Saisir un avoir ou un remboursement : les cas particuliers

Vous souhaitez rembourser ou donner un avoir à l'un ou l'une de vos membres. Nous verrons dans cet article certains cas particuliers de remboursement et d'avoir, à savoir :

• Saisir un avoir sur une partie de la vente
• Saisir le remboursement partiel d'une vente
• Saisir le remboursement d'un don

Pour le cas général, nous vous invitons à consulter cet article : Saisir une écriture de remboursement ou d'avoir

Saisir un avoir sur une partie de la vente

Exemple : Laurent a effectué le paiement partiel de son adhésion (qu’il devait régler en trois fois), mais après quelques mois, il ne souhaite plus faire partie de vos membres. Il ne réglera pas le montant restant de son adhésion.

Vous enregistrerez donc une écriture d’avoir (comme expliqué dans cet article) afin de solder ce groupe d’écritures.

• L’adhésion coûte 40€ ;
• Laurent a effectué un paiement de 10€ ;
• L’avoir sera d’un montant de 30€.

En comptabilité, le compte de tiers de Laurent est bien à 0.

À noter : il n'est pas possible de regrouper des écritures de paiement en ligne avec des écritures hors ligne. Si vous avez reçu un paiement partiel en ligne (via un échéancier de paiements), il faudra donc attendre d'avoir clôturé votre exercice comptable pour pouvoir solder la créance de paiement en ligne : celle-ci se transformera alors en à-nouveau, et vous pourrez la regrouper avec l'écriture d'avoir.

Saisir le remboursement partiel d'une vente

Exemple : Céline a payé son inscription en ligne à un de vos événements sur une billetterie, mais finalement celui-ci est annulé. Elle souhaite être remboursée de la moitié du montant de sa participation.

Céline vous a réglé le montant de 80€ en ligne. Le montant du remboursement est donc de 40€.

Le remboursement automatique partiel (en ligne) n’étant pas possible actuellement (seul le bouton "Tout rembourser" est disponible), vous pouvez utiliser la méthode de contournement suivante :

• Rembourser partiellement par paiement hors ligne (chèque, virement ou espèces) votre acheteur ;
• Puis saisir l'écriture comptable correspondante et la lier au tiers concerné.

Si le remboursement partiel est fait hors ligne en utilisant la solution proposée, aucun justificatif d'avoir ne sera émis par le logiciel. Il faudra donc l'émettre manuellement.

Saisir le remboursement d'un don

Exemple : Marie a fait un don à votre association via votre formulaire de dons sur AssoConnect. Un reçu fiscal a été émis suite à ce paiement. Elle demande le remboursement de ce don. Comment procéder ?

Il faut enregistrer une écriture de remboursement dans votre comptabilité selon le parcours détaillé dans cet article : Comptabilité > Saisie, sélectionnez "Enregistrer un remboursement / un avoir" dans le menu déroulant en bas de page, ou rendez-vous directement dans Saisir une nouvelle dépense.

Une fois sur la page, dans le champ "Compte", sélectionnez "Remboursement / avoir". Un deuxième champ "Sélectionnez" s'affiche alors : choisissez le compte "Dons et collectes" (ou votre compte personnalisé pour les dons si vous en avez créé un). Saisissez les différentes informations et n’oubliez pas de lier l’écriture à votre membre (Marie). 

Le logiciel ne permet pas de rembourser directement un don pour lequel un reçu fiscal a été émis car cela ouvre droit à une réduction d'impôt. Si vous souhaitez le faire tout de même, il faut passer par la saisie manuelle détaillée ci-dessus. Cela engage votre responsabilité.