Cet article contient une liste non exhaustive des questions que nous avons reçues lors des webinaires et demandes d'aide sur la fonctionnalité demande d'adhésion.
On se concentre ici sur les demandes concernant la configuration des formulaires en lien avec cette fonctionnalité. Pour les autres questions liées à cette thématique, nous vous invitons à visiter cette section de notre centre d'aide : Gérer les demandes d'adhésion
Cet article répond aux questions sur les thématiques suivantes :
- Configurer les tarifs & formules d'adhésions
- Configurer les informations demandées
- Autres questions liées à la configuration du formulaire
Configurer les tarifs & formules d'adhésions
Cette section concerne plus spécifiquement l'étape 2 - Tarifs et formules d'adhésion de la configuration de votre formulaire.
Comment faire s'il y a différents types d'adhésions ?
De la même manière que pour les formulaires à adhésion immédiate, vous pouvez enregistrer dans les formulaires avec demandes d'adhésion plusieurs tarifs ou formules d'adhésions (et prestations optionnelles).
💡 Si un inscrit se trompe d'adhésion, pas d'inquiétude. Vous pourrez rectifier ceci lors de la validation et lui prendre la bonne adhésion. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Adhérents à valider" et cliquez sur l'icône œil (Détail), puis changez la formule d'adhésion sélectionnée avant de Valider la demande.
Si je limite le nombre de places pour un tarif en particulier, à quel moment la place est-elle décrémentée ?
Est-ce que la place sera décrémentée lors de la demande d'adhésion ? Lors de la validation par l'administrateur ? Après le paiement effectif ?
Le nombre de place est décrémenté à partir du moment où l'adhésion est officiellement validée. C'est-à-dire :
- Pour un paiement hors ligne, dès le clic sur la validation de la demande ;
- Pour un paiement en ligne, dès le premier paiement.
Consultez nos articles détaillés sur le sujet pour en savoir plus : Valider les demandes d'adhésion et Gérer le paiement des demandes d'adhésion
Peut-on spécifier des réductions et/ou configurer des réductions automatiques ?
Non. D'une part, il n'est pas possible de configurer de réduction dans cette nouvelle fonctionnalité.
D'autre part, cette fonctionnalité ne revoit pas le système de réduction en ligne disponible pour les autres collectes (adhésions classiques, événement, boutique). La fonctionnalité permet par contre aux administrateurs de spécifier le montant d'une réduction.
Vous pourrez le faire, mais pas au niveau de l'étape 2 (Tarifs et formules d'adhésion). Les réductions peuvent être spécifiées à l'étape 1, dans la description du formulaire ou dans une pièce jointe.
La réduction s'applique manuellement par l'administrateur lors de la validation d'une adhésion.
Comment gérer les tarifs dégressifs en fonction du nombre d'adhérents ?
Par exemple, vous proposez un tarif dégressif différent pour le 2ème puis le 3ème membre de la famille.
Vous avez deux solutions :
- Soit vous réduisez le tarif pour les personnes supplémentaires (passage d'une adhésion de 50€ à 40€ par exemple) ;
- Soit vous inscrivez une réduction en bas de la validation des membres. La réduction correspondra au montant total des réductions à appliquer.
❗ L'application d'une réduction entraîne une écriture en comptabilité (cf. la 2e question ici).
Comment paramétrer des tarifs gratuits pour certains membres ?
Par exemple, vous avez un ou une adhérente qui est membre d'honneur de l'association et à qui vous souhaitez proposer la gratuité. Pour que la comptabilité soit à 0 pour cette adhésion, lors de la validation, changez le prix de l'adhésion en mettant 0€, puis validez. Il n'y aura aucun impact en comptabilité.
Si vous souhaitez qu'une remise soit enregistrée, il suffit de laisser le prix de l'adhésion et de renseigner une réduction du même montant. Des écritures qui s'annulent seront enregistrées en comptabilité.
Configurer les informations demandées
Cette section concerne plus spécifiquement l'étape 3 - Formulaire de la configuration de votre formulaire.
Gestion des champs d'informations
Comme pour les formulaires d'adhésion classiques, les champs d'informations disponibles dans la section Formulaire sont :
- les informations générales définies par défaut sur le logiciel ;
- les champs que vous avez personnalisés pour votre association depuis Communauté > Paramétrage.
Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
Les champs peuvent être obligatoires lors de l’inscription, non demandés ou simplement optionnels.
Comment demander des pièces jointes du type certificat médical, autorisation de droit à l'image, etc. ?
De la même manière que pour les adhésions classiques, il faut d'abord créer le ou les champs dans le menu Communauté > Paramétrage. Veillez à bien choisir des champs de type "Document à télécharger". Une fois les champs créés, vous pourrez les demander de manière facultative ou obligatoire à l'étape 3 - Formulaire de la configuration.
💡 Vous souhaitez mettre à disposition des adhérents des modèles de documents à remplir, pour qu'ensuite ils les déposent lors de leur demande d'adhésion ? Dans ce cas, mettez vos modèles en pièces jointes à l'étape 1 - Informations générales de la configuration de votre formulaire.
Autres questions liées à la configuration du formulaire
Peut-on modifier un formulaire en cours d'année ?
Vous souhaitez par exemple changer la description, ajouter un nouveau tarif, etc. Ceci est possible, quelle que soit la modification que vous souhaitez faire.
Par contre, vous ne pourrez pas changer une adhésion déjà validée !
Mais rien n'empêche au membre (ou à l'administrateur) de remplir un nouveau formulaire et, côté administrateur, d'envoyer un lien de paiement uniquement sur la nouvelle prestation choisie par l'adhérent.
Cette nouvelle fonctionnalité est-elle utilisable sur tout site non AssoConnect ?
Oui, tous les formulaires de manière générale peuvent être intégrés dans un site qui n'est pas fait avec AssoConnect. Le lien pour l'intégration est récupérable dans l'onglet "Diffusion" des formulaires.
C'est un lien iframe qui nécessite d'être intégré sur le site de votre choix. En savoir plus sur l'intégration iframe
Pour en savoir plus :
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