Avant de commencer
Certains comptes généraux, les comptes de tiers, peuvent être déclinés en comptes auxiliaires. Il s’agit essentiellement des comptes clients et fournisseurs. Cette subdivision va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des factures et des paiements pour chacun de vos tiers.
Dans cet article, nous traitons les points suivants :
- Tout savoir sur la comptabilité auxiliaire
- Activer la comptabilité auxiliaire dans le logiciel
- Fonctionnement de la comptabilité auxiliaire dans le logiciel
Tout savoir sur la comptabilité auxiliaire
En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général. En pratique, les comptes auxiliaires ne sont créés que pour les comptes de tiers, à savoir les comptes Fournisseurs (401), et Clients (411).
Si vous avez des fournisseurs ou clients réguliers, cette fonction va vous permettre d'améliorer le suivi des paiements pour chacun des tiers. Vous pourrez ainsi :
- Repérer plus facilement les factures clients non encaissées et/ou les factures fournisseurs non réglées.
- Identifier facilement les doublons pour chaque compte client / fournisseur.
Principe
La fonctionnalité "comptabilité auxiliaire" va vous permettre de lier certaines écritures comptables à un tiers. Le logiciel ne va pas créer de sous comptes comptables pour chaque client / fournisseurs (ie. 411001 / 411002, etc.), mais va vous permettre de générer un grand livre client ou fournisseur dans Comptabilité > Documents > Grand livre pour suivre chaque compte auxiliaire.
Activer la comptabilité auxiliaire dans le logiciel
Si vous avez un volume de flux économiques importants, et quelques tiers important, il peut être utile d'activer la fonctionnalité de comptabilité auxiliaire.
Activer la comptabilité auxiliaire
Pour activer la fonctionnalité, voici la marche à suivre :
Rendez-vous sur la page Comptabilité > Paramétrage
Ici, vous avez deux possibilités :
- Soit vous activez le niveau grand sage qui vous propose automatiquement la comptabilité auxiliaire. Pour cela, cliquez sur changer à côté du niveau actuel de votre comptabilité.
- Soit vous cliquez sur affiner les paramètres, et là vous pourrez activer la comptabilité auxiliaire en restant en niveau ninja par exemple.
Créer ses comptes de tiers
Une fois la comptabilité auxiliaire créée, vous pouvez créer les tiers pour lesquels vous souhaitez avoir un suivi. Pour ce faire :
Rendez-vous dans Comptabilité > Paramétrage.
Cliquez sur l'onglet Tiers
En cliquant dessus, vous pouvez enregistrer des fournisseurs et des clients. Les deux informations obligatoires sont le nom du tiers et son statut (fournisseur/client).
Votre comptabilité auxiliaire est alors prête à être utilisée. Vous pouvez désormais saisir des écritures en les liant à un tiers. Pour cela cochez la case "lier à un membre ou à un tiers" lors de la saisie d'une écriture.
Dans la section "Documents" de la comptabilité, vous retrouverez le grand livre client et le grand livre fournisseur dans les options du Grand Livre.
Fonctionnement de la comptabilité auxiliaire
Fonctionnement de la comptabilité auxiliaire
Une fois la fonctionnalité activée et vos premiers tiers créés, vous pouvez commencer à rattacher vos écritures aux différents tiers, et suivre l'état comptable pour chaque compte auxiliaire.
Prenons un exemple. Vous avez le fournisseur A, pour lequel vous souhaitez avoir un suivi comptable.
Vous avez créé ce compte auxiliaire dans Comptabilité > Paramétrage > Tiers.
Vous recevez une facture de 2000€ à renseigner dans le logiciel.
Allez dans l'onglet Comptabilité > Saisie > Dépense et renseignez votre dépense.
Cochez la fonction Lier à une personne ou à un tiers, et allez chercher votre fournisseur dans le champ Fournisseur. 
Faites enregistrer et une fois votre facture saisie, vous pourrez retrouver dans le Grand Livre et la Balance Générale Comptabilité > Documents, les écritures rattachées à vos fournisseurs, et plus spécifiquement à votre fournisseur A. 
Si vous faites de même pour tous vos fournisseurs et clients pour lesquels vous souhaitez créer un compte auxiliaire, vous aurez alors un état de lieux comptable pour chaque fournisseur, et savoir ainsi si le solde du compte est débiteur / créditeur / nul.
Le fonctionnement est le même pour les clients.
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