Rembourser une transaction ou une vente

Une personne ne souhaite plus participer à un événement ? Ou annuler son adhésion ? Vous pouvez rembourser cette vente, qu'elle ait été enregistrée manuellement ou effectuée en ligne. Cet article vous présente les quelques étapes à suivre.

• Où rembourser une transaction ou une vente ?
• Remboursement total hors-ligne
• Rembourser une transaction en ligne
• Suivi des remboursements
• Cas où le remboursement dans la transaction n'est pas possible
• Saisie d'un remboursement en comptabilité

Où rembourser une transaction ou une vente ?

Dans la transaction

Vous pouvez effectuer la saisie du remboursement directement depuis la transaction (accessible via le formulaire) à une condition : effectuer un remboursement total de la vente.

Dans ce cas :

• allez dans la transaction concernée via ce chemin : Formulaires > Adhésions/Événements... > Gérer (les inscrits/adhérents) ;
• une fois dans l'onglet des inscriptions, cliquez sur l'icône en forme d'oeil (👁️‍🗨️) dans la colonne Détail de la transaction (ou personne) concernée.

• Dans la transaction, vous verrez un bouton rouge "Tout rembourser". Cliquez dessus.

Attention à ne pas le confondre avec le bouton gris "Tout supprimer" (ce dernier supprimera l'écriture comptable au lieu de l'indiquer comme remboursée).

Il peut exister des cas particuliers où, même si le remboursement est total, ce n'est pas possible de le faire dans la transaction (consultez cette section de l'article pour en savoir plus).

Rembourser totalement la vente hors-ligne

Dans le cas où l'achat a été effectué via un moyen de paiement hors-ligne (chèque, espèces, virement, etc.), rendez-vous dans un premier temps dans la transaction (cf ci-dessus). Cliquez ensuite sur le bouton "Tout rembourser".

Une fenêtre de confirmation s'ouvre : cliquez sur "Rembourser".

Les informations comptables liées au remboursement pourront être renseignées à l'étape d'après. En parallèle, le membre recevra un mail de confirmation. 

Renseignez les informations sur le remboursement, à savoir :

• la date du remboursement ;
• le mode de paiement ;
• le compte ou caisse impacté(e) ;
• le contact lié (sélectionné automatiquement si la vente était déjà liée à un contact de votre communauté).

Vous pouvez également ajouter la cause du remboursement en cochant "Remarques libres" et en remplissant le bloc joint. Ceci ne sera pas partagé avec l'acheteur, mais sert uniquement pour votre suivi personnel.

Enfin, enregistrez.

Les écritures comptables associées seront automatiquement générées. 

Rembourser une transaction en ligne

La démarche est exactement la même que pour un remboursement hors ligne :

• Rendez-vous sur le formulaire concerné, sur l'onglet des inscriptions ;
• choisissez la personne à rembourser dans la liste des participants et cliquez sur l'icône Détail tout à droite de la ligne (icône oeil) ;
• une fois sur la transaction, cliquez sur le bouton Tout rembourser, puis sur Rembourser dans la fenêtre de confirmation.

À noter : Le remboursement ne pourra se faire que si votre compte en ligne dispose d'un solde suffisant. Si ce n'est pas le cas, notez qu'il n'est pas possible d'alimenter le compte en ligne depuis votre compte en banque : seules les ventes payées en ligne pourront alimenter ce compte. Il faudra alors passer par un remboursement hors ligne, à saisir en comptabilité.

Cette opération entraînera :

• Un mouvement de fond vers le compte de l'acheteur ;
• La génération automatique d'une écriture comptable.

Suivi des remboursements 

Dans la liste des inscrits 

Dans la liste des inscrits, les transactions remboursées sont affichées en sélectionnant la valeur Annulé dans le champ "Filtrer par état".

Lorsque vous affichez la transaction remboursée, vous constatez qu'une autre transaction lui est liée. Il s'agit de la transaction de remboursement, créée par le logiciel pour garder une trace de l'opération.

La transaction initiale et la transaction de remboursement seront listées dans la section Achats de la fiche profil de l'acheteur.

Suivi dans la comptabilité des écritures générées automatiquement

Ces écritures seront générées si vous faites le remboursement dans la transaction directement.

Les écritures d'avoir (charge) et de paiement seront créées automatiquement.

Si vous saisissez le remboursement en comptabilité (en-dehors de la transaction), ce sera à vous de saisir ces écritures (cf section suivante).

La catégorie comptable impactée par le remboursement sera la catégorie de produit utilisée lors de la vente initiale. Par exemple :

• Si la vente a généré une écriture de produit impactant la catégorie 706 au crédit ;
• Alors le remboursement impactera la catégorie 706 au débit.

Pour plus de précisions sur les catégories comptables utilisées, consultez cet article.

Cas où le remboursement dans la transaction n'est pas possible

Remboursement partiel

Il n'est pas possible d'effectuer un remboursement partiel dans la transaction, c’est-à-dire de rembourser :

• Une partie seulement du montant total ;
• Par participant (si la transaction concerne 2 personnes en même temps par exemple). 

À la place, nous recommandons de rembourser l'acheteur via l'application Comptabilité, comme expliqué ci-dessous.

Paiement en plusieurs fois en ligne

Le remboursement de transactions faisant l'objet de paiements échelonnés n'est pour l'instant pas disponible au niveau de la transaction. Il faut dans un premier temps arrêter l'échéancier (si celui-ci est toujours en cours), et à côté saisir le remboursement dans le module Comptabilité > Saisie > Dépense.

Remboursement en ligne d'une transaction hors ligne

Si la transaction a été faite "hors ligne", avec un autre moyen de paiement (chèque, espèce, tpe, virement etc.), alors il ne sera pas possible de la rembourser en utilisant votre compte en ligne AssoConnect. 

Saisie d'un remboursement en comptabilité

Si vous vous trouvez dans un des cas où le remboursement dans la transaction n'est pas possible, il vous reste la possibilité de passer par la saisie comptable.

Rendez-vous dans l'application Comptabilité > Saisie > Saisir une nouvelle dépense.

⚠️ Deux points sont très importants : la catégorie (ou compte) sélectionnée et le contact lié.

Sélectionner la bonne catégorie comptable

Sur la page de Saisie, sous les champs Date et Libellé, vous avez un champ "Compte" pour choisir une catégorie comptable.

• Sélectionnez la catégorie "Remboursement / avoir". C'est une catégorie par défaut proposée par le logiciel ;
• une fois sélectionnée, un nouveau champ "Sélectionnez" apparaît, où vous pourrez choisir un compte de classe 7 : choisissez la même catégorie que celle utilisée pour la transaction initiale (à rembourser).

Ce compte de classe 7 peut être trouvé depuis la transaction, en cliquant sur Voir l'écriture en comptabilité :

Puis "Afficher les écritures comptables" :

Bien qu'il s'agisse d'une saisie de "dépense", la catégorie "Remboursement / avoir" permet justement de solder un compte de classe 7 (normalement associé à un produit) : il est donc normal de ne pas pouvoir sélectionner un compte de classe 6 dans ce cas précis.

Lier l'écriture au membre concerné

Pensez bien à cocher la case "Lier à une personne ou à un tiers" (le nom peut différer en fonction de vos paramétrages comptables, mais a le même objectif). Rechercher le contact dans votre communauté. Ceci vous permettra d'avoir un suivi comptable cohérent si vous utilisez le Grand livre ou la Balance.

Par exemple, vous devez rembourser le paiement d'un dîner (ayant impacté un compte 706000 - Vente de prestations de services). L'écriture à passer sera donc comme suit :

Notez qu'une saisie comptable manuelle n'aura pas les mêmes effets ou automatisations qu'un remboursement effectué via le bouton "Tout rembourser" dans une transaction :

• Si le remboursement partiel est fait hors-ligne en utilisant la solution proposée, aucun justificatif d'avoir ne sera émis par le logiciel. Il faudra donc l'émettre manuellement de votre côté ;
• Il ne sera pas possible de lier l'écriture de remboursement à la transaction initiale. Cela signifie que votre membre apparaîtra toujours parmi les inscrits à votre formulaire. Vous pouvez quand même lier l'écriture à une personne pour avoir un suivi comptable à jour via le Grand livre contact.

Exemple :