Saisir une écriture de remboursement / d'avoir

Avant de commencer

La plupart des écritures que vous aurez à passer sont simples : dépenses, recettes, dépôts d'espèce en banque, virements entre vos comptes, etc. Dans la vie de votre organisation, vous aurez sûrement à rembourser certaines personnes ou émettre des avoirs. Cet article explique comment faire. 

La saisie d'un avoir se fait dans des conditions précises : en cas de doute, rapprochez-vous d'un expert-comptable qui saura vous conseiller. Vous pouvez aussi poser votre question sur openasso.org, plateforme collaborative regroupant experts et responsables associatifs. 

Cet article traite des points suivants : 

• Définition des termes remboursement et avoir
• Principe de l'enregistrement comptable
• Saisie dans AssoConnect
• Cas particulier

Définition des termes remboursement et avoir

Avoir 

La définition de l'avoir est simple. Il s'agit d'une opération qui a pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise. Vous aurez plus d'informations sur l'émission des factures sur AssoConnect ici.

Il est nécessaire de faire avoir, par exemple, pour corriger une facture afin de respecter les obligations comptables. En effet, en comptabilité, il est interdit de supprimer ou d’altérer des documents. En cas d’erreur, il n’est donc pas possible de simplement modifier la première facture, il faut l'annuler par un avoir.

L'avoir peut être utilisé dans différentes situations. Exemple :

• En cas d’erreur sur la facture : si vous vous êtes trompé sur une facture qui a déjà été envoyée à votre client ou membre, il vous faut impérativement en émettre une nouvelle afin de comptabiliser la différence de montant, ou avec les bonnes informations.  Par exemple, si vous avez facturé 550 euros de marchandise au lieu de 500 euros. L'avoir fera mention des 50 euros de trop-perçu. 
• En cas de geste commercial : il peut être utile de faire bénéficier d’une réduction à un client ou un membre (pour le fidéliser ou pour compenser une erreur de votre part). Toutefois, si vous souhaitez effectuer une remise alors que vous avez déjà envoyé une facture, il vous faut éditer un avoir pour que votre remise soit comptablement enregistrée. 

Remboursement

Le remboursement est effectué, si par exemple votre membre a payé son adhésion, un cours ou qu'il a acheté des billets pour un événement ou des produits via votre boutique en ligne, et que pour une raison spécifique (exemple : annulation de l'événement), il demande à être remboursé du montant total ou partiel du paiement effectué à votre association. C'est le même principe que l'avoir sauf qu'il faudra saisir le paiement sortant à votre membre (remboursement).

Nous vous expliquons comment comptabiliser cette opération dans cet article.

Principe de l'enregistrement comptable

Théorie

Vous avez enregistré une adhésion pour 50 €, l'adhérent a déjà effectué le règlement et demande un remboursement. Vous acceptez de rembourser cette personne et souhaitez donc enregistrer cette écriture en comptabilité. 

L'écriture de remboursement est tout simplement l'écriture inverse de l'adhésion. 

Ainsi, si votre écriture de vente ressemblait à cela : 

L'écriture de remboursement ressemblera à cela (dans le cas où vous remboursez la personne)

Saisie dans AssoConnect

Gardons le même exemple que précédemment. Vous avez enregistré en comptabilité une adhésion de 50 €. Vous souhaitez rembourser cette personne du même montant. 

Rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie > Dépense : 

Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Catégorie et choisissez Remboursement/avoir. 
La valeur Remboursement/avoir saisie, un nouveau champ Catégorie remboursée s'affiche en dessous. Vous pouvez alors choisir la catégorie comptable de classe 2 et 7 qui doit faire l'objet de l'avoir. 

Pour garder une certaine cohérence comptable, il est important de choisir la même catégorie comptable que celle utilisée lors de l'enregistrement de votre recette.

Saisissez les autres champs de cette page (le moyen de paiement utilisé pour le remboursement, le montant remboursé, etc.). Et enregistrez. Le logiciel va alors passer une écriture de remboursement.

Saisir un avoir (sans remboursement)

Vous faites un geste commercial et souhaitez enregistrer un avoir annulant une recette, ou à déduire d'un achat futur. Le principe est identique, à la différence qu'aucun paiement ne sera saisi. 

Ouvrez le page de saisie de Dépense / Recette et sélectionnez la catégorie Remboursement/avoir dans le champ Catégorie Comptable.

Saisissez les autres champs de cette page sauf le champ Mode de Paiement et cliquez sur l'option Paiement ultérieur. Cliquez alors sur Enregistrer. 

Annulation de l'écriture initiale 

L'écriture s'ajoutera à la liste des dettes et créances sur la page Comptabilité > Saisie > Dettes et créances. Vous pourrez si besoin la regrouper avec une recette/dépense existante pour l'annuler.

Il est aussi possible d'utiliser cet avoir en déduction d'un achat futur. Pour en savoir plus, consultez cet article du centre d'aide.  

Cas particulier 

Il y a des cas où, vous allez encaisser qu'une partie d'une adhésion, une inscription à un événement.

Exemple :

• Pour un paiement en plusieurs fois, si vous et votre membre souhaitiez stopper les prochaines échéances, et que vous avez déjà reçu une partie de son adhésion.
• Pour un paiement en une fois, en cas d'annulation d'une inscription/événement ou erreur lors du choix des formules par l'acheteur.

Dans le cas d'un paiement en ligne, nous ne gérons pas de remboursement partiel.Comme solution de contournement, nous vous proposons de faire un remboursement via un moyen de paiement hors ligne.

Exemple, vous avez reçu une adhésion de 100 € payée en ligne ou hors ligne et vous souhaitez effectuer un remboursement partiel de 50 €.

Étant donné, que nous ne gérons pas le remboursement partiel de manière automatisée (via le bouton Tout Rembourser), vous pouvez utiliser la méthode de contournement suivante :

• Rembourser partiellement par paiement hors-ligne (chèque, virement ou espèces).
• Créer l'écriture comptable correspondante et la lier au tiers concerné.

Si le remboursement partiel est fait hors-ligne en utilisant la solution proposée aucun justificatif d'avoir ne sera émis par le logiciel. Il faudra donc l'émettre manuellement. Plus d'informations dans cet article.

Pour aller plus loin

Vous aurez toutes les informations sur comment faire un remboursement sur un paiement d'adhésions, d'événement,  dons, etc. dans cet article.