L'interface de saisie simplifiée de dépenses et recettes vous guide pour générer facilement vos écritures sans risque d'incohérence comptable. Cet article traite des points suivants :
- Saisir une opération dépense / recette
- Ajouter d'autres informations à vos écritures comptables
- Cas particuliers de saisies
Saisir une opération dépense / recette
Accéder à l'interface de saisie
Rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle dépense (ou recette). Vous arrivez sur une page de formulaire avec plusieurs informations à remplir.
Le principe est le suivant : vous avez connaissance des informations sur l'opération, et il vous suffit de les renseigner afin que le logiciel génère l'écriture.
Informations de base à renseigner
Les informations permettant de générer l'écriture sont :
- La date de l'opération (1) : date d'enregistrement de l'écriture, qui sera rattachée à la période comptable concernée. Vous pouvez saisir des écritures sur un exercice tant qu'il n'est pas clôturé ;
- Le libellé (2) : c’est-à-dire le nom donné à votre écriture, qui permet de la décrire ;
- Le compte (ou catégorie) comptable (3) : la catégorie associée à l'écriture, qui dépend de sa nature.
- Le montant (4) : le montant total de la recette (ou de la dépense).
Les catégories proposées sont de classe 7 pour les recettes et de classe 6 (et 2) pour les dépenses. Vous pouvez désormais renseigner plusieurs catégories (du même type) lors de votre saisie, en cliquant sur le bouton Nouvelle entrée. Si votre saisie est plus complexe, vous pouvez utiliser la saisie comptable avancée.
- Le mode de paiement (5) : détermine la catégorie de classe 5 liée à l'écriture : 512 pour un paiement arrivant directement en banque, 511200 pour un chèque, 531 pour les espèces ;
- le compte lié (6) : le logiciel doit connaître le compte bancaire lié pour générer les écritures. Cela peut être le compte en banque (pour les paiements en banque type CB, virement, etc.) ou le compte caisse (pour les espèces).
Comprendre l'écriture générée
Une fois créée, vous pouvez retrouver l'écriture via le module Comptabilité > Recherche, en filtrant via la date, le montant ou encore la catégorie comptable utilisée. Vous trouverez quatre lignes, qui peuvent se résumer en deux groupes :
- Un pour l'engagement (1), le montant qu'un tiers s'est engagé à régler en contrepartie de la vente ;
- Un pour le paiement (2), qui peut être réglé totalement ou non au moment de la vente.
En cliquant sur l'icône de détail (oeil), vous accédez au groupe de vos pièces comptables. Cela permet par ailleurs d'éditer les informations saisies.
L'écriture d'engagement (recette dans cet exemple) impacte :
- Le compte de classe 7 choisi, car il y a enregistrement d'un chiffre d'affaires ;
- Un compte de classe 4, selon le type du tiers, traduisant son engagement à payer le montant.
L'écriture de paiement (si le paiement est déjà renseigné) concerne les catégories suivantes :
- Le même compte de classe 4 pour signifier que l'engagement est totalement/partiellement réglé.
- Un compte de classe 5 correspondant au moyen de paiement (chèque, CB, espèces, etc.).
Ajouter d'autres informations à l'écriture
Vous pouvez ajouter d'autres informations facultatives afin de lier plus d'éléments à l'écriture.
Ajouter une facture
Vous pouvez joindre une facture si besoin. Cela permet de garder une trace numérique de votre facture (un bon moyen pour identifier rapidement la source de la dépense ou recette).
L'espace pour joindre la facture se trouve en-haut de la page, à côté des champs "Date de l'opération" et "Libellé". Glissez un document depuis votre ordinateur à l'intérieur du cadre, ou cliquez sur "Choisissez un fichier" pour parcourir les documents enregistrés sur votre ordinateur.
Il n'est pas obligatoire de joindre ce document lors de la saisie. Toutefois, vous pouvez rendre l'ajout de facture obligatoire afin d'éviter les oublis (par vous ou les autres administrateurs) ! Pour cela, allez dans Paramètres > Comptabilité et activez "Factures obligatoires" (dans les Paramètres avancés).
Lier l'écriture à une personne
Cela consiste à rattacher un tiers à l'écriture, ce qui permet :
- De filtrer les écritures par membre sur de nombreuses pages, dont le module de recherche ;
- D'avoir une lecture par sous-compte de tiers dans le Grand Livre utilisateur.
Par défaut, seules les personnes de la communauté sont proposées. Vous pouvez lier une écriture à un client ou un fournisseur si la comptabilité auxiliaire est activée depuis Paramètres > Comptabilité. Pour lier une écriture à une personne, il faut l'avoir ajoutée dans votre Communauté.
Ajouter une remarque
Lors de votre travail de saisie, il est possible que vous souhaitiez ajouter pour une ou l'ensemble des écritures passées des informations sur cette/ces dernière(s). Pour saisir ces informations, vous pouvez utiliser le champ Remarques libres.
Cas particuliers de saisies
Paiement ultérieur
Si l'écriture n'est réglée que partiellement ou n'est pas réglée du tout au moment de la vente, vous pouvez indiquer un paiement ultérieur. Il est possible de renseigner en avance un ou plusieurs règlements qui auront lieu à une date ultérieure.
Lorsqu'une recette ou dépense n'est pas réglée en totalité, elle fait l'objet d'une dette ou d'une créance, qui se gèrent depuis la page de suivi des dettes/créances.
Ajout de la TVA
Si votre association est soumise à la TVA, vous pouvez la renseigner. Vous devez d'abord l'activer dans vos Paramètres > Comptabilité afin que l'option vous soit proposée lors de votre saisie. Différents taux courants sont pré-paramétrés :
Pour plus d'informations, consultez notre article dédié : La TVA sur AssoConnect
Paiement d'un acompte
Il n'est pas possible d'enregistrer un paiement antérieur à une recette/dépense dans le logiciel. Il faut donc créer une écriture d'engagement à la date de l'acompte. Vous pouvez donc saisir :
- Une écriture de dépense/recette (et le paiement associé) au versement de l'acompte ;
- Une deuxième écriture d'engagement à la date du paiement du solde restant.
La deuxième écriture de dépense/recette pourra être regroupée avec celle enregistrée pour l'acompte. Il faudra alors regrouper les écritures avant d'enregistrer les paiements.
Vous pourrez ainsi pointer les écritures aux dates de vos flux de trésorerie dans votre rapprochement.
Prélèvement récurrent/en plusieurs fois
Si un paiement est récurrent, vous pouvez opter pour le moyen de paiement "Prélèvement en plusieurs fois" en définissant, en plus du compte en banque :
- Le nombre de prélèvements prévus ;
- Leur fréquence (tous les X mois).
Cela créera une seule écriture d'engagement et le même nombre d'écritures de paiement qu'indiqué dans le champ nombre de prélèvements.
Vous pourrez retrouver les échéances de prélèvement dans vos dettes et créances. Pour indiquer le paiement de ces échéances comme effectué :
- rendez-vous dans Saisie > Suivre vos dettes & créances (par exemple) ;
- cliquez sur l'icône oeil (Détail) de l'écriture concernée ;
- sur l'écriture de paiement de l'échéance payée, cliquez sur Editer ;
- décochez "Paiement ultérieur" (1) et renseignez le compte en banque impacté (2) ;
- enregistrez (3).
Le paiement sera alors indiqué comme effectué. Faites de même à chaque paiement d'échéance.
Pour aller plus loin :
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