Lier une transaction de formulaire à une catégorie comptable spécifique

Par défaut, les ventes et autres produits générés via les formulaires Événements, Boutiques, Dons et Adhésions sont ajoutés automatiquement dans un compte comptable dédié. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez rattacher la vente de tel ou tel produit/service à un compte comptable spécifique. 

Cette fonctionnalité vous permet de distinguer, comptablement, les ventes liées à tel événement par exemple, des ventes liées à tel événement.

Activer la possibilité de personnaliser le compte comptable

Allez dans Paramètres > Formulaires et billetteries.

Dans la section "Automatisation", activez "Affectation de l'écriture comptable à un compte spécifique".

L'activation de cette option la rend disponible dans vos formulaires, mais pas obligatoire. Libre à vous de l'utiliser ou pas.

Les écritures comptables par défaut pour vos formulaires

Ecritures liées aux Événements

Par défaut, les ventes des formulaires d'Événements sont rattachées à la catégorie comptable Ventes de prestations de services (ex : cours, événements) (706000).

Ecritures liées aux ventes sur les boutiques

Par défaut, les ventes des formulaires de vente / boutiques sont rattachées à la catégorie comptable Ventes de marchandises (ex : produits dérivés) (707000).

Ecritures liées aux dons

De base, les ventes qui ont lieu dans l'application "Dons" sont rattachées à la catégorie comptable Dons (754000)

Ecritures liées aux adhésions

Dans l'application d'adhésion, cela dépend : 

• Pour les Tarifs de type "Formule d'adhésions", les ventes sont rattachées à la catégorie comptable Cotisation des adhérents (756000)
• Pour les Tarifs de type "Prestations optionnelles", les ventes sont rattachées à la catégorie comptable Ventes de prestations de services (ex : cours, événements) (706000)
• Pour les Tarifs de type "Ventes de produits", les ventes sont rattachées à la catégorie comptable Ventes de marchandises (ex : produits dérivés) (707000) 

Rattacher la vente à un compte comptable spécifique

Si ces réglages par défaut ne vous conviennent pas, il est possible de régler un compte comptable spécifique pour chaque formule paramétrée dans vos formulaires d'adhésion, don, événement ou vente.

1. Rendez-vous dans la page d'édition du formulaire
2. A l'étape 2 dédiée aux formules et tarifs, identifiez celle de votre choix, cliquez sur la roue crantée puis "+ d'option". Si vous l'avez activée comme indiqué ci-dessus, l'option "Lier à une catégorie comptable spécifique" apparait.
3. Cochez l'option et sélectionnez le compte comptable de votre choix dans la liste déroulante. 
4. Validez

Si vous ne trouvez pas la catégorie comptable de votre choix dans la liste déroulante, rendez-vous dans Comptabilité > Configuration → Plan comptable pour personnaliser les comptes comptables proposés. En savoir plus

Répétez l'opération pour chacun des tarifs de votre choix. 

N'oubliez pas d'enregistrer votre formulaire.

A noter : changer la catégorie comptable n'affecte pas le fait que le reçu fiscal sera envoyé si vous avez activé cette option pour le formulaire.

Résultat

Une fois cette manipulation effectuée, à chaque fois qu'un participant choisira ce tarif, la transaction sera affectée au compte comptable que vous avez personnalisé de votre choix. Cela sera visible dans vos documents comptables.

Ce paramétrage n'est pas rétroactif : les transactions réalisées avant la personnalisation de l'affectation au compte comptable ne sont pas changées. Vous pouvez néanmoins changer la catégorie imputée pour plusieurs écritures depuis Paramètres > Comptabilité > Transfert d'écritures (en bas de page). Pour en savoir plus : Transférer des écritures comptables.