Regrouper des écritures pour un paiement unique ou un remboursement

La fonctionnalité "Regrouper les paiements" permet de fusionner / regrouper plusieurs écritures ensembles. 

Cet article aborde les points suivants :

• Cas d'usage
• Regrouper les écritures enregistrées
• Les écritures ne sont pas encore enregistrées
• Vous avez un message d'erreur lors du regroupement des paiements

Cas d'usage

Enregistrer un paiement unique pour plusieurs achats

Une personne souhaite faire un paiement unique pour régler plusieurs achats (adhésions, dons, ventes). Il faut donc :

• d'abord, enregistrer l'achat de chaque prestation séparément et cocher "Paiement ultérieur" :

• lier chaque transaction à l'acheteur (via "Rattacher à un contact" lors de l'inscription, ou a posteriori, via la transaction) :

Cela vous permettra de retrouver les écritures dans vos dettes et créances (Comptabilité > Saisie > Suivre vos dettes et créances) et les regrouper pour enregistrer un paiement commun, comme expliqué ici. Vos écritures seront ainsi soldées et votre comptabilité reflètera ce qu'il s'est réellement passé (paiement unique pour plusieurs prestations).

Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer les dettes et créances.

Paiement en plusieurs fois pour plusieurs prestations (exemple famille)

Une personne souhaite régler en plusieurs fois le total de plusieurs achats. Par exemple, un parent souhaite inscrire ses trois enfants à des cours de musique et bénéficie d'une réduction famille. Si cette personne a effectué cette opération en ligne, vous n'aurez qu'à vous rendre dans le détail de la transaction et enregistrer de nouveaux paiements.

Cependant, si vous devez passer par l'enregistrement manuel, il est préférable d'enregistrer séparément les trois enfants, en les liant au profil du parent (comme expliqué dans le premier cas ci-dessus), tout en indiquant des réductions personnalisées correspondant au tarif famille. Vous n'aurez alors plus qu'à regrouper les opérations (dans vos dettes et créances) et renseigner le mode de paiement.

Plus d'explications sur le processus ici.

Remboursement partiel / Abandons de créances

Une personne vous doit 100 € (pour l'inscription à un événement par exemple) et elle vous a déjà fourni 30 € mais elle refuse de vous payer le reste. Comme cette somme de 70 € ne sera jamais perçue, vous devez la déclarer en "perte" en comptabilité :

• allez dans le menu Comptabilité > Saisie > Dépenses ;
• sélectionnez "Remboursement/avoir" comme 1ère catégorie comptable ;
• liez la transaction à la personne qui a souhaité s'inscrire et cochez "Paiement ultérieur" ;
• allez ensuite dans le menu Dettes & créances (via le menu Saisie ou le Tableau de bord) et regroupez cette nouvelle écriture avec l'écriture initiale de l'inscription.

À noter : dans le cas d'un trop-perçu, on enregistrera un avoir de la même façon.
Pour plus de détails, consultez l'article Saisir une écriture de remboursement ou d'avoir.

Gérer les abandons de frais bénévoles

Un bénévole/élu a avancé des frais. Il souhaite ne pas se faire rembourser les frais avancés et transformer cette somme en don :

• allez dans Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle recette ;
• enregistrez un don et cochez "Paiement ultérieur" ;
• allez ensuite dans vos Dettes & créances (via le menu Saisie ou le Tableau de bord) et regroupez l'écriture de don avec les frais que le bénévole a encaissés. 

Cas non traités

L'objectif de cette fonctionnalité est de regrouper des écritures pour lesquelles il y a un paiement commun. Ce n'est pas de regrouper des écritures par groupe cohérent.

Ainsi, si vous avez effectué plusieurs dépenses séparées pour un événement, il n'y a pas de raison de les regrouper puisqu'elles ne sont pas liées entre elles par un même paiement. Si vous souhaitez un suivi par projet, il faut utiliser la comptabilité analytique (budgets). Il en va de même pour des recettes : il ne faut pas lier des recettes qui ne sont pas liées par un même paiement. 

Regrouper les écritures enregistrées

Pour consulter la liste des écritures enregistrées et à regrouper, il faut vous rendre dans Comptabilité > Saisie > Suivre vos dettes et créances :

Sur cette page, saisissez vos paramètres de recherche et cliquez sur Rechercher.

Dans le cas présent, nous voulons regrouper les paiements de cette adhésion de 150€ et de l'achat d'un T-shirt à 30€.

Pour regrouper les paiements, il faut sélectionner les créances concernées (cochez-les à gauche) puis cliquer sur le bouton Regrouper les paiements à droite.

Une seule ligne contenant les créances regroupées apparaît alors. Le montant total affiché correspond à leur somme (150€ + 30€ = 180€).

Pour ajouter un paiement, il faut cliquer dans le détail (icône œil) puis sur Ajouter un paiement.

Renseignez ensuite les informations relatives au paiement (Date, Montant, Mode de paiement, Compte) et cliquez sur Enregistrer.

À noter : Vous pouvez dégrouper les écritures a posteriori si vous le souhaitez. Cliquez dans le détail de la ligne (icône œil) puis sur le bouton Payer séparément. Nous revenons à la situation initiale avec deux lignes distinctes.

Pour lier une créance et une dette entre elles, il faut que la dette soit un remboursement enregistré dans une de vos billetteries. Exemple : une personne devait participer à un événement, mais ne le veut plus : vous pouvez donc la rembourser depuis l'événement. 

Les écritures ne sont pas encore enregistrées

Si vous souhaitez regrouper deux écritures qui n'ont pas encore été enregistrées, au moment de l'enregistrement de l'inscription, cochez (à la dernière étape) la case "paiement ultérieur" : le paiement se retrouvera dans la liste des créances.

Vous avez un message d'erreur

"Vous ne pouvez pas regrouper des dépenses et des recettes"

Une dépense correspond à une sortie d'argent, une recette à une rentrée d'argent. Les regrouper n'a donc pas de sens.

En revanche, un cas est autorisé sur la plateforme : si vous essayez de lier une dépense/recette avec un remboursement associé. Cette situation correspond au cas d'usage concernant le remboursement partiel.

"Certaines écritures sont liées à un tiers : vérifiez qu'elles sont toutes liées au même."

Ici, nous parlons de tiers hors utilisateurs. En effet, on peut regrouper des dépenses de plusieurs utilisateurs.

Prenons un exemple dans lequel ce cas peut s'afficher :

• Vous devez 10 € au fournisseur A ;
• Vous devez 20 € au fournisseur B.

En regroupant ces deux écritures, vous indiquez que vous devez 30 €... mais à qui ? Au fournisseur A ou B ? Cette information n'est pas lisible et pourrait vous induire en erreur. Afin de lier des écritures de ce type, assurez-vous qu'elles soient associées au même client ou fournisseur, ce qui simplifiera votre gestion des comptes tiers.

"Vous essayez de regrouper des écritures trop différentes, ce qui conduirait à des incohérences comptables."

Si ce message apparaît, c'est probablement que vous essayez de détourner l'utilisation de la fonctionnalité. 

À noter : il est impossible de regrouper plus de 20 opérations (dettes ou créances) en une seule.

"Vous ne pouvez pas regrouper des ventes réalisées en ligne avec d'autres opérations."

Un ou une de vos membres a payé partiellement en ligne (via un échéancier) son inscription, mais ne souhaite finalement plus s'inscrire. Vous souhaitez solder le montant restant de sa créance (et éventuellement rembourser les frais déjà engagés). Vous avez donc arrêté l'échéancier puis saisi une écriture d'avoir pour solder le reste du montant dû (comme expliqué ici). 

Toutefois, lorsque vous tentez de regrouper votre écriture d'avoir hors ligne avec le paiement partiel en ligne, un message d'erreur s'affiche. Il n'est en effet pas possible de regrouper des écritures de paiement en ligne avec des écritures hors ligne.

Ainsi, pour pouvoir solder la créance de paiement en ligne, il faudra attendre d'avoir clôturé votre exercice comptable : l'écriture se transformera alors en à-nouveau, et vous pourrez alors la regrouper avec l'écriture de remboursement/d'avoir.

Comme il s'agit d'un autre groupe d'écritures, le remboursement peut être saisi en comptabilité en parallèle et sans attendre la clôture.

Explication comptable (technique)

La plateforme AssoConnect a été créée de façon à ne pas créer d'incohérence au niveau des comptes de tiers. C'est pourquoi ces messages d'erreur correspondent à des blocages de la plateforme avec pour objectif d'éviter les incompréhensions.

Nous cherchons à nous assurer que le compte sera bien soldé une fois le paiement effectué. Il ne faut donc pas mélanger plusieurs comptes de classe 4 (les comptes de tiers) mais utiliser un seul compte de tiers pour toutes ces pièces.

Pour en savoir plus : Activer et utiliser la comptabilité auxiliaire et les comptes de tiers