Sur AssoConnect, vous pouvez tenir une comptabilité d'engagement : enregistrer une écriture (engagement), tout en précisant que vous n'avez pas encore encaissé le paiement total ou partiel.
La gestion des dettes et créances s'inscrit dans une logique d'engagement : elle permet un suivi comptable même si le paiement n'a pas encore eu lieu. Cela peut s'apparenter à des paiements échelonnés ou des paiements ultérieurs.
La gestion des dettes et créances est accessible si vous avez activé la Comptabilité d'engagement depuis Paramètres > Comptabilité (Voir article).
Cet article traite des points suivants :
- Principe du module dettes et créances
- Saisie d'une dette/créance
- Suivi des dettes et créances
- Annuler une dette ou une créance
ℹ️ Pour plus d'infos sur la comptabilité d'engagement et ses différences vis-à-vis de la comptabilité de trésorerie, nous vous conseillons la lecture de cet article sur compta-facile.com.
Principe du module dettes et créances
Qu'est-ce qu'une dette/créance ?
Dans les deux cas, il y a un engagement pris par une personne ou organisation à honorer un paiement dû à un tiers. Ce dernier possède de son côté le droit d'exiger un paiement. On distingue donc :
- La créance : un tiers s'engage à régler un paiement qui correspond à une recette dans ma comptabilité. Je dispose du droit d'exiger un paiement en tant que créancier ;
- La dette : je m'engage à régler à un tiers le paiement correspondant à une dépense dans ma comptabilité. J'ai une obligation de payer la somme en tant que débiteur.
Fonctionnement du module
Le module de Dettes/Créances fait intervenir plusieurs étapes :
- L'engagement : une écriture de dépense ou de recette est saisie avec un paiement ultérieur. L'écriture est affichée dans la page Dettes/Créances afin d'en effectuer le suivi ;
- Le paiement : une écriture de paiement vient réduire le montant restant à payer ;
- Solder l'écriture : la somme des paiements est égale au montant de l'engagement, la dette/créance est donc soldée et n'est plus affichée dans le module.
Saisie d'une dette/créance
Le logiciel permet une saisie simplifiée des dettes/créances dans le cadre d'une comptabilité d'engagement.
Saisir une créance : une recette dont on attend le paiement
Recette restant à recevoir en totalité
Rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle recette pour saisir une recette en renseignant l'intitulé, la date de l'engagement, le montant et la catégorie comptable.
Exemple : Vous avez reçu une subvention d'une Mairie qui ne sera versée que dans 3 mois. Vous souhaitez l'intégrer dans votre comptabilité en tant que Créance à recevoir (écriture de classe 4).
Cliquez ensuite sur Paiement ultérieur afin d'indiquer le paiement comme restant à recevoir, puis cliquez sur Enregistrer. Cela créera une créance en comptabilité.
Si vous ne voyez pas l'option Paiement ultérieur, c'est que vous n'avez pas activé la comptabilité d'engagement. Pour changer cela, rendez-vous dans Paramètres > Comptabilité.
Vous pouvez également saisir de manière facultative les champs concernant le paiement ultérieur : la date à laquelle vous pensez recevoir le paiement, le montant et le moyen de paiement utilisé.
Il est aussi possible d'ajouter plusieurs échéances de paiement en cliquant sur Ajouter une échéance, par exemple si votre subvention sera versée en plusieurs fois.
Recette en partie réglée
Si une partie de la recette est réglée à la date d'enregistrement, renseignez ce paiement dans la section Paiement ultérieur en cliquant sur Paiement reçu et en indiquant le montant et la date.
Saisir une dette : une dépense que vous n'avez pas encore payée
Le fonctionnement sera le même dans le cas d'une dette : rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle dépense pour enregistrer l'engagement.
Exemple : vous avez enregistré l'achat d'un ordinateur, mais ne l'avez pas encore payé. Vous souhaitez l'intégrer dans votre comptabilité en tant que Dette à payer (écriture de classe 4).
Saisissez ensuite le montant, l'intitulé, la catégorie comptable et la date de l'engagement.
Vous pouvez également ajouter un paiement ultérieur ainsi que plusieurs échéances si besoin. Une fois enregistrée, l'écriture sera affichée sur la page Dettes/Créance afin d'en permettre le suivi.
Suivi des dettes et créances
Liste des dettes et créances en cours
Une fois vos dettes ou créances saisies, vous les retrouverez dans la page Comptabilité > Saisie > Suivre vos dettes et créances.
Seules les écritures créées depuis la saisie de dépense/recette sont visibles dans la page de suivi des dettes/créances. Les écritures créées en saisie avancée ne sont pas affichées.
Vous pouvez ainsi afficher des écritures selon :
- La période d'ancienneté ;
- Le montant restant à payer ;
- Le montant de l'écriture (recherche avancée) ;
- La personne liée (recherche avancée).
Si une écriture n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir sélectionné une période d'ancienneté suffisante et cliquez sur Rechercher.
Solder une dette ou une créance
Une fois que vous avez identifié la dette ou la créance à solder, cliquez sur l'icône œil "Détail" à droite de sa ligne.
Vous arrivez sur la page de votre écriture. Vous allez pouvoir régler votre dette en cliquant sur Ajouter un paiement et en renseignant les informations de paiement (montant, date, etc.).
Dans le cas de paiements échelonnés, vous pouvez ajouter autant de paiements que nécessaire en fonction du nombre d'échéances.
Lors de la saisie du paiement, il est possible que ce message s'affiche : 
Cela signifie qu'il y avait probablement déjà une autre écriture de paiement créée. Ce blocage empêche que la somme des paiements ne dépasse le montant de la dépense/recette.
Lorsque le total des paiements est égal au total de l'engagement, la dette/créance est soldée : le montant restant à payer est nul et elle ne s'affichera plus dans la page au prochain chargement.
Regrouper des écritures
Vous pouvez regrouper plusieurs écritures de dettes/créances pour les solder par un paiement commun.
Nous vous invitons à consulter l'article Regrouper des paiements pour plus d'explications.
Annuler une dette ou une créance
L'une des dépenses ou recettes que vous aviez enregistrées n'a jamais été débitée/créditée de votre compte, et vous souhaitez donc annuler l'opération comptable.
Quand puis-je annuler une dette ou une créance ?
D’un point de vue pratique, si vous disposez d’informations sûres indiquant que la dette ou créance ne sera pas payée, vous pouvez l’annuler.
Par exemple, un chèque émis ne pourra pas être débité après 1 an et 8 jours, mais la dette ou la créance reste valable. Vous pouvez également procéder à l'abandon d'une créance pour des raisons financières (tiers non solvable) ou s'il s'agit d'un choix délibéré (geste "commercial").
En cas de doute, vous pouvez vous rapprocher de votre expert comptable.
Logique comptable d'une annulation de dette/créance
Il y a principalement 2 approches :
-
Extourne : on annule l’écriture de dette/créance en passant des écritures inverses.
Exemple : pour une dette, on retrouve au crédit le compte de charge utilisé au départ.
-
Produit/charge exceptionnel : on enregistre un produit/charge du même montant.
Exemple : pour une dette, on retrouve au crédit le compte 771.
Saisie d'une annulation de dette/créance dans le logiciel
La méthode préconisée est celle de l'extourne : on va saisir une écriture inverse, qu'on regroupera ensuite avec la dette/créance pour la solder.
Saisir l'écriture d'annulation
Pour enregistrer l'annulation d'une dette, rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle recette. L'annulation d'une créance se fera en saisissant une écriture de dépense.
Dans le champ de catégorie, sélectionnez Remboursement/avoir. Un nouveau champ Sélectionnez apparaît : sélectionnez la catégorie comptable liée à l'écriture à annuler.
Veillez à cocher le paiement ultérieur lors de la saisie. Cela créera une créance (dette à annuler) ou une dette (créance à annuler) qu'il faudra regrouper avec l'écriture à annuler pour la solder.
Quelques points importants à retenir pour bien saisir une annulation :
- Sauf s'il s'agit d'une annulation partielle, le montant de l'écriture d'annulation est le même que celui de l'écriture à annuler ;
- Si une personne est liée à l'écriture à annuler, elle doit aussi être liée à l'écriture d'annulation ;
- La catégorie comptable à rembourser est celle qui a été utilisée dans l'écriture à annuler.
Regrouper l'écriture à annuler avec l'écriture d'annulation
Une fois l'extourne saisie, il faut indiquer au logiciel qu'elle vient annuler une écriture de dette/créance en particulier. Cela se fait en regroupant l'écriture à annuler et l'écriture d'annulation.
Nous vous invitons à consulter l'article Regrouper des paiements pour plus d'explications.
Une fois les deux écritures regroupées :
- Elles sont affichées dans le détail de l'écriture à annuler (1 dépense et 1 recette du même montant) ;
- Le reste à payer sera égal à 0 € ;
- Elles ne seront plus listées dans la page de suivi des dettes/créances.
Pour aller plus loin
Nous vous conseillons la lecture des articles suivants en lien avec les thèmes abordés plus haut :
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