[Beta] Importer en masse des écritures comptables

Cette fonctionnalité est disponible en exclusivité à certains clients AssoConnect.

• Importer en masse des écritures
• Configurer votre plateforme
• Préparer votre fichier
• Effectuer l'import

Importer en masse des écritures

Deux principaux cas d'usage rendent cette fonctionnalité pertinente : 

1. Lorsque vous paramétrez votre comptabilité pour la première fois et souhaitez importer votre historique comptable depuis votre précédent outil ;
2. Si vous utilisez un logiciel annexe qui génère ses propres écritures que vous souhaitez incorporer à AssoConnect, par exemple un outil RH avec les salaires de vos employés.

Pour accéder à la fonctionnalité, veuillez cliquer sur la carte Import d'écritures depuis la page de saisie comptable

Lorsque vous cliquez pour la première fois, une page explique le fonctionnement de l'import d'écriture. Un fichier modèle est également automatiquement téléchargé.

Configurer votre plateforme

Avant de commencer votre import, il est essentiel que votre plateforme soit configurée avec les données utilisées lors de l'import : 

Personnalisez votre plan comptable (si besoin)

• Les comptes utilisés doivent être préalablement ajoutés au plan comptable

Créez les entités auxquelles vous souhaitez éventuellement attacher les écritures

• • Contact : rendez-vous dans votre Communauté.
  • Tiers : qu'il s'agisse d'un fournisseur ou d'un client, ajoutez-les depuis la page de configuration de la comptabilité.
  • Budget : si vous souhaitez allouer des écritures à un ou plusieurs budgets, créez ces derniers en amont de l'import.
  • Organisation : si votre association possède une ou plusieurs sections et que vous souhaitez que les écritures y soient assignées, configurez votre plateforme en conséquence.

Préparer votre fichier

Préparer correctement le fichier est essentiel pour un import rapide et efficace.

Une page explicative est disponible en cliquant sur la bannière orange en haut de page :

Un ensemble de règles s'applique au fichier : 

• Format : Excel ou CSV, un convertisseur FEC vers CSV est également proposé.
• Colonnes : certaines colonnes sont obligatoires, d'autres facultatives. 
• Données : un format particulier est attendu pour chacune des colonnes. Soyez vigilants !

De manière générale, nous vous conseillons fortement d'utiliser le fichier modèle. Il contient les bonnes colonnes, des exemples de données, et les données de votre plateforme.

Pour rattacher une écriture à un contact, tiers, budget ou organisation, il vous faudra : 

1. Créer l'entité (voir section précédente)
2. Télécharger le fichier modèle
3. Copier l'identifiant (ID) associé
4. Coller cet identifiant dans la colonne concernée de votre import

⚠️ Limitations de l'import en masse Bêta

Cette fonctionnalité étant encore en version bêta et en cours d'amélioration, certaines fonctionnalités avancées ne sont pas encore disponibles.

Lettrage automatique non disponible

L'import en masse des écritures comptables ne permet pas actuellement le lettrage automatique entre les engagements et leurs paiements. Contrairement à la saisie classique où vous pouvez cocher la case "paiement ultérieur" pour créer automatiquement le lien entre l'engagement et le futur paiement, l'import en masse ne gère pas cette fonctionnalité.

Conséquences pratiques :

• Il ne sera pas possible d'ajouter un paiement ultérieurement via le bouton "Ajouter un paiement" sur les écritures importées
• Vous devrez importer à la fois vos engagements ET vos paiements dans le même fichier ou via des imports séparés.

Par exemple, en cas de paiements liés, le fichier doit comporter 4 lignes comptables : 2 lignes pour l’engagement (ex : compte 6 contre 4) et 2 lignes pour le paiement (ex : compte 4 contre 5).

• Pour effectuer votre rapprochement bancaire les écritures de paiement doivent être présentes en comptabilité

Regroupement d'écritures 

Si vous souhaitez regrouper des écritures pour un paiement unique ou un remboursement, assurez-vous d'utiliser le même numéro d'écriture pour tous les engagements et paiements qui doivent être liés ensemble. Cette cohérence dans la numérotation facilitera le regroupement ultérieur des écritures.

Effectuer l'import

Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur le bouton Nouvel import.

L'import va débuter et se déroule en plusieurs étapes.

Etape 1 : ajout du fichier

Glissez-déposez ou cliquez pour ajouter votre fichier.

Etape 2 : en-tête du fichier

Si votre fichier contient une ligne d'en-tête, choisissez-la.

Etape 3 : choix des colonnes

Puis, faites correspondre les colonnes. Bonne nouvelle : si vous utilisez le fichier modèle, cela est fait automatiquement ! 

Etape 4 : corriger les (éventuelles) erreurs

Si votre fichier contient des problèmes de données, elles vous seront affichées. Cliquez sur une cellule en rouge pour avoir le détail de l'erreur en bas de l'écran.

Etape 5 : soumettre les données

Une fois les erreurs corrigées, cliquez sur Soumettre. L'envoi des écritures à importer a lieu.

Important : une seconde vérification de la cohérence de vos données, un peu plus poussée a lieu à ce moment. Certaines erreurs peuvent remonter : dans ce cas, vous devez les corriger comme à l'étape 4.

Etape 6 : données importées

Au bout de quelques secondes, ou plusieurs minutes si votre fichier contient beaucoup de lignes, l'import se termine.

Vous pouvez le retrouver dans le tableau contenant l'historique de vos imports :

Les écritures sont ensuite disponibles dans votre module comptabilité : vous pouvez les retrouver sur vos documents ou depuis la recherche comptable !