Rembourser une transaction ou une vente

Avant de commencer

Vous pouvez si besoin rembourser une vente enregistrée manuellement ou faite directement par un membre depuis le site. Cet article vous présente les quelques étapes à suivre.

On ne peut pas rembourser une transaction payée en ligne si un reçu fiscal est émis. Cela vise à éviter qu'un donateur obtienne à la fois une réduction d'impôt et un remboursement. Il n'est pas non plus possible de rembourser partiellement une vente.

Rembourser une transaction 

Cas général

Rendez-vous sur l'événement ou la campagne concerné(e) et ouvrez l'onglet Inscrits. Choisissez la  personne à rembourser dans la liste des participants et cliquez sur l'icône Détail tout à droite de la ligne.

Vous arrivez alors sur la page de détail de la transaction, qui se décompose en deux parties :

• Section du haut : informations sur l'achat (mail acheteur, date d'achat, écriture comptable liée).
• Section du bas : informations sur les participants.

Cliquez ensuite sur le bouton Tout rembourser

Il n'est pas possible d'effectuer un remboursement partiel. A la place, nous recommandons de rembourser l'acheteur via un moyen de paiement hors-ligne comme expliqué dans cette section.

Indiquez le motif (ce message ne sera pas envoyé au membre) et cliquez sur Rembourser. Vous pouvez prendre les frais de transaction (1,9 % du montant total + 0,25 centimes par participants) à votre charge ou de les déduire de la somme remboursée.

Le remboursement ne pourra se faire que si votre compte en ligne dispose du solde suffisant. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez l'alimenter ou attendre que d'autres ventes soient enregistrées.

Paiement en ligne

Si le paiement a été effectué via un moyen de paiement en ligne (CB ou virement SEPA dans le cas d'un don récurrent), le remboursement entrainera :

• Un mouvement de fond vers le compte de l'acheteur.
• La génération automatique d'une écriture comptable.

Paiement hors-ligne

Si l'achat a été effectué via un moyen de paiement hors-ligne (chèque, espèces, virement, etc.), il sera proposé de saisir l'écriture comptable correspondante lors de la dernière étape du remboursement.

Renseignez les informations concernant la catégorie comptable à impacter, la personne liée et le mode de paiement et enregistrez.

Rembourser une seule vente

Une transaction contient autant de ventes qu'il n'y a de participants. Si vous désirez ne rembourser qu'une seule vente, il vous suffit de cliquer sur le bouton rembourser cette vente à côté de la vente à rembourser.

Suivi des ventes remboursées

Dans la liste des inscrits 

Dans la liste des inscrits, les transactions remboursées sont affichée en sélectionnant la valeur Annulé dans le filtre Etat.

Lors que vous affichez la transaction remboursée, vous constatez qu'une autre transaction lui est liée. Il s'agit de la transaction de remboursement, créée par le logiciel pour garder une trace de l'opération.

La transaction initiale et la transaction de remboursement seront listées dans la section Achats de la fiche profil de l'acheteur.

Suivi comptable

Une fois le remboursement effectué, une écriture devra être créée pour annuler comptablement le produit lié à la vente initiale.

Paiement en ligne 

Les écritures d'avoir (charge) et de paiement seront créées automatiquement (en rouge ci-dessous) :

Paiement hors-ligne

Ce sera à vous de saisir ces écritures lors de la dernière étape.

La catégorie comptable impactée par le remboursement sera la catégorie de produit utilisée lors de la vente initiale. Par exemple :

• Si la vente a générée une écriture de produit impactant la catégorie 756 au crédit.
• Alors le remboursement impactera la catégorie 756 au débit

Pour plus de précisions sur les catégories comptables utilisées, consultez cet article.

Remboursement partiel 

Le bouton Tout rembourser ne permet pas de faire un remboursement partiel. Ce bouton rembourse une vente en intégralité.

Dans le cas d'un paiement en ligne, nous ne gérons pas de remboursement partiel. Comme solution de contournement nous vous proposons de faire un remboursement via un moyen de paiement hors ligne.

Exemple vous avez reçu une adhésion de 100 € payée en ligne ou hors ligne et vous souhaitez effectuer un remboursement partiel de 50 €.

Étant donné, que nous ne gérons pas le remboursement partiel de manière automatisée (via ce bouton), vous pouvez utiliser la méthode de contournement suivante :

• Rembourser partiellement par paiement hors-ligne (chèque, virement ou espèces).
• Créer l'écriture comptable correspondante et la lier au tiers concerné.

Si le remboursement partiel est fait hors-ligne en utilisant la solution proposée aucun justificatif d'avoir ne sera émis par le logiciel. Il faudra donc l'émettre manuellement. Plus d'informations dans cet article.

Il ne sera pas possible de lier l'écriture de remboursement à la transaction initiale, mais cela vous permettra d'avoir un suivi comptable à jour via le Grand livre utilisateur.