Faire une saisie comptable avancée

Le logiciel facilite le travail de saisie pour de nombreuses écritures. C'est par exemple le cas pour vos écritures de dépense ou recette, vos écritures de remboursement, de transferts entre comptes en banque, dépôts & retraits d'espèces, remise de chèques, et bien d'autres. 

Cependant, certaines écritures ne peuvent être saisies de la sorte, car trop complexes ou trop spécifiques. La saisie avancée vous permet alors de créer ces écritures. 

Cet article traite des points suivants : 

• Fonctionnement de la saisie avancé
• Saisir une écriture en mode saisie avancée
• Cas particuliers de saisie avancée

L'usage de la saisie avancée correspond au fonctionnement des logiciels comptables classiques et nécessite une connaissance comptable avancée. Avant de l'utiliser, vérifiez que l'écriture est correcte sur le plan comptable. 

Fonctionnement de la saisie avancée

Principe

Ce module est adapté lorsque vous devez impacter plusieurs catégories de même classe ou choisir librement la catégorie à impacter et qu'elle n'est pas disponible en saisie classique.

Cas de figure concernés

Les principaux cas concernés par la saisie avancée sont : 

• L'enregistrement des salaires, 
• Les extournes qui ne sont pas générées automatiquement,
• Les saisies correctives, permettant de régulariser une erreur relative à un exercice clos.

Consultez cet article pour plus d'information sur la saisie d'une écriture de salaire. 

Limites techniques

• La saisie avancée n'est pas censée être utilisée pour saisir un paiement soldant une écriture saisie via le module dépense/recette. Cela risque d'entrainer des incohérences dans les A-nouveaux générés à la clôture.
• Les écritures saisies en mode avancé n'apparaitront pas sur la page dettes/créances, contrairement aux saisies effectuées dans le menu Comptabilité > Saisie > Dépense/Recette. 

Saisir une écriture en mode saisie avancée

Effectuer la saisie 

Pour passer une écriture de type saisie avancée, rendez-vous dans le module Comptabilité > Saisie > Saisie avancée. 

Vous arrivez alors sur cette page :

Vous pouvez enregistrer une ou plusieurs pièces comptables composées de plusieurs lignes. Chaque ligne est composée des champs :

• Libellé
• Compte (comptable)
• Débit / crédit. 

Pour chaque pièce comptable, les totaux au débit et au crédit doivent être égaux. Cette nécessité d'équilibre dans la saisie découle d'un mécanisme fondamental : la comptabilisation en partie double.

C'est un principe de base en comptabilité. Pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée : le total de la colonne débit doit être égal au total de la colonne crédit.

Code de journal utilisé

Le code journal est déduit automatiquement par le logiciel selon la catégorie saisie.

Si vous saisissez la catégorie 512 (banque) le code sera BQ1 pour le compte 512001, BQ2 pour le compte 512002, etc.

Les principales règles d’attribution du code journal sont :

• Vente : si écriture de recette détectée,
• Achat : si écriture de dépense détectée,
• Banque : si écriture liée à un compte bancaire détectée, 
• Opérations Diverses : cas ne rentrant pas dans les autres journaux (511200 notamment). 

Pour plus d'informations sur les types de journaux et leur fonctionnement, consultez cet article.

Si une même pièce contient des catégories appartenant à des journaux différents, alors : 

• Le code BQ sera appliqué en priorité si un compte de type 512 est utilisé,
• En l'absence de compte en 512 et en présence d'un compte en 531, le code CA s'applique,
• Sans 512 ni 531, le code dépend de la présence de comptes de classe :
  • 6 → Journal AC
  • 7 → Journal VT
  • 89 → Journal AN
  • 86/87 → Journal CVN
    Si plusieurs de ces catégories sont utilisées, le code de la catégorie en bas de liste prévaut,
• Enfin, si aucune catégorie 512/531/6/7/89/86/87 n'est utilisée, le code sera OD (pour Opérations Diverses).

Il est donc possible de forcer l'application d'un code journal (AC/VT/AN/CVN) en plaçant la catégorie du même type en bas de liste lors de la saisie de la pièce. 

Cas particuliers de saisie avancée

Écriture récurrente

Si vous réalisez ou recevez des paiements réguliers (prêts bancaires, salaires, subventions, etc.), vous pourrez dupliquer l'écriture du mois précédent et ensuite changer la date et le montant si besoin

Attention à ne pas saisir la nouvelle écriture sur l'écriture d'origine, car cela écraserait les données précédemment saisies.

Saisies correctives

Utilité

Si vous vous apercevez d'une erreur de saisie dans votre comptabilité, mais que l'exercice est clos, vous pouvez passer une écriture corrective pour régulariser cet écart. Si cela vous semble complexe, nous conseillons vivement de consulter un expert-comptable.

Vous pouvez aussi annuler la clôture, mais cela comporte des risques de suppression d'écritures. 

La saisie corrective se fait en général en début d'exercice suivant. Une fois saisie, elle permettra de corriger le décalage tout en gardant une trace de cette régularisation. 

Compte 890000

La saisie sur le compte 890000 est bloquée afin d'éviter les incohérences et le risque de déséquilibrer le bilan.

Pour corriger une dette/créance N-1 n'ayant plus lieu d'être, utilisez les comptes de produits et charges exceptionnels. Cette saisie peut se faire depuis le module Dépense/Recette et/ou via une saisie d'avoir. 

Si doute sur la catégorie à utiliser, consultez un expert-comptable. N'hésitez cependant pas à nous contacter si votre question concerne la fonctionnalité à utiliser pour saisir/corriger la situation.