Enregistrer en comptabilité des paiements reçus via un lien de paiement

La fonctionnalité "Lien de paiement" permet de collecter facilement des paiements par carte bancaire pour votre association.

Pour vous faire gagner un maximum de temps, le paiement reçu est enregistré automatiquement dans votre comptabilité. Cet article vous explique comment cela fonctionne et les éventuelles actions à effectuer pour avoir une comptabilité au carré.

• Les écritures comptables d’un paiement reçu via un lien de paiement
• Rapprocher le paiement d’une créance existante
• Aucune créance correspondante n’existe : comment faire ?

Les écritures comptables d’un paiement reçu via un lien de paiement

L’enregistrement comptable d’un paiement impacte 2 comptes :

• votre compte en ligne, sur lequel l’argent arrive = 517
• le compte de tiers de la personne qui paye = 467

Exemple :

Vous pouvez par exemple retrouver toutes ces informations dans le journal de votre compte en ligne, accessible depuis Comptabilité > Documents → Journal, en sélectionnant “Compte en ligne” dans le menu déroulant.

Rapprocher le paiement d’une créance existante

Prenons un exemple pour illustrer :

• Vous avez créé un formulaire d’adhésion avec différents moyens de paiements : carte bancaire, chèques, espèces, etc.
• Jean s’est inscrit sur le formulaire d’adhésion, en indiquant qu’il allait payer son adhésion de 120€ en chèques. Le produit de l’adhésion est donc enregistré. Le temps passe, le chèque n’arrive pas. Aucun paiement n’est enregistré en comptabilité.
• Vous lui envoyez un lien de paiement pour lui réclamer les 120€ qu’il vous doit.
• Il paye grâce au lien de paiement.

Comment faire en sorte que son adhésion apparaisse comme payée dans votre comptabilité ?

• Rendez-vous dans Comptabilité > Saisie → Suivre vos dettes et créances.

• Grâce aux filtres, retrouvez les 2 écritures qui vous intéressent : la créance et le paiement.

• Sélectionnez-les et cliquez sur “Regrouper les paiements”

Attention : il n'est possible de regrouper ces écritures uniquement si elles sont liées au même tiers. Si votre créance n'est pas liée au contact qui a effectué le paiement, ouvrez le détail de l'écriture et liez-la au contact.

Les deux écritures sont donc reliées : l’adhésion - désormais payée - disparait des créances.

A noter : il est possible que la créance vienne de l’enregistrement manuel d’une recette depuis Comptabilité > Saisie → Saisir une recette, pour laquelle vous auriez indiqué un paiement ultérieur. La manipulation est exactement la même.

Aucune créance correspondante n’existe : comment faire ?

Prenons un exemple pour illustrer :

• Vous envoyez un lien de paiement à Jean pour lui réclamer les 120€ qu’il vous doit pour une occasion passée, jamais renseignée en comptabilité.
• Il paye grâce au lien de paiement.
• Le paiement est enregistré dans votre comptabilité.

Il faut donc créer le Produit comptable qui correspond au paiement reçu.

Il s’agit du paiement d’un don ou d’une adhésion

Dans ce cas, nous vous suggérons de passer par un formulaire de don ou d’adhésion si vous en avez un sur votre plateforme : cela vous permettra d’enregistrer le payeur en tant que donateur ou adhérent de votre association, et ainsi de le considérer comme tel dans votre Communauté. Vous aurez donc une gestion plus carrée.

Prenons l’exemple du paiement d’une adhésion (le parcours est le même pour les dons) :

• Depuis Formulaires > Adhésions, cliquez sur Gérer les adhérents sur le formulaire qui vous intéresse

  

• Cliquez sur “Ajouter un adhérent” sur la droite de votre écran

• Saisissez les informations demandées : nom, prénom, mail, formule choisie. Si la personne est déjà dans votre communauté, rattachez son adhésion à son contact. Sur la page suivante, renseignez éventuellement les informations demandées à propos du contact.

  

• A l’étape de l’enregistrement du paiement, cliquez sur “Le faire plus tard” en haut de l’écran, puis enregistrez.

• Une fois l’adhésion enregistrée avec le paiement indiqué comme non reçu, une écriture de créance est créée.

  

• Pour la suite, il suffit de suivre les étapes détaillées ci-dessus : Rapprocher le paiement d’une créance existante.

Il s’agit d’un autre paiement

Dans ce cas, allez dans Comptabilité > Saisie → Saisir une recette.

Indiquez les différents éléments, et cochez la case “Paiement ultérieur” (si elle n’apparait pas, assurez-vous d’avoir activé la comptabilité d’engagement depuis Paramètres > Comptabilité)

Enregistrez.

Maintenant que votre créance est créée : suivez les étapes détaillées ci-dessus : Rapprocher le paiement d’une créance existante.