La plupart des écritures à passer sur AssoConnect sont simples : dépenses, recettes, dépôts d'espèces en banque, virements entre vos comptes, etc.
Mais il peut aussi arriver des aléas ou des changements de situation. Imaginons qu’un de vos membres ne souhaite plus participer à une activité qu’il a déjà payée. Vous pouvez soit le rembourser, soit lui faire un avoir qu’il pourra utiliser en déduction d’un prochain achat auprès de votre association.
Cet article vous explique les points suivants :
- Définition des termes "avoir" et "remboursement"
- Comment enregistrer un remboursement en comptabilité ?
- Comment enregistrer un avoir en comptabilité ?
- Cas particuliers
- Pour aller plus loin : comprendre les écritures comptables d’un remboursement
Définition des termes "avoir" et "remboursement"
Qu’est-ce qu’un avoir ?
Un avoir est une opération ayant pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise.
C’est obligatoire afin de respecter les obligations comptables. En effet, en comptabilité, il est interdit de supprimer ou d’altérer des documents. En cas d’erreur, il n’est donc pas possible de simplement modifier la première facture, il faut l'annuler par un avoir.
A noter : vous aurez plus d'informations sur l'émission des factures sur AssoConnect ici.
L'avoir peut être utilisé dans différentes situations.
Exemples :
- En cas d’erreur sur la facture : vous avez envoyé sur une facture contenant une erreur à l’un de vos membres. Il vous faut impérativement émettre une facture d’avoir afin de comptabiliser la différence de montant, ou avec les bonnes informations.
- Ex : si vous avez facturé 550 euros de marchandise au lieu de 500 euros. L'avoir fera mention des 50 euros de trop-perçu.
- En cas de geste commercial : il peut être utile de faire bénéficier d’une réduction à un client ou un membre (pour le fidéliser ou pour compenser une erreur de votre part). Si la facture a déjà été envoyée sans cette remise, il vous faut éditer un avoir pour que votre remise soit comptablement enregistrée.
La saisie d'un avoir se fait dans des conditions précises : en cas de doute, rapprochez-vous d'un expert-comptable qui saura vous conseiller. Vous pouvez aussi poser votre question sur openasso.org, plateforme collaborative regroupant des experts et responsables associatifs.
Qu’est-ce qu’un remboursement ?
Le principe du remboursement est proche de celui de l’avoir, à ceci près qu’il faudra saisir le paiement sortant, qu’il s’agisse d’un remboursement total ou partiel.
Exemple : un membre a acheté un ticket pour votre événement sur votre billetterie, il ne peut finalement pas s’y rendre en raison d’un motif impérieux, et demande à être remboursé du paiement effectué. Vous acceptez.
Cette opération doit être enregistrée comptablement.
Comment enregistrer comptablement un remboursement sur AssoConnect ?
Prenons un exemple : Xavier a adhéré à votre association, mais souhaite se rétracter. Il a déjà effectué le paiement intégral du montant de l’adhésion de 50 euros, et souhaite être remboursé. Vous avez de votre côté déjà enregistré manuellement son adhésion en comptabilité. Comment procéder ?
Pour rembourser cette adhésion de 50 € préalablement enregistrée en comptabilité :
Rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie. Dans le menu déroulant en bas de page, sélectionnez "Enregistrer un remboursement/avoir".
Vous arrivez sur une page de saisie de dépense. Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Catégorie et choisissez Remboursement/avoir.
Un nouveau champ s'affiche alors en dessous qui vous permet de sélectionner la catégorie sur laquelle porte votre avoir ou votre remboursement.
Pour garder une certaine cohérence comptable, il est important de choisir la même catégorie comptable que celle utilisée lors de l'enregistrement de votre recette, soit un compte de classe 2 ou 7.
Il s’agit d’un remboursement, il faut donc renseigner les informations à propos du paiement :
- le montant du remboursement
- le moyen de paiement utilisé,
- le compte en banque ou la caisse.
Une fois ces informations renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le logiciel génère alors une écriture de remboursement dans votre comptabilité.
Comment enregistrer un avoir (sans remboursement) dans AssoConnect ?
Prenons un nouvel exemple : Charlie a payé ses frais de participation (20 euros) à un évènement organisé par votre association. Quelques jours avant la tenue de celui-ci vous informe qu’il ne pourra malheureusement pas y prendre part. Il ne souhaite pas être remboursé, mais souhaiterait plutôt utiliser le montant de sa participation comme paiement pour une prochaine transaction.
Il faut donc enregistrer un avoir annulant une recette. Le principe est identique, à la différence qu'aucun paiement ne sera saisi.
Le chemin est le même que précédemment : rendez-vous dans la page Comptabilité > Saisie. Dans le menu déroulant en bas de page, sélectionnez "Enregistrer un remboursement/avoir".
Vous arrivez sur une page de saisie de dépense. Cliquez sur la liste déroulante dans le champ Catégorie et choisissez Remboursement/avoir.
Saisissez les différents champs du haut de cette page, mais pas le Mode de Paiement.
Cochez l'option Paiement ultérieur puis enregistrez.
Si l’option Paiement ultérieur ne s’affiche pas dans votre interface, vous avez certainement paramétré au niveau Panda en comptabilité. Dans ce cas, il vous suffit de passer à un niveau supérieur (Ninja) pour voir cette case. Voir l'article Choix du niveau comptable.
L'écriture s'ajoutera à la liste des dettes et des créances sur la page Comptabilité > Saisie > Suivre les dettes et créances.
Vous pourrez si besoin la regrouper avec une écriture en déduction d’une prochaine transaction liée à Charlie.
Cas particuliers
Remboursement et avoir partiels
Cas 1 : avoir sur une partie de la vente
Exemple : Laurent a effectué le paiement partiel de son adhésion (qu’il devait régler en trois fois), mais après quelques mois, il ne souhaite plus faire partie de vos membres. Il ne réglera pas le montant restant de son adhésion.
Vous enregistrerez donc une écriture d’avoir comme expliqué plus haut afin de solder ce groupe d’écritures.
L’adhésion coûte 30€.
Laurent a effectué un paiement de 10€.
L’avoir sera d’un montant de 20€.
Pour illustrer :
En comptabilité, le compte de tiers de Laurent est bien à 0.
Cas 2 : remboursement partiel
Exemple : Céline a payé son inscription en ligne à un de vos évènements sur une billetterie, mais finalement celui-ci est annulé. Elle souhaite être remboursée la moitié du montant de sa participation.
Céline vous a réglé le montant de 80€ en ligne. Le montant du remboursement est donc de 40€.
Le remboursement automatique partiel n’étant pas possible actuellement (seul le bouton "Tout rembourser" est disponible), vous pouvez utiliser la méthode de contournement suivante :
- Rembourser partiellement par paiement hors ligne (chèque, virement ou espèces) à votre acheteur.
- Puis saisir l'écriture comptable correspondante et la lier au tiers concerné.
Si le remboursement partiel est fait hors ligne en utilisant la solution proposée, aucun justificatif d'avoir ne sera émis par le logiciel. Il faudra donc l'émettre manuellement.
Remboursement des dons
Exemple : Marie a fait un don à votre association via votre formulaire de dons sur AssoConnect. Un reçu fiscal a été émis suite à ce paiement. Elle demande le remboursement de ce don. Comment procéder ?
Il faut enregistrer une écriture de remboursement dans votre comptabilité selon le parcours détaillé ci-dessus : Comptabilité > Saisie, sélectionnez "Enregistrer un remboursement / un avoir" dans le menu déroulant en bas de page.
Une fois sur la page, sélectionnez le compte "Dons et collectes" (ou votre compte personnalisé pour les dons si vous en avez créé un). Saisissez les différentes informations et n’oubliez pas de lier l’écriture à votre membre (Marie).
Le logiciel ne permet pas de rembourser directement un don pour lequel un reçu fiscal a été émis car cela ouvre droit à une réduction d'impôt. Si vous souhaitez le faire tout de même, il faut passer par la saisie manuelle détaillée ci-dessus. Cela engage votre responsabilité.
Pour aller plus loin : comprendre les écritures comptables d’un remboursement
Il n’est pas nécessaire d’avoir toutes ces informations en tête dans la mesure où AssoConnect se charge de passer les écritures pour vous. Cette partie est donc destinée aux personnes curieuses de comprendre les mécanismes comptables.
Exemple : vous avez enregistré une adhésion pour 50 €, l'adhérent a déjà effectué le règlement et demande un remboursement. Vous acceptez de rembourser cette personne et souhaitez donc enregistrer cette écriture en comptabilité.
L'écriture de remboursement est tout simplement l'écriture inverse de l'adhésion.
Votre écriture de vente se décompose en deux parties :
1/ L’enregistrement du produit de l’adhésion qui impacte le compte de tiers (votre adhérent) et le compte de produit (enrichissement de l’association = classe 7) :
2/ L’enregistrement du paiement de l’adhésion qui solde le compte de tiers (l’adhérent a payé, il ne vous doit plus d’argent) et le compte financier (la banque) :
L'écriture de remboursement se compose aussi de deux parties si le paiement a bien lieu, en miroir des écritures de la vente et du paiement de l’adhésion.
1/ Enregistrement de l’annulation
2/ Enregistrement du paiement du remboursement
Pour aller plus loin :
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