Le lettrage en comptabilité sur AssoConnect

Le lettrage est une opération comptable qui consiste à rapprocher des montants dans un compte de tiers (compte de la classe 4). En général, on "lettre" les comptes clients et fournisseurs.

Cette opération présente un intérêt indéniable : la vérification du règlement effectif des factures émises ou reçues. Le lettrage peut s’effectuer de manière automatique ou manuelle.

Nous verrons dans cet article :

• L'intérêt du lettrage
• Le lettrage sur AssoConnect
• Comment avoir un Grand Livre des écritures lettrées ou non lettrées ?
• Pourquoi n’y a-t-il pas de lettres dans le Grand Livre ?

L'intérêt du lettrage en comptabilité

Le lettrage fait le lien entre une facture (un engagement) et son règlement.

Il permet donc de n’afficher que des mouvements non-lettrés et de justifier le solde d’un compte. Cela signifie que seuls les montants n’ayant pas fait l’objet d’un paiement pourront être édités.

A l’issue du lettrage, l’association peut donc savoir :

• Les factures qu'il lui reste à payer ;
• Les factures en attente d’encaissement.

Enfin, le lettrage permet de préparer correctement la clôture d’un exercice comptable et facilite l’établissement du bilan comptable.

Le lettrage dans AssoConnect

Nous avons fait le choix de simplifier le lettrage manuel - parfois long et fastidieux - grâce à du lettrage automatique.

Il peut se passer de deux manières :

• S'il s’agit d’une opération en ligne (transaction sur un formulaire ou une billetterie), le logiciel rapproche automatiquement l’engagement avec le(s) paiement(s) ;
• S'il s’agit d’une opération ajoutée manuellement en comptabilité via une saisie, alors le fait d’ajouter un paiement dans la page de dettes et créances permettra de rapprocher directement les opérations entre elles.

Vous pouvez suivre les opérations "lettrables" dans la page de dettes et créances. Il s’agit des opérations sur les comptes :

• 411000 - Clients
• 401000 - Fournisseurs
• 467000 - Contacts

Exemple

Vous avez une facture non payée. Vous la retrouvez sur la page de Dettes et créances, accessible depuis Comptabilité > Saisie > Suivre vos dettes et créances. Un reste à payer apparaît.

Vous pouvez lui enregistrer un paiement.

Le fait d’ajouter un paiement permet de les rapprocher ensemble automatiquement.

La facture n’apparaîtra donc plus dans la liste et sera rapprochée du paiement.

Dans le cas où il s’agit d’un paiement partiel, le rapprochement se fait partiellement et l’engagement reste visible sur la page de suivi jusqu’au paiement (et donc rapprochement) complet.

Comment avoir un Grand Livre des écritures lettrées ou non lettrées ?

Rendez-vous Comptabilité > Documents, puis dans l'onglet Grand Livre.

Cliquez sur "Recherche avancée" : la possibilité de filtrer les écritures selon le fait qu'elles soient lettrées ou non apparaît.

Pourquoi n’y a-t-il pas de lettres dans le Grand Livre ?

Traditionnellement, une lettre est affectée à l’engagement et au paiement afin de les rapprocher manuellement et les rendre plus visibles dans le Grand Livre.

Cette matérialisation n’est pas encore disponible, mais des évolutions sont prévues pour rendre cela visible dans le Grand Livre.