Faire une saisie comptable avancée

Le logiciel facilite le travail de saisie pour de nombreuses écritures. C'est par exemple le cas pour vos écritures de dépense ou recette, vos écritures de remboursement, de transferts entre comptes en banque, dépôts & retraits d'espèces, remise de chèques, et bien d'autres. 

Cependant, certaines écritures ne peuvent être saisies de la sorte, car trop complexes ou trop spécifiques. La saisie avancée vous permet alors de créer ces écritures. 

Cet article traite des points suivants : 

• Fonctionnement de la saisie avancée
• Saisir une écriture en mode saisie avancée
• Cas particuliers de saisie avancée

L'usage de la saisie avancée correspond au fonctionnement des logiciels comptables classiques et nécessite une connaissance comptable avancée. Avant de l'utiliser, vérifiez que l'écriture est correcte sur le plan comptable. 

Fonctionnement de la saisie avancée

Principe

Ce module est adapté lorsque vous devez impacter plusieurs catégories de même classe ou choisir librement la catégorie à impacter et qu'elle n'est pas disponible en saisie classique.

Cas de figure concernés

Les principaux cas concernés par la saisie avancée sont : 

• L'enregistrement des salaires ;
• Les extournes qui ne sont pas générées automatiquement ;
• Les saisies correctives, permettant de régulariser une erreur relative à un exercice clos.

Consultez cet article pour plus d'informations sur la saisie d'une écriture de salaire. 

Limites techniques

• La saisie avancée n'est pas censée être utilisée pour saisir un paiement soldant une écriture saisie via le module dépense/recette. Cela risque d'entraîner des incohérences dans les A-nouveaux générés à la clôture ;
• Les écritures saisies en mode avancé n'apparaîtront pas sur la page dettes/créances, contrairement aux saisies effectuées dans le menu Comptabilité > Saisie > Dépense/Recette. 

Saisir une écriture en mode saisie avancée

Effectuer la saisie 

Pour passer une écriture de type saisie avancée, rendez-vous dans le module Comptabilité > Saisie > Saisie avancée.

Vous arrivez alors sur cette page :

Vous pouvez enregistrer une ou plusieurs pièces comptables composées de plusieurs lignes. Chaque ligne est composée des champs :

• Libellé
• Compte (comptable)
• Débit / crédit. 

Pour chaque pièce comptable, les totaux au débit et au crédit doivent être égaux. Cette nécessité d'équilibre dans la saisie découle d'un mécanisme fondamental : la comptabilisation en partie double.

C'est un principe de base en comptabilité. Pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée : le total de la colonne débit doit être égal au total de la colonne crédit.

Saisir un groupe d'écritures liées à un tiers

Lorsque vous saisissez une écriture impactant un compte de tiers (401 - Fournisseurs ; 411 - Clients ; ou 467 - Contacts), il faut saisir tout le groupe d'écritures, à savoir l'engagement et le paiement, comme dans le cas d'une saisie simple. Si vous saisissez seulement l'écriture d'engagement ou l'écriture de paiement, votre compte de tiers ne sera pas à l'équilibre et cela génèrera un à-nouveau lors de la clôture de votre exercice.

Prenons un exemple : vous passez par la saisie avancée pour indiquer que vous avez reçu un paiement de la part d'un membre (compte 467) pour la participation à un événement, et impactant votre compte bancaire (compte 512).

Cette saisie correspond à l'écriture de paiement. Or, si aucune écriture d'engagement n'a été créée au préalable, votre compte de tiers 467 sera déséquilibré car l'écriture au crédit ne sera pas compensée par une écriture au débit.

Vous pouvez ajouter cette écriture d'engagement lors de la saisie, en cliquant sur "+ Nouvelle pièce", ou bien ultérieurement. Indiquez le même montant au débit qu'au crédit pour le compte 467 pour équilibrer le compte puis enregistrez.

Code de journal utilisé

Le code journal est déduit automatiquement par le logiciel selon la catégorie saisie.

Si vous saisissez la catégorie 512 (banque) le code sera BQ1 pour le compte 512001, BQ2 pour le compte 512002, etc.

Les principales règles d’attribution du code journal sont :

• Vente : si écriture de recette détectée ;
• Achat : si écriture de dépense détectée ;
• Banque : si écriture liée à un compte bancaire détectée ;
• Opérations Diverses : cas ne rentrant pas dans les autres journaux (511200 notamment). 

Pour plus d'informations sur les types de journaux et leur fonctionnement, consultez cet article.

Si une même pièce contient des catégories appartenant à des journaux différents, alors : 

• Le code BQ sera appliqué en priorité si un compte de type 512 est utilisé ;
• En l'absence de compte en 512 et en présence d'un compte en 531, le code CA s'applique ;
• Sans 512 ni 531, le code dépend de la présence de comptes de classe :
  • 6 → Journal AC
  • 7 → Journal VT
  • 89 → Journal AN
  • 86/87 → Journal CVN
    Si plusieurs de ces catégories sont utilisées, le code de la catégorie en bas de liste prévaut ;
• Enfin, si aucune catégorie 512/531/6/7/89/86/87 n'est utilisée, le code sera OD (pour Opérations Diverses).

Il est donc possible de forcer l'application d'un code journal (AC/VT/AN/CVN) en plaçant la catégorie du même type en bas de liste lors de la saisie de la pièce.

Renseigner un numéro personnalisé

Lorsqu'une saisie comptable est enregistrée, un identifiant unique associé est généré automatiquement par le logiciel. Il permet de retrouver chaque saisie.

Toutefois, si vous utilisez un autre système d'identification en-dehors du logiciel, la fonctionnalité "Numéro personnalisé" vous permet de renseigner vos propres identifiants pour chaque saisie comptable, afin de les retrouver et les faire correspondre plus facilement.

Pour activer cette option, rendez-vous dans Paramètres > Comptabilité, puis dans la section Paramètres avancés.

Cochez "Numéros personnalisés de pièces comptables" (bouton en bout de ligne).

Retournez ensuite dans le module de saisie avancée. Le champ pour renseigner un numéro personnalisé se trouve sous le champ Date.

Ce numéro est visible dans les documents comptables suivants (y compris lors de l'export des documents) : Dépenses-Recettes, Journal, Grand Livre.

Vous pouvez ajouter ou modifier un numéro ultérieurement via l'édition d'une écriture.

Cas particuliers de saisie avancée

Écriture récurrente

Si vous réalisez ou recevez des paiements réguliers (prêts bancaires, salaires, subventions, etc.), vous pourrez dupliquer l'écriture du mois précédent et ensuite changer la date et le montant si besoin.

Attention à ne pas saisir la nouvelle écriture sur l'écriture d'origine, car cela écraserait les données précédemment saisies.

Saisies correctives

Utilité

Si vous vous apercevez d'une erreur de saisie dans votre comptabilité, mais que l'exercice est clos, vous pouvez passer une écriture corrective pour régulariser cet écart. Si cela vous semble complexe, nous conseillons vivement de consulter un expert comptable.

Vous pouvez aussi annuler la clôture, mais cela comporte des risques de suppression d'écritures. 

La saisie corrective se fait en général en début d'exercice suivant. Une fois saisie, elle permettra de corriger le décalage tout en gardant une trace de cette régularisation. 

Compte 890000

La saisie sur le compte 890000 est bloquée afin d'éviter les incohérences et le risque de déséquilibrer le bilan.

Pour corriger une dette/créance N-1 n'ayant plus lieu d'être, utilisez les comptes de produits et charges exceptionnels. Cette saisie peut se faire depuis le module Dépense/Recette et/ou via une saisie d'avoir. 

Si vous avez un doute sur la catégorie à utiliser, consultez un expert comptable. N'hésitez cependant pas à nous contacter si votre question concerne la fonctionnalité à utiliser pour saisir/corriger la situation.