Cet article détaille la gestion du paiement suite à une demande d'adhésion, ainsi qu'une liste non exhaustive des questions que nous avons reçues lors des webinaires et demandes d'aide à ce sujet.
Pour les autres questions liées à la fonctionnalité demande d'adhésion, nous vous invitons à visiter cette section de notre centre d'aide : Gérer les demandes d'adhésion
Cet article traite plus spécifiquement des cas de figure et sujets suivants :
- L'utilisateur paye l'adhésion en ligne
- L'administrateur enregistre le paiement avec une méthode hors ligne
- Questions sur les modalités de paiement
- Impact en comptabilité
Pour lancer le paiement d'une demande d'adhésion, il faut au préalable l'avoir validée : cet article vous détaille le processus de validation.
L'utilisateur paye l'adhésion en ligne
Votre adhérent a choisi de payer son adhésion en ligne par carte bancaire (en une ou plusieurs fois). Dans le cas du paiement en ligne, la personne n'est pas considérée comme adhérente dès la validation de sa demande : il faut d'abord procéder au paiement.
À noter : La fonctionnalité Paiement en ligne (non disponible durant votre période d'essai) doit être activée si vous souhaitez envoyer un lien de paiement à l'adhérent suite à la validation.
Voici le processus suite à la validation de la demande d'adhésion :
- L'utilisateur reçoit un email lui permettant de finaliser l'adhésion en procédant au paiement ;
- En cliquant sur l'email, il est redirigé vers une page sur laquelle il peut procéder au paiement.
De plus,
- L'utilisateur peut donner un pourboire à AssoConnect (si cette option a été définie comme méthode de rétribution par l'association). Consultez cet article pour en savoir plus.
- L'utilisateur peut sélectionner un mode de paiement en ligne parmi ceux qui sont sélectionnés dans la page de paramétrage de la collecte (soit par carte bancaire, soit par paiement en plusieurs fois).
Une fois le paiement (ou un premier paiement lors de l'utilisation de la fonctionnalité de paiement en plusieurs fois) effectué avec succès, l'utilisateur est redirigé vers la page de confirmation. Il est en même temps automatiquement identifié et ajouté comme membre dans la base de données (Communauté) de l'association.
Tant que le paiement n'est pas effectué, la demande aura le statut ''en attente de paiement''.
Si le membre démarre le règlement mais ne finaliser pas la démarche, la transaction aura le statut "Paiement initié". Pour en savoir plus à ce sujet et savoir comment le débloquer, consultez notre article : "Paiement initié" : qu'est-ce que cela signifie ?
L'administrateur enregistre le paiement avec une méthode hors ligne
Votre adhérent a choisi de payer son adhésion hors ligne. Lorsque vous validez la demande et choisissez un paiement hors ligne, on vous redirige vers la page d'enregistrement du paiement.
A cette étape, vous pouvez :
- choisir le moyen de paiement utilisé et l'enregistrer ;
- ou enregistrer le paiement plus tard, en cliquant sur "Le faire plus tard" ou en cochant "Paiement ultérieur" puis en cliquant sur Enregistrer (ex. : l'utilisateur est validé, mais il n'a toujours pas apporté son chèque/espèces au bureau de l'association).
Dans le cas du paiement hors ligne, la personne est considérée comme adhérente dès la validation de sa demande par un administrateur, et non lorsque le paiement est marqué comme reçu (à l'inverse du paiement en ligne). Vous pouvez donc :
- soit attendre que le paiement soit bien effectué avant de valider la demande ;
- soit valider la demande et suivre le paiement via les inscrits du formulaire (l'adhérent aura le statut "Aucun paiement") ou via les dettes & créances (en Comptabilité).
Questions sur les modalités de paiement
Le lien de paiement doit-il obligatoirement être lié au prestataire d'AssoConnect ? Ou peut-on utiliser le nôtre ?
Le lien de paiement par carte bancaire (en une ou plusieurs fois) renvoie systématiquement au service de paiement partenaire d'AssoConnect.
Il n'est pas possible de choisir un autre prestataire pour des raisons techniques (fonctionnement différent d'une banque à l'autre) et car les automatisations liant le paiement en ligne à la validation du membre ainsi qu'à l'écriture comptable ne sont possibles qu'avec notre prestataire.
Si cela ne convient pas à votre fonctionnement, vous pouvez toujours valider l'adhésion sans envoyer de lien de paiement, puis renseigner le mode de paiement.
Un adhérent peut-il payer en plusieurs fois ?
Oui, il est tout à fait possible de faire payer en plusieurs fois un adhérent ayant fait une demande d'adhésion.
Pour un paiement en plusieurs fois en ligne par carte bancaire, il suffit d'avoir coché l'option à l'étape n°4 - Paiement et confirmation de la configuration. Le nombre de paiements et le nombre d'échéances ne sont paramétrables que par l'administrateur (ex : si vous configurez un paiement en 3 fois avec 1 mois entre les paiements, ce paramétrage s'appliquera à tous les adhérents que vous validez).
Si le paiement se fait autrement qu'en ligne, vous pourrez définir le nombre d'échéances et le (ou les) moyen(s) de paiement à votre convenance, comme il est déjà possible de le faire aujourd'hui. En savoir plus
Peut-on d'abord attendre le paiement avant de valider l'adhésion ?
Bien sûr. Si vous envoyez un lien de paiement en ligne, la personne n'apparaîtra dans les adhérents qu'une fois le paiement effectué.
Pour les paiements hors ligne, il suffit d'attendre de recevoir le paiement avant de valider l'adhésion de la personne.
Pourquoi n'est-il pas possible de proposer le paiement par chèque ou virement ?
Il est tout à fait possible de le faire. Cependant, la fonctionnalité de demande d'adhésion permet d'envoyer un lien de paiement, lien qui est inutile si le paiement se fait par chèque ou autrement qu'en ligne par carte bancaire avec notre prestataire. C'est pour cela qu'il n'y a que le paiement par carte bancaire (en une ou plusieurs fois) qui est proposé dans le formulaire à envoyer.
Nous notons cependant vos interrogations et allons essayer de clarifier les autres possibilités de paiement hors ligne.
Est-il possible de faire payer une partie en ligne et l'autre partie autrement (chèque vacance, Pass'Sport, etc.) ?
C'est possible d'une certaine manière grâce aux demandes d'adhésion !
Lisez cet article pour en savoir plus : Enregistrer des coupons de remises (ANCV, Pass'Sport etc.)
Impact en comptabilité
Pouvons-nous extraire les informations comptables ?
Oui, de la même manière que pour les adhésions "classiques" (adhésions immédiates) et les autres formulaires de collecte.
A noter que les écritures comptables sont générées uniquement après la validation d'un membre. Tant que le membre est en attente, rien ne se passe.
En cas de paiement par carte bancaire avec notre prestataire, tout sera automatisé et vous pourrez récupérer l'argent sur votre compte en ligne.
Si une réduction est appliquée lors de la validation, quel compte comptable est imputé ?
L'application d'une réduction impactera automatiquement le compte 709000 - Ristourne.
Ceci est lié aux automatisations du logiciel et ne peut pas être modifié. De manière générale, c'est ce compte comptable qui est impacté lorsqu'une réduction est saisie dans un formulaire (adhésion, événement, boutique).
Si le compte 709 ne vous convient pas, vous pouvez toujours saisir une écriture de régularisation via la saisie avancée.
Pour en savoir plus :
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