Enregistrer des charges/produits constatés d'avance

Cet article aborde les points suivants :

1. Qu’est-ce qu’un produit constaté d’avance ?
2. Qu’est-ce qu’une charge constatée d’avance ?
3. Nécessité ou pas de les renseigner
4. Où activer l’option dans le logiciel
5. Comment renseigner ces écritures
6. La clôture comptable

 

Qu'est-ce qu'un produit constaté d'avance ?

Considérons “n” l’exercice en cours et “n+1” l’exercice suivant

Un produit constaté d’avance est un produit comptabilisé sur l’exercice n mais qui concerne n+1.

 

Exemple :

Exercice n : 01/01/2015 – 31/12/2015 et Exercice n+1 : 01/01/2016 – 31/12/2016

Barack paye son adhésion 120€, valable 1 an à compter du 01/09/2015. Il va payer son adhésion ainsi :

• 4 mois (de Septembre à Décembre 2015) concernent l’exercice n : 40€
• 8 mois (de Janvier à Aout 2016) concernent n+1 : 80€

On pourra enregistrer un Produit Constaté d’Avance (PCA) de 80€.

 

Conséquence :

Si on enregistre un PCA, on enregistre in fine un produit de 40€ sur l’exercice n et 80€ sur n+1.

Si on ne l’avait pas fait, on aurait eu un produit de 120€ sur l’exercice n et 0€ sur n+1

 

D’un point de vue comptable

Nous ne rentrerons pas dans le détail comptable. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les explications du site Compta Facile qui sont très claires : http://www.compta-facile.com/produits-constates-d-avance-comptabilisation/

Voici la logique :

1. On enregistre un produit de 120€ à la date d’engagement
2. On enregistre une écriture de 80€ à la clôture de n qui va “annuler” en partie le produit
3. On enregistre une écriture inverse de 80€ à l’ouverture de n+1

 

Exemples de produits constatés d’avance

• Une subvention que vous recevez en avance
• Une adhésion qui porte sur plusieurs exercices
• Une participation reçue en fin d’année pour un événement qui a lieu l’année suivante

 

Qu'est-ce qu'une charge constatée d'avance ?

Une charge constatée d’avance est une charge comptabilisés sur l’exercice n mais qui concerne n+1.

Nous ne détaillerons pas davantage car la logique est exactement la même que pour un produit constaté d’avance.

 

Exemples de charges constatées d’avance

• Des frais engagés en fin d’année pour un événement qui concerne l’année suivante
• Une assurance RC souscrite en cours d’année : une partie concerne l’exercice d’après
• Des honoraires comptables qui concernent plusieurs exercices

 

Nécessité ou pas de les renseigner. 

Aspect légal

Si vous devez tenir une comptabilité d’engagement, vous devez renseigner les PCA et CCA.

Pour le savoir, rendez-vous sur cet article : lien article

Aspect pratique

Si vous n’êtes pas obligé de renseigner des PCA / CCA, vous pouvez bien sûr quand même le faire.

Avantages		Inconvénients
Le résultat obtenu correspond exactement à la réalité		Prend du temps

Il vous appartient de juger si c’est pertinent ou pas.

En général, les petites associations ne s’embarassent pas de cette complexité.

Notre conseil : ne vous embarquez pas dans quelque chose que vous ne maîtrisez pas bien, point trop n’en faut !

Si vraiment vous voulez renseigner ces écritures et que vous ne comprenez pas le concept, nous vous invitons à vous rapprocher d’un Expert Comptable.

 

Ou activer l'option dans le logiciel ?

Pour activer l'option, suivez le guide : 

1. Rendez vous dans Comptabilité > Paramétrage > Autres
2. Vous arrivez sur cette page. 
   
   
   
3. Activez alors l'option Produits et Charges Constatées d'Avance en choisissant "Oui" dans Produits et Charges Constatées d'Avance

 

Comment renseigner ces écritures dans le logiciel ? 

•  Cas 1 : Enregistrement d'une charge ou d'un produit constaté d'avance au moment de la saisie.
  Pour enregistrer une CCA ou un PCA lors de la saisie, suivre les indications suivantes : 
1. Rendez vous sur la page de saisie d'une dépense (dans le cas d'une Charge Constatée d'Avance) ou d'une recette (dans le cas d'un Produit Constaté d'Avance). 
2. Pour ajouter une écriture enregistrée en tant que CCA ou PCA. Sur cette page, vous pouvez indiquer quelle part de cette écriture est constatée d'avance.
   Pour cela, cliquez sur la case à cocher "Charge Constatée d'Avance" ou "Produit Constaté d'Avance".
   
3. Si vous allez consulter l'écriture à posteriori, vous trouverez alors une page ressemblant à cela : 
   
   Vous avez plusieurs pièces de créés. Une pièce relative à la charge CCA sur l'exercice en cours, et une pièce sur le prochain exercice. 

 

•  Cas 2 : Modification d'une charge ou d'un produit constaté d'avance à posteriori
  
  Pour modifier la part des charges constatés d'avance ou ajouter des charges constatés d'avance, suivez le guide. 
  
  
1. Rendez vous dans le détail de l'écriture depuis l'outil recherche ou le journal. 
2. Une popup s'ouvre avec le détail de l'écriture - Pour un achat par exemple, vous retrouverez l'écriture relative à l'achat, le paiement de cette achat, et les charges constatées d'avance. 
   
   
   
3. Pour modifier la part constatée d'avance, ne cliquez pas sur les écritures d'ouverture et de clôture (symbolisés par une horloge rose) mais sur la pièce principale (située en haut de la popup).
   Pour cela, déroulez la pièce principale, puis cliquez sur le bouton "Editer". 
   
   
   
4. Allez dans l'option "Constaté d'Avance" puis renseignez le nouveau montant. Cliquez sur "enregistrer". Vos modifications ont été effectuées avec succès.

 

La clôture comptable 

Lors de la clôture comptable, vous allez pouvoir modifier/valider les écritures de PCA et CCA.

Voici un exemple de tableau de validation :

Pour ajouter d’autres PCA et CCA, il suffit de vous rendre sur l’écriture concernée (via la recherche ou le journal par exemple), l’éditer et choisir l’option “constaté d’avance” comme expliqué dans le paragraphe précédent.