Chaque année, vous ouvrez votre campagne d'adhésions avant la rentrée et donc aussi avant l'ouverture de votre exercice comptable. Vous souhaitez rattacher ces adhésions faites en avance sur l'exercice suivant. Cet article vous explique comment faire.
- Contexte : des adhésions prises en avance
- Enregistrer les pré-adhésions en produits constatés d'avance
Contexte : des adhésions prises en avance
Considérons un exercice comptable allant du 1er septembre au 31 août de l'année suivante.
Vous ouvrez une campagne de pré-adhésions en juin, histoire d’anticiper la rentrée de septembre. Toutefois, vous souhaitez que ces adhésions soient enregistrées sur l'exercice qui démarre au 1er septembre.
Enregistrer les pré-adhésions en produits constatés d'avance
Ces pré-adhésions sont considérées comme des Produits Constatés d'Avance (PCA) en comptabilité.
Pour en savoir plus sur la définition et les types de produits ou charges constatés d'avance (PCA/CCA), consultez cet article : Enregistrer des charges/produits constatés d'avance
Deux possibilités s'offrent à vous pour les enregistrer, selon le nombre de pré-adhésions que vous aurez à gérer.
Nombre restreint de pré-adhésions (<100)
Si vous avez une seule ou peu de pré-adhésions à gérer, le plus simple est de passer par les transactions elles-mêmes.
Pensez à activer au préalable les PCA/CCA dans Paramètres > Comptabilité. Descendez sur la page et activez la possibilité d'enregistrer des Produits et Charges Constatés d'Avance.
Lors de l'enregistrement de l'adhésion (via le formulaire d'adhésions), cochez la case "Part constatée d'avance" et renseignez le moyen de paiement utilisé avant d'enregistrer.
Pensez également à lier la transaction à un contact (nouvellement créé ou déjà présent dans votre communauté) pour retrouver l'adhésion sur sa fiche profil notamment. Il vous suffit pour cela de renseigner les premières lettres de son nom.
Vous avez oublié de cocher la case lors de l'enregistrement de l'adhésion ? Pas de panique ! Vous pouvez éditer cette information ultérieurement.
Pour cela, allez sur la transaction et cliquez sur "Voir l'écriture en comptabilité" ou "Voir le détail des paiements".
Sur l'écriture d'engagement (la première), cliquez sur Editer puis cochez "Constaté d'avance". Renseignez le montant avant d'enregistrer.
Nombre important de pré-adhésions (>100)
Si vous avez de très nombreuses adhésions prises en avance, avant l'ouverture de votre exercice comptable (de l'ordre de quelques centaines voire milliers), il est plus judicieux de passer par une saisie avancée en comptabilité, à la fin de votre campagne d'inscription et avant de clôturer votre exercice comptable précédent.
Considérons par exemple que vous avez 1000 écritures d’adhésion de 10 euros, prises entre le 30 juin et le 31 août, à enregistrer. Votre exercice comptable se termine le 31 août, et le suivant s'ouvre le 1er septembre. Les 1000 écritures d'adhésion de 10€ (soit 10 000€) doivent donc être enregistrées en tant que Produits Constatés d'Avance (PCA) pour l'exercice s'ouvrant le 1er septembre.
Rendez-vous dans Comptabilité > Saisie > Saisie avancée et passez les deux écritures suivantes (cliquez sur +Nouvelle pièce pour renseigner le deuxième groupe d'écritures) :
- Date du dernier jour de l’exercice
- Débit : compte 756 - Adhésion = 10 000€
- Crédit : compte 487 - Produit constaté d’avance = 10 000€
- Date du premier jour de l’exercice suivant
- Débit : compte 487 - Produit constaté d’avance = 10 000€
- Crédit : compte 756 - Adhésion = 10 000€
Cela donnerait une saisie de ce type :
Cliquez sur Enregistrer.
Ces écritures seront ensuite visibles dans les comptes 487 et 756 renseignés (vous pouvez passer par Comptabilité > Documents > Grand Journal ou par Comptabilité > Documents > Journal > Type de journal : Opérations Diverses pour les retrouver).
Pour aller plus loin :
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