Regrouper des écritures pour un paiement unique

Avant de commencer

La fonctionnalité "Regrouper les paiements" permet de fusionner / regrouper plusieurs écritures ensembles. 

Cet article explique quels sont les cas d'usage que gère cette fonctionnalité, comment regrouper ces écritures enregistrées et comment faire si les écritures ne sont pas encore éditées. 

1. Cas d'usage
2. Les écritures sont déjà enregistrées
3. Les écritures ne sont pas encore enregistrées
4. Vous avez un message d'erreur lors du regroupement des paiements

Cas d'usage

Un paiement pour plusieurs achats

Dans ce cas précis, il est fort possible qu'un adhérent décide de payer sa cotisation et l'achat de son équipement à l'aide d'un seul chèque de banque. Pour bien enregistrer les paiements sur la plateforme, il est nécessaire dans un premier temps d'enregistrer les actes d'achat de l'adhésion et de l'équipement séparément et de les lier à l'acheteur. Vous pourrez ensuite regrouper les deux écritures ensemble et enregistrer un paiement commun.

Une famille inscrit plusieurs enfants (avec réduction) et souhaite régler avec plusieurs chèques

Cette situation est assez courante dans les associations sportives et culturelles, mais peut-être commune à beaucoup d'autres. Une maman souhaite inscrire ses trois enfants à des cours de musique. Petite particularité, cette mère de famille souhaite régler en plusieurs fois le total des inscriptions. Si cette personne a effectué cette opération en ligne, vous n'aurez qu'à vous rendre dans le détail de la transaction et enregistrez de nouveaux paiements.

Cependant, si vous devez passer par l'enregistrement manuel il est préférable d'enregistrer séparément les trois enfants, en les liant au profil de leur mère, tout en indiquant des réductions personnalisées correspondant au tarif famille. Ce faisant vous n'aurez plus qu'à vous rendre dans la partie dettes et créances, regrouper les opérations et ajouter les chèques comme mode de paiement. 

Remboursement partiel / Abandons de créances

Une personne vous doit 100 € (pour l'inscription à un événement par exemple) et elle vous a déjà fourni 30 € mais elle refuse de vous payer le reste. Comme cette somme de 70 € ne sera jamais perçue, vous devez donc la déclarer en "perte". Vous décidez alors d'enregistrer une perte en comptabilité - ou l'avoir si c'est un trop perçu - dans le menu "saisie", la lier à la personne qui a souhaité s'inscrire et la regrouper avec l'écriture initiale de l'inscription.

Gérer les abandons de frais bénévoles

Un bénévole/élu a avancé des frais. Il souhaite ne pas se faire rembourser les frais avancés et transformer cette somme en don. Pour résoudre ce cas, vous devez vous rendre dans la partie saisie de la comptabilité, enregistrer un don et le regrouper avec les frais que le bénévole a encaissé. 

Cas non traités

L'objectif de cette fonctionnalité est de regrouper des écritures pour lesquelles il y a un paiement commun. Ce n'est pas de regrouper des écritures par groupe cohérent.

Ainsi, si vous avez effectué plusieurs dépenses séparées pour un événement, il n'y a pas de raison de les regrouper. En effet, ces dépenses ne sont pas liées entre elles par un même paiement. Si vous souhaitez un suivi par projet, il faut utiliser la comptabilité analytique. Il en va de même pour des recettes : il ne faut pas lier des recettes qui ne sont pas liées par un même paiement. 

Dans le cas où les dettes / créances sont déjà enregistrées

Pour consulter la liste des dettes ou des créances qui sont déjà enregistrées sur votre plateforme, il faut vous rendre dans la partie Comptabilité puis se rendre dans le mode Saisie. La page montrée dans la capture d'écran ci-dessous s'ouvrira, puis cliquez sur l'icône des "Dettes/Créances" :

La page ci-dessous s'affiche alors :

Une fois que vous avez saisi les paramètres de recherche et que vous avez cliqué sur recherche, vous trouverez un affichage des dettes/créances. Nous voulons regrouper les paiements de cette adhésion de 1000 € et de cette inscription à un événement de 40 €.

Pour regrouper les paiements, il faut sélectionner les créances concernées (cochez-les à gauche) puis cliquer sur le bouton « Regrouper les paiements » à droite.

Une seule ligne contenant les créances sélectionnées apparaît alors. Les paiements sont désormais regroupés. Le montant total affiché correspond la somme des montants des paiements regroupés (1000 € + 40 € = 1040 €).

Pour ajouter un paiement, il faut cliquer dans le détail puis sur le bouton « Ajouter un paiement ».

Ensuite, il faut renseigner les informations relatives au paiement (Date, Montant, Méthode de paiement, Compte) que vous souhaitez enregistrer et sélectionner l'option "Paiement reçu". Enfin, il faut cliquer sur enregistrer.

Pour lier une créance et une dette entre elles, il faut que la dette soit un remboursement enregistré dans une de vos billetteries. Exemple : une personne devait participer à un événement, mais ne le veut plus, vous pouvez donc la rembourser depuis l'événement. 

 Dans le cas où les écritures ne sont pas encore enregistrées

Si vous souhaitez regrouper deux paiements qui n'ont pas encore été enregistrés, il faut les indiquer en paiement ultérieur puis effectuer la méthode indiquée plus haut. 

Le paiement est lié à une billetterie (adhésion, don, événement)

Au moment de l'enregistrement de l'inscription, la dernière étape concerne l'enregistrement en comptabilité. Cochez alors la case "paiement ultérieur" : le paiement se retrouvera dans la liste des créances.

Le paiement n'est pas lié à une billetterie

Rendez-vous alors dans Comptabilité > Saisie, puis Dépense ou Recette pour enregistrer le paiement. Là aussi, cliquez sur "Paiement ultérieur" : suivant sa nature, le paiement se retrouvera dans la liste des dettes ou des créances.

Vous avez un message d'erreur

Dans cette rubrique nous vous présentons les messages d'erreurs que vous croiserez peut-être lors de l'utilisation de votre plateforme.  

"Vous ne pouvez pas regrouper des dépenses et des recettes"

Une dépense implique que vous allez sortir de l'argent, une recette implique l'inverse. Les regrouper n'a donc pas de sens.

En revanche, un cas est autorisé sur la plateforme : si vous essayez de lier une dépense/recette avec un remboursement associé. Cette situation correspond au cas d'usage concernant le remboursement partiel évoqué en début d'article. 

"Certaines écritures sont liées à un tiers : vérifiez qu'elles sont toutes liées au même."

Ici, nous parlons de tiers hors utilisateurs. En effet, on peut regrouper des dépenses de plusieurs utilisateurs, ce qui correspond au premier cas d'usage présenté précédemment.

Prenons un exemple dans lequel ce cas peut s'afficher :

• Vous devez 10 € au fournisseur A
• Vous devez 20 € au fournisseur B

En regroupant ces deux écritures, vous indiquez que vous devez 30 €... mais à qui ? Au fournisseur A ou B ? Cette information n'est pas lisible et pourrait vous induire en erreur. Afin de lier des écritures de ce type, assurez-vous qu'elles sont associées au même client ou fournisseur, ce qui simplifiera votre gestion des comptes tiers.

"Vous essayez de regrouper des écritures trop différentes, ce qui conduirait à des incohérences comptables."

Si ce message apparaît, c'est probablement que vous essayez de détourner l'utilisation de la fonctionnalité. 

Explication comptable (technique)

La plateforme AssoConnect a été créée de façon à ne pas créer d'incohérence au niveau des comptes de tiers. C'est pourquoi ces messages d'erreur correspondent à des blocages de la plateforme avec pour objectif d'éviter les incompréhensions.

Nous cherchons à nous assurer que le compte sera bien soldé une fois le paiement effectué. Il ne faut donc pas mélanger plusieurs comptes de classe 4 (les comptes de tiers) mais utiliser un seul compte de tiers pour toutes ces pièces.