son adhésion pour la nouvelle année mais qu’il n’a pas de compte, comment se fait le lien pour faire la mise à jour ?
Nous faisons le lien grâce à l’identifiant que vous avez sélectionné (email par exemple). Si jamais l’adhérent utilise des données différentes d’une année à l’autre, il y aura deux fiches pour lui, mais vous pouvez les fusionner. Voici plus de détails pour la fusion ici : Fusionner deux profils en cas de doublon.

L’adhérent peut-il voir sur son compte ses données personnelles et les modifier et voir aussi l’historique de ses transactions ?
Oui, selon les choix que vous avez faits depuis Paramètres > Communauté pour les informations. Il retrouve aussi l’historique des transactions liées à son profil.

Peut-on supprimer le passage par la création du compte ?
Si vous parlez de la page de création de compte/connexion lors de l’adhésion, elle est indispensable pour que les personnes puissent retrouver leurs informations, et éventuellement les modifier.
En revanche, nous allons améliorer la visibilité du bouton “Continuer sans compte”, pour simplifier le parcours d’adhésion.

Concrètement, quand un adhérent renouvelle son inscription, comment s’assurer qu’il a bien contrôlé ses données personnelles et fait les changements si besoin ?
Il n’y a aujourd’hui pas de mécanisme qui permette de faire ce contrôle puisque les informations déjà renseignées dans le profil du contact ne sont pas redemandées. Deux pistes possibles :

• Non contraignante : envoyer une communication aux adhérents pour leur demander de se connecter à leur compte et éventuellement mettre à jour leurs informations,
• Contraignante : créer chaque année des nouveaux champs personnalisés dans les paramètres de la communauté, et les rendre obligatoires dans le formulaire d’adhésion/réadhésion. Comme ils sont nouveaux, ils seront forcément vides, et donc à renseigner par tout le monde, anciens ou nouveaux adhérents.

Comment peut-on voir le formulaire en ligne tel que le voit un nouvel adhérent non encore inscrit ? (comme je suis connectée à AssoConnect pour travailler sur le formulaire, je le vois rempli avec mes informations…).
C’est montré dans le replay du webinaire à 22:58. Sinon, ouvrez votre formulaire d’adhésion en navigation privée, comme ça, vous ne serez pas connectée à votre compte.

En cas de renouvellement, comment permettre à un adhérent de ne pas tout ressaisir ses données tout en lui permettant de changer un champ si nécessaire (ex : adresse, téléphone) ?
Aujourd’hui, l’adhérent ne saisit que ce qui n’est pas encore renseigné dans son compte. Nous travaillons activement pour améliorer l’expérience à ce niveau-là !

Comment faire pour que les nouveaux adhérents utilisant le formulaire, l’ayant rempli et validé correctement, soient visibles dans la communauté sans devoir ressaisir les informations ?
Si vous êtes dans le cas d’un formulaire d’adhésion immédiate (pas de demande d’adhésion qui nécessite une validation), ça devrait être le cas. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter notre support pour comprendre ce qui se passe :) 

Comment supprimer une adhésion, par exemple s’il n’y a pas de paiement effectué, à la rentrée ?
Retrouvez l’adhésion dans le tableau des adhérents du formulaire, allez sur le détail de la transaction et cliquez sur “tout supprimer”. Voici l’article à ce sujet : Supprimer un achat enregistré manuellement.

L’inscription de plusieurs personnes sur un seul formulaire (licence famille 2 pers + enfants) est-elle possible ?
Oui ! Un bouton “Ajouter un adhérent” apparaît, sauf si vous avez limité le nombre d’inscriptions par formulaire à une seule personne. Cet article peut vous aider à paramétrer les adhésions collectives : Gérer les adhésions collectives (ex : familles).

Suivre les paiements

Nous acceptons les chèques ANCV électroniques. Comment les gérer ?
Vous pouvez gérer les chèques ANCV numériques de la même manière que les chèques ANCV classiques. Voici un article sur le sujet : Enregistrer des coupons de remises ANCV, Pass Sport, etc.

Comment peut-on éditer une facture suite au paiement ?
Une facture peut être émise et envoyée automatiquement. Vous pouvez faire ce choix, éditer les informations et voir un aperçu des factures depuis Paramètres > Reçus fiscaux et factures.

Comment et par quel moyen adresser facture et reçu en envoi automatique ?
Justement, c’est automatique :) Il suffit de les paramétrer depuis Paramètres > Reçus et factures.

Pourquoi le montant payé n’apparaît pas dans l’export des données (nous avons plusieurs catégories d’adhérents) ?
Difficile de vous répondre sans le contexte, mais vous pouvez exporter les adhésions et les informations de paiement associées sur une période donnée depuis votre menu Exports.

Peut-on payer par chèque hors ANCV ?
Oui, tout à fait. Lors de l’ajout manuel d’un paiement, vous pouvez choisir le moyen de paiement que vous souhaitez. Le paiement en chèque est un des moyens disponibles.

Je suis en train d’encaisser les paiements de l’adhésion de la prochaine saison. Je dois donc procéder à Part constatée d’avance pour chaque adhésion. Est-il possible de tout faire en même temps ?
Ce n’est pas possible pour le moment. Je vous invite à lire cet article : Enregistrer comptablement des transactions sur l’exercice suivant.

Comment gérer les e-chèques ANCV ?
Voici un article qui détaille le processus : Gérer les paiements par chèque vacances et ANCV.

Lors d’un paiement autre, doit-on saisir un paiement ou est-ce le rapprochement bancaire qui fait le paiement ?
Vous devez saisir le paiement et ensuite vous pouvez le rapprocher dans votre comptabilité au moment où il est crédité en banque.

Paiement en ligne & Compte en ligne

N'hésitez pas à consulter nos articles autour du paiement en ligne, et notre guide dédié 📖

Qu’est-ce que le compte en ligne ? S’agit-il d’un compte bancaire ?
Le compte en ligne est un compte virtuel, hébergé sur AssoConnect et lié à votre compte bancaire. Il est alimenté par tous les paiements en ligne (par carte bancaire) que vous recevez sur AssoConnect. Vous pouvez ensuite virer l’argent du compte en ligne vers le compte bancaire de l’association.

Comment est déversé le compte en ligne sur le compte courant ?
Il faut en faire la demande depuis Paiement > Compte en ligne > Virement vers ma banque. Le transfert met quelques jours à arriver. Attention, ce virement n’est possible que lorsque votre compte en ligne est certifié (en savoir plus : Les documents nécessaires à la certification du compte en ligne).

Quand un adhérent paie en CB, le libellé de l’opération sur son compte bancaire est-il « AssoConnect » ou « nom de l’association » ?
Il s’agit du nom de l’association :)

Comment certifier le compte en ligne ?
C’est très simple et guidé sur le logiciel, depuis Paiements > Compte en ligne → Certifier mon compte. Ces articles vous guident : Certifier son compte en ligne, de même que cette vidéo : Certifier son compte en ligne.

Quel est le niveau de sécurité de mon compte bancaire avec la plateforme AssoConnect ?
Toutes les données sont sécurisées, et AssoConnect n’a pas accès à votre compte bancaire, évidemment ! Les mouvements d’argent qui concernent AssoConnect sont entre les comptes des payeurs et votre compte en ligne (ex : quand ils paient une adhésion en ligne par carte bancaire), et entre votre compte en ligne et votre compte bancaire (quand vous demandez le virement). Tous ces mouvements sont sécurisés via Adyen, notre partenaire de paiement, l’un des premiers acteurs mondiaux sur le paiement.

Pour le paiement par carte en x fois, le système gère-t-il seul les échéances de paiement ou l’asso doit-elle faire des relances de paiement pour chaque échéance ?
Le système gère les prélèvements automatiquement, et en cas de non-paiement (carte expirée, volée, etc.), la relance est aussi automatique. Voici plus de détails sur ce moyen de paiement : Fonctionnement du paiement en ligne en plusieurs fois pour les adhésions, événements et boutique.

En combien d’échéances maximum l’adhésion peut-elle être réglée ?
12 échéances (mais nous vous recommandons de privilégier moins d’échéances que cela, à la fois pour sécuriser votre trésorerie, et pour éviter de risquer que les cartes bancaires arrivent à échéance avant le dernier paiement - même si le porteur de la carte périmée est prévenu et invité à mettre à jour sa carte, mieux vaut éviter).

Comment réagit AssoConnect si les adhérents à une asso qui a choisi le paiement en ligne avec pourboire ne versent en général aucun pourboire, ou en moyenne inférieur au seuil des frais fixes ?
Rien, cela fait partie du jeu. En revanche, si nous nous rendons compte que vous dissuadez les personnes de laisser un pourboire, nous considérerons que vous ne respectez pas les règles et donc que vous renoncez à la gratuité du service. Dans tous les cas, nous prendrons contact avec vous pour en discuter.

Peut-on mettre un pourboire à zéro ?
Oui.

Lors du changement de président, est-il possible de modifier le représentant légal ?
Vous pouvez changer d’administrateur (Ajouter un administrateur), mais il n’est pas nécessaire de changer le responsable légal que vous déclarez lors de la création du compte en ligne. Nous avons l’obligation de refaire une certification régulièrement, le nouveau responsable légal sera mis à jour à ce moment-là. Entre-temps, il n’est pas nécessaire de refaire la certification à chaque changement de bureau.

Si personne parmi tous les adhérents en ligne ne donne de pourboire, que se passe-t-il ?
Pas grand-chose : nous ne sommes malheureusement pas rémunérés, mais vous ne serez pas facturés pour autant. Par contre, vous ne pouvez pas demander expressément à vos adhérents de ne pas donner de pourboire.

Est-ce que l’association a connaissance des pourboires versés par ses adhérents ?
Non, cette information n’est pas disponible dans AssoConnect.

Les frais de transaction facturés à l’asso sont-ils identifiés automatiquement sur la comptabilité AssoConnect ?
Oui !

Peut-on modifier le montant du pourboire par défaut qui est bien supérieur au 1,8 % ?
Vous ne pouvez pas modifier le montant du pourboire par défaut, mais c’est assez explicite qu’il est possible de le changer.

Les montants des cotisations peuvent-ils être différents pour les encaissements par carte bancaire ?
Non. Les différents montants des différentes formules ne changent pas en fonction du moyen de paiement utilisé.

Quel montant de pourboire ?
Trois montants sont suggérés selon le montant à payer, et il est possible de modifier le montant final : la personne qui paie a le choix.

Comment se présente la demande de pourboire pour l’adhérent ?
Voici un exemple :

Si j’ai bien compris, si le donateur ne donne pas de pourboire, rien n’est prélevé à l’association ?
C’est exact ! Par contre, vous ne pouvez pas demander expressément à vos adhérents de ne pas donner de pourboire. Sinon, nous ne pourrons plus proposer ce service de pourboire :)

Peut-on choisir sur chacune des collectes individuellement pour le pourboire ou la prise en charge par le club ?
Le choix ne se fait pas individuellement mais pour tous les paiements en ligne. Par contre, vous pouvez modifier votre choix à tout moment !

Prenez-vous des frais d’encaissement par CB ?
C’est vous qui choisissez :

• soit les frais de transaction sur les paiements en ligne : dans ce cas, vous récupérez sur le compte en ligne les paiements en ligne, moins les frais de transaction,
• soit le pourboire suggéré au moment du paiement en ligne : dans ce cas, aucun frais de transaction n’est prélevé. Pour en savoir plus : Fonctionnement du compte en ligne et frais associés.

Quel est le taux de commission prélevé par AssoConnect ?
Il est de 1,8% + 0,25€. Pour rappel, vous avez le choix entre les frais de transaction et le pourboire (depuis Paramètres > Paiement en ligne).

Si on fait un virement de notre cagnotte vers notre compte bancaire, comment rembourser ensuite si la personne nous demande ?
Le remboursement en ligne n’est pas possible s’il ne vous reste pas d’argent sur le compte en ligne. S’il y a un risque de devoir rembourser des personnes, gardez un peu d’argent sur votre compte en ligne. C’est possible car vous pouvez décider du montant à virer vers votre banque (ce n’est pas forcément l’intégralité de la somme).

Lien de paiement

Quand on envoie le lien de paiement pour payer ce qui manquait, l’argent arrive sur le compte en ligne mais pas sur le compte adhésion. Faut-il faire une écriture manuelle pour basculer au bon endroit ?
Il faut simplement “regrouper” le paiement en ligne qui a été reçu, avec la dette (= ce qu’il restait à payer).
Pour cela, allez sur Comptabilité > Saisie > Suivre les dettes et créances. Recherchez les écritures (un filtre par montant et date est utile), sélectionnez les 2 écritures et cliquez sur “Regrouper les paiements”. Toutes les écritures comptables associées sont générées, et vous n’avez rien à faire.
En savoir plus : Enregistrer en comptabilité des paiements reçus via un lien de paiement

Le lien de paiement complémentaire que l’on envoie manuellement est un lien qui permet le paiement par CB en ligne ou bien ?
Absolument, c’est exactement cela !

Peut-on donner un lien de paiement en format QR code ?
Pas actuellement, non : il s’agit d’un lien URL :) Par contre, vous pouvez copier ce lien (au moyen de l’icône “Copie” sur la ligne du tableau) et le transformer en QR code (exemple d’outil : https://fr.qr-code-generator.com/).

Questions non liées aux adhésions

Comment contacter facilement le support ?
Rendez-vous sur https://support.assoconnect.com/

Dans le menu bleu à gauche, je n’ai pas l'intitulé “Communauté“. Pourquoi ?
L’offre sur laquelle vous êtes ne doit pas inclure la partie Communauté, présente uniquement sur les offres Communication, Sérénité et Pro.

Comment est calculé le montant subsidiaire demandé en cas de dépassement du forfait du nombre d’adhérents ?
Si vous parlez de l’abonnement à AssoConnect, je vous invite à consulter cet article qui donne toutes les clés : Facturation sur les dépassements de contacts dans la Communauté

Pour une inscription à un séjour ou un voyage, peut-on se servir d’un formulaire type adhésion ou existe-t-il un autre type de formulaire plus adapté ?
Les formulaires de type “Événements” seront peut-être plus indiqués ! Si vous ne les avez pas encore activés, vous pouvez le faire depuis Paramètres > Choix des fonctionnalités.

Peut-on ajouter automatiquement une personne dans un groupe à partir des formulaires de don ?
Oui ! Ça fonctionne exactement de la même manière pour les adhésions et les dons : Paramétrer les automatisations entre vos formulaires et les autres fonctionnalités

Si mon asso s’inscrit à AssoConnect uniquement pour pouvoir faire des adhésions en ligne, cet abonnement est-il bien gratuit ? Je veux dire SANS la gestion de comptabilité.
Oui, dans ce cas, commencez simplement une plateforme sur l’offre Liberté : Offre Liberté

Pourquoi n’y a-t-il pas de tranche intermédiaire de tarif quand on dépasse 400 adhérents ?
Nous n’avons pas pu garder des incréments de 50 contacts sur toute la grille tarifaire, sinon elle perdait en lisibilité. Par contre, plus le nombre de contacts est élevé, plus le prix ramené au contact baisse.

Peut-on supprimer des champs préexistants ou ceux créés par nous-mêmes ?
Les champs préexistants (Nom, prénom, email, etc.) ne sont pas modifiables ni supprimables. Par contre, les champs créés par vous-mêmes peuvent être supprimés (toujours via Communauté > Paramétrage).