Saisir une écriture de remboursement / d'avoir

Avant de commencer

La plupart des écritures que vous aurez à passer sont simples : dépenses, recettes, dépôts d'espèce en banque, virements entre vos comptes, etc. Dans la vie de votre organisation, vous aurez sûrement à rembourser certaines personnes, ou émettre des avoirs. Cet article explique comment faire. 

La saisie d'un avoir se fait dans des conditions précises : en cas de doute, rapprochez-vous d'un expert-comptable qui saura vous conseiller. Vous pouvez aussi poser votre question sur openasso.org, plateforme collaborative regroupant experts et responsables associatifs. 

• Enregistrer un remboursement / avoir
• Saisir un avoir (sans remboursement)
• Gérer les remboursements partiels

Enregistrer un remboursement / avoir

Principe

Vous avez enregistré une vente de produits pour 50€ et l'acheteur demande un remboursement. Vous acceptez de rembourser cette personne et souhaitez donc enregistrer cette écriture en comptabilité. 

L'écriture de remboursement est tout simplement l'écriture inverse de la vente. 

Ainsi, si votre écriture de vente ressemblait à cela : 

Libellé	Compte	Débit	Crédit
Vente de marchandise	707000		50
Vente de marchandise	411000	50

Libellé	Compte	Débit	Crédit
Vente de marchandise	411000		50
Vente de marchandise	512000	50

L'écriture de remboursement ressemblera à cela (dans le cas où vous remboursez la personne)

Libellé	Compte	Débit	Crédit
Remb - Vente de marchandise	707000	50
Remb - Vente de marchandise	411000		50

Libellé	Compte	Débit	Crédit
Remb - Vente de marchandise	411000	50
Remb - Vente de marchandise	512000		50

 

Saisir une écriture de remboursement/avoir

Gardons le même exemple que précédemment. Vous avez enregistré en comptabilité une vente de produits pour 50€. Vous souhaitez rembourser cette personne du même montant. 

Rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie > Dépense : 

Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Catégorie et choisissez Remboursement/avoir. 
La valeur Remboursement/avoir saisie, un nouveau champ Catégorie remboursée s'affiche en dessous. Vous pouvez alors choisir la catégorie comptable de classe 2 et 7 qui doit faire l'objet de l'avoir. 

Pour garder une certaine cohérence comptable, il est important de choisir la même catégorie comptable que celle utilisée lors de l'enregistrement de votre recette.

Saisissez les autres champs de cette page (le moyen de paiement utilisé pour le remboursement, le montant remboursé, etc.). Et enregistrez. Le logiciel va alors passer une écriture de remboursement.

Saisir un avoir (sans remboursement)

Saisie en dépense/recette 

Vous faites un geste commercial et souhaitez enregistrer un avoir annulant une recette, ou à déduire d'un achat futur. Le principe est identique, à la différence qu'aucun paiement ne sera saisi. 

Ouvrez le page de saisie de Dépense / Recette et sélectionnez la catégorie Remboursement/avoir dans le champ Catégorie Comptable.

Saisissez les autres champs de cette page sauf le champ Mode de Paiement et cliquez sur l'option Paiement ultérieur. Cliquez alors sur Enregistrer. 

Annulation de l'écriture initiale 

L'écriture s'ajoutera à la liste des dettes et créances sur la page Comptabilité > Saisie > Dettes et créances. Vous pourrez si besoin la regrouper avec une recette/dépense existante pour l'annuler.

Il est aussi possible d'utiliser cet avoir en déduction d'un achat futur. Pour en savoir plus, consultez cet article du centre d'aide.  

Gérer les remboursements partiels

Pour les remboursements partiels, vous pouvez consulter cet article.