Enregistrer des charges/produits constatés d'avance

Cet article aborde les points suivants :

1. Qu’est-ce qu’un produit constaté d’avance ?
2. Qu’est-ce qu’une charge constatée d’avance ?
3. Nécessité ou pas de les renseigner
4. Où activer l’option dans le logiciel ?
5. Comment renseigner ces écritures
6. La clôture comptable 

Qu'est-ce qu'un produit constaté d'avance ?

Considérons N l’exercice en cours et N+1 l’exercice suivant. Un Produit Constaté d’Avance (PCA) est un produit comptabilisé sur l’exercice N mais qui concerne N+1.

Exemple

Exercice n : 01/01/2019 – 31/12/2019 et Exercice n+1 : 01/01/2020 – 31/12/2020

Barack paye son adhésion 120€, valable 1 an à compter du 01/09/2019. Il va payer son adhésion ainsi :

• 4 mois (de Septembre à Décembre 2019) concernent l’exercice n : 40€
• 8 mois (de Janvier à Aout 2020) concernent n+1 : 80€

On pourra enregistrer un Produit Constaté d’Avance (PCA) de 80€.

Conséquence

Lorsqu'on enregistre un PCA, on enregistre un produit de 40€ sur l’exercice N et 80€ sur N+1.

Si on ne l’avait pas fait, on aurait eu un produit de 120€ sur l’exercice N et 0€ sur N+1

D’un point de vue comptable

Nous ne rentrerons pas dans le détail comptable. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les explications du site Compta Facile qui sont très claires : http://www.compta-facile.com/produits-constates-d-avance-comptabilisation/

Voici la logique :

1. On enregistre un produit de 120€ à la date d’engagement
2. On enregistre une écriture de 80€ à la clôture de N qui va annuler en partie le produit
3. On enregistre une écriture inverse de 80€ à l’ouverture de n+1

Exemples de produits constatés d’avance

• Une subvention que vous recevez en avance
• Une adhésion qui porte sur plusieurs exercices
• Une participation reçue en fin d’année pour un événement qui a lieu l’année suivante

Le paiement est totalement décorrélé : on peut saisir un PCA avec un paiement sur l'exercice N ou sur l'exercice N+1. 

Qu'est-ce qu'une charge constatée d'avance ?

Une Charge Constatée d’Avance est une charge comptabilisée sur l’exercice N, mais qui concerne N+1.

La logique est exactement la même que pour un produit constaté d’avance.

Exemples de charges constatées d’avance

• Des frais engagés en fin d’année pour un événement qui concerne l’année suivante
• Une assurance RC souscrite en cours d’année : une partie concerne l’exercice d’après
• Des honoraires comptables qui concernent plusieurs exercices

Nécessité ou pas de les renseigner. 

Il vous appartient de juger si c’est pertinent ou pas. En général, les petites associations ne s’embarrassent pas de cette complexité. Si vraiment vous voulez renseigner ces écritures et que vous ne comprenez pas le concept, nous vous invitons à vous rapprocher d’un Expert Comptable.

Notre conseil : ne vous embarquez pas dans quelque chose que vous ne maîtrisez pas bien.

Où activer l'option dans le logiciel ?

Pour activer l'option, rendez-vous dans Paramétrage (en bas du menu latéral bleu) > Comptabilité.

Il suffit simplement d'activer la possibilité d'Enregistrer des Produits et Charges Constatés d'Avance.

Comment renseigner ces écritures dans le logiciel ? 

•  Cas 1 : Enregistrement d'une charge ou d'un produit constaté d'avance 
  

Pour enregistrer une CCA ou un PCA au moment de la saisie : 

1. 1. Rendez-vous sur la page de saisie d'une dépense (dans le cas d'une Charge Constatée d'Avance) ou d'une recette (dans le cas d'un Produit Constaté d'Avance). 
   2. Sur l'écran de saisie, cochez la case Charge constatée d'avance pour indiquer le montant concerné dans le champ qui s'affiche.
      
   3. Si vous allez consulter l'écriture a posteriori, vous trouverez alors une page ressemblant à cela : 
      
      Vous avez plusieurs pièces de créés. Une pièce relative à la charge CCA sur l'exercice en cours et une pièce sur le prochain exercice. 

•  Cas 2 : Modification d'une charge ou d'un produit constaté d'avance a posteriori
  
  Pour modifier la part des charges constatées d'avance ou ajouter des charges constatées d'avance :
1. Rendez-vous dans le détail de l'écriture depuis l'outil recherche ou le journal. 
   
   
   
2. Pour modifier la part constatée d'avance, cliquez sur le bouton Editer de la pièce principale (située en haut de la page).
   
   
3. Allez dans l'option Constaté d'Avance puis renseignez le nouveau montant, puis Enregistrer. Vos modifications ont été effectuées avec succès.

La clôture comptable 

Lors de la clôture comptable, vous allez pouvoir modifier/valider les écritures de PCA et CCA.

Voici un exemple de tableau de validation :

Pour ajouter d’autres PCA et CCA, il suffit de vous rendre sur l’écriture concernée (via la recherche ou le journal par exemple), l’éditer et choisir l’option Constatée d’Avance comme expliqué dans le paragraphe précédent.