Fonctionnement de la comptabilité analytique

Avant de commencer

Le logiciel comptable permet d'activer la comptabilité analytique. Cela vous permet d'optimiser votre suivi budgétaire en identifiant clairement vos principaux postes de coûts.

Cet article traite l'ensemble des points liés à l'utilisation des budgets dans l'application Comptabilité :

• Qu'est-ce que la comptabilité analytique ?
• Fonctionnement de la comptabilité analytique
• Activer la comptabilité analytique
• Créer et gérer les budgets et sous-budgets
• Ventiler des écritures dans un budget
• Dé-ventiler des écritures 

Qu'est-ce que la comptabilité analytique ?

La comptabilité analytique vise à expliquer les résultats financiers d'une organisation :

• La comptabilité générale donne une vue globale des comptes de l’organisation ;
• La comptabilité analytique présente une vision détaillée par budget, projet ou poste de dépense.

En créant des budgets spécifiques, vous identifiez facilement la répartition des produits et les recettes. Cela aboutit à un résultat analytique (perte ou bénéfice) pour chaque poste.

Le module de comptabilité analytique ne permet pour l'instant pas de créer un budget prévisionnel. N'hésitez pas à nous faire part de vos besoins à ce sujet via notre boîte à idées.

Fonctionnement de la comptabilité analytique

Afin de répartir vos écritures de charges et produits, vous pouvez créer des budgets et sous-budgets depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Budgets.

Chaque écriture peut être ventilée dans un ou plusieurs budgets, par exemple :

• Un budget de fonctionnement (dépense en frais de formation, gestion administrative, etc.),
• Un budget de vente de produits (habillement, goodies, etc.).

Vous allez ainsi pouvoir ventiler une commande de t-shirts de la manière suivante :

• Un montant de X€ dans le sous-budget "habillement" du budget vente de produits,
• Un le montant Y€ dans le sous-budget "frais d'envoi" du budget fonctionnement.

Une fois l'écriture ventilée, elle alimentera automatiquement les budgets que vous pourrez retrouver dans votre document deDépenses-Recettes ou votre Compte de résultat.

Activer la comptabilité analytique

Pour activer la fonctionnalité, rendez-vous dans la page Comptabilité > Paramétrage

Vous pouvez ensuite activer le niveau "grand sage" qui propose automatiquement la comptabilité analytique. Pour cela, cliquez sur Changer à côté du niveau actuel de votre comptabilité.

Si vous ne souhaitez pas changer de niveau comptable, vous pouvez également activer la comptabilité analytique depuis la section Affiner les paramètres.

Une section Affectation sera désormais disponible depuis la page Comptabilité > Saisie. C'est d'ici que vous pourrez affecter vos écritures de charge et produit dans vos différents budgets.

Il vous sera également proposé de ventiler l'écriture lors de la saisie. Pour désactiver cette option, décochez la fonctionnalité Affectation directe depuis la section Affiner les paramètres.

Créer des budgets et sous-budgets

Une fois comptabilité analytique activée, vous pourrez accéder à la page de gestion de vos budgets depuis la page Comptabilité>Paramétrage > Budgets.

Pour créer un nouveau budget, cliquez sur Nouveau budget et renseignez le nom du budget.

Pour une analyse plus fine, vous pouvez également créer un ou plusieurs sous-budget en cliquant sur Nouveau sous-budget. Vous pouvez créer autant de budget et de sous-budgets que nécessaire.

Si vous n'avez pas besoin de sous-budgets, enregistrez un unique sous-budget avec l'intitulé "Total".

Supprimer des budgets et sous-budgets

La suppression d'un budget est définitive, il ne sera pas possible de le restaurer. Les écritures rattachées au budgets/sous-budget seront déliées et devront de nouveau être ventilés.

Pour supprimer un budget ou un sous-budget, cliquez sur l'icône "détail" (oeil) du budget concerné. Puis cliquez sur Supprimer pour supprimer le budget et les sous-budgets associés ou sur Supprimer le sous-budget pour supprimer un sous-budget individuellement.

Il n'est pas nécessaire de supprimer un budget à la fin de l'exercice car les documents comptables permettent d'afficher les écritures ventilés par exercice.

Comment ventiler une écriture

Une fois vos budgets paramétrés, vous pouvez commencer à ventiler vos écritures de charge et produit depuis la page Comptabilité > Saisie > Affectation.

La colonne de gauche liste les écritures en attente d'affectation et celle de droite les budgets disponibles.

Les écritures listées sont toutes celles qui n'ont pas été affectées : les écritures appartenant à un exercice clos peuvent toujours être ventilées une fois la clôture réalisée.

Sélectionnez des écritures et répartissez-les dans les budgets souhaités en renseignant les montants à affecter. Vous pouvez répartir les montants par valeur ou par pourcentage.

Le montant restant à allouer affiché en haut de page permet de vérifier si la totalité des écritures a bien été ventilée. Cliquez ensuite sur Ventiler pour enregistrer l'affectation.

Une fois l'écriture ventilée dans un budget, vous retrouverez l'affectation dans vos différents documents comptables (Liste des dépenses et recettes, Compte de Résultat).

Il existe des blocages afin de garantir la cohérence de votre comptabilité. Une affectation ne pourra par exemple pas être validée si elle dépasse le montant des écritures à ventiler. Il est aussi recommandé de limiter les montants ou pourcentages d'affectation à un chiffre après la virgule.

Comment déventiler une écriture

Pour consulter les écritures ventilées ou déventiler une écriture, cliquez sur Historique depuis la page d'Affectation. Cela ouvrira la page Historique de ventilation où sont listées les écritures déjà ventilées.

Pour annuler une affectation, cliquez sur Supprimer. L'écriture ne fera plus partie du budget et viendra s'ajouter à la liste des écritures en attente d'affectation.

Cette page fera prochainement l'objet d'une refonte afin d'ajouter des outils de recherche. En attendant, le plus simple est d'utiliser la fonction de recherche de votre navigateur (ctrl + F) afin d'identifier les écritures concernées par montant, libellé ou date.