Utiliser la comptabilité analytique et des budgets

Avant de commencer

Le logiciel comptable permet d'activer la comptabilité analytique. Cela vous permet d'optimiser votre suivi budgétaire en identifiant clairement vos principaux postes de coûts.

Le module de comptabilité analytique ne permet pour l'instant pas de créer un budget prévisionnel. N'hésitez pas à nous faire part de vos besoins à ce sujet via notre boîte à idées.

Cet article traite l'ensemble des points liés à l'utilisation des budgets dans l'application Comptabilité :

• Qu'est-ce que la comptabilité analytique ?
• Fonctionnement de la comptabilité analytique
• Activer la comptabilité analytique
• Créer et gérer les budgets et sous-budgets
• Ventiler des écritures dans un budget
• Dé-ventiler des écritures 

Qu'est-ce que la comptabilité analytique ?

La comptabilité analytique vise à expliquer les résultats financiers d'une organisation :

• La comptabilité générale donne une vue globale des comptes de l’organisation ;
• La comptabilité analytique présente une vision détaillée par budget, projet ou poste de dépense.

En créant des budgets spécifiques, vous identifiez facilement la répartition des produits et les recettes. Cela aboutit à un résultat analytique (perte ou bénéfice) pour chaque poste.

Fonctionnement de la comptabilité analytique

Afin de répartir vos écritures de charges et produits, vous pouvez créer des budgets et sous-budgets depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Budgets.

Chaque écriture peut être ventilée dans un ou plusieurs budgets, par exemple :

• Un budget de fonctionnement (dépense en frais de formation, gestion administrative, etc.),
• Un budget de vente de produits (habillement, goodies, etc.).

Vous allez ainsi pouvoir ventiler une commande de t-shirts de la manière suivante :

• Un montant de X€ dans le sous-budget "habillement" du budget vente de produits,
• Un le montant Y€ dans le sous-budget "frais d'envoi" du budget fonctionnement.

Une fois l'écriture ventilée, elle alimentera automatiquement les budgets que vous pourrez retrouver dans votre document de Dépenses-Recettes ou votre Compte de résultat.

Activer la comptabilité analytique

Pour activer la fonctionnalité, rendez-vous dans la page Comptabilité > Paramétrage

Vous pouvez ensuite activer le niveau Grand Sage qui propose automatiquement la comptabilité analytique. Pour cela, cliquez sur Changer à côté du niveau actuel de votre comptabilité.

Si vous ne souhaitez pas changer de niveau comptable, vous pouvez également activer la comptabilité analytique depuis la section Affiner les paramètres.

Une section Affectation sera désormais disponible depuis la page Comptabilité > Saisie. C'est d'ici que vous pourrez affecter vos écritures de charge et produit dans vos différents budgets.

Il vous sera également proposé de ventiler l'écriture lors de la saisie. Pour désactiver cette option, décochez la fonctionnalité Affectation directe depuis la section Affiner les paramètres.

Créer des budgets et postes budgétaires

Une fois comptabilité analytique activée, vous pourrez accéder à la page de gestion de vos budgets depuis la page Comptabilité >Paramétrage > Budgets.

Pour créer un nouveau budget, cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie de budget et renseignez le nom du budget. Puis faites Enregistrer.

Exemple :

Pour une analyse plus fine, vous pouvez également Ajouter un poste budgétaire pour chaque budget. Vous pouvez créer autant de budget et de postes budgétaires que nécessaire.

Supprimer des budgets et postes budgétaires

La suppression d'un budget est définitive, il ne sera pas possible de le restaurer. Les écritures rattachées aux budgets/postes budgétaires seront déliées et devront de nouveau être ventilés.

Pour supprimer un budget ou un poste budgétaire, cliquez sur les 3 petits points du budget concerné.

Puis cliquez sur Supprimer pour supprimer le budget et les postes budgétaires associés ou sur la petite croix en face du poste budgetaire pour supprimer un poste budgétaire individuellement.

Il n'est pas nécessaire de supprimer un budget à la fin de l'exercice car les documents comptables permettent d'afficher les écritures ventilées par exercice.

Ventiler des écritures dans un budget

Une fois vos budgets paramétrés, vous pouvez commencer à ventiler vos écritures de charge et produit depuis la page Comptabilité > Saisie > Affectation.

On affiche une ligne par catégorie de classe 6/7 présente dans le groupe d'écritures.
Cela permet d'affecter les écritures séparément dans des budgets différents selon la catégorie. Les écritures listées sont toutes celles qui n'ont pas été affectées : les écritures appartenant à un exercice clos peuvent toujours être ventilées une fois la clôture réalisée.

Pour effectuer la ventilation :

• Sélectionner votre / vos écriture(s)
• Puis cliquer sur Ventiler X résultat(s)

Vous pouvez ensuite les répartir dans les budgets souhaités en renseignant les montants à affecter. Vous pouvez répartir les montants par valeur ou par pourcentage.

La section écart permet de vérifier si la totalité des écritures a bien été ventilée. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour ventiler vos écritures.

Une fois l'écriture ventilée dans un budget, vous retrouverez l'affectation dans vos différents documents comptables (Liste des dépenses et recettes, Compte de Résultat).

Il existe des blocages afin de garantir la cohérence de votre comptabilité. Une affectation ne pourra par exemple pas être validée si elle dépasse le montant des écritures à ventiler. Il est aussi recommandé de limiter les montants ou pourcentages d'affectation à un chiffre après la virgule.

Comment déventiler une écriture

Pour consulter les écritures ventilées ou dé ventiler une écriture, cliquez sur Historique depuis la page d'Affectation. Cela ouvrira la page Historique de ventilation où sont listées les écritures déjà ventilées.

Depuis la page historique des ventilations, vous allez également pouvoir visualiser, modifier et annuler une affection.

Filtrer les écritures

Sur la page de gestion des ventilations > écritures à ventiler, vous avez la possibilité de filtrer vos écritures par : Exercice comptable, dates, montants, groupe et compte comptable. Vous pouvez également faire une recherche par Poste Budgétaire sur la page historique des ventilations.