La clôture comptable consiste à "fermer" un exercice comptable. Elle fige les comptes, génère des états finaniciers (ex : bilan, compte de résultat) et ouvre un nouvel exercice. Elle permet donc de présenter les comptes en assemblée générale ou à des tiers (comptable, collectivités, etc.).
Sur AssoConnect, la clôture comptable est facilitée. Pour qu'elle se déroule au mieux, quelques vérifications sont de mise. Nous verrons dans cet article :
Préparer sa clôture
Si la clôture intervient en fin d'exercice, il vaut mieux la préparer en amont afin de se simplifier la tâche le moment venu.
Tout au long de l'année
Si la comptabilité n'est pas tenue régulièrement, la clôture comptable risque de vous prendre du temps.
Nous vous conseillons d'effectuer ces opérations au moins une fois par mois :
- Enregistrer les opérations comptables (voire 1 fois par semaine, selon le volume)
- Effectuer son rapprochement bancaire
- Relancer les créances arrivées à échéance
- Suivre votre trésorerie : calculer la trésorerie nette
- Remboursement des frais bénévoles
Prérequis à la clôture
Pour pouvoir clôturer, il faut que le statut de l’exercice soit en clôture, c'est-à-dire :
- Que la date de fin soit passée,
- Que l’exercice précédent soit clos.
Vous pouvez travailler sur plusieurs exercices simultanément, peu importe si leur statut est "ouvert" ou "en clôture". La clôture se fait un exercice après l'autre, en commençant par le plus ancien.
Les vérifications à effectuer avant de lancer sa clôture comptable
Avant de clôturer un exercice comptable, il est d’usage d’effectuer certaines vérifications afin que les documents présentés ensuite soit le plus proche de la réalité possible.
Cette procédure vise à s'assurer que la comptabilité est en ordre.
La "checklist" que nous proposons permet de vous guider sur les points de contrôle qu’il est conseillé de faire.
- Vérifier la reprise de l’historique, s’il s’agit de votre premier exercice sur le logiciel
- Vérifier l’exactitude de vos comptes de trésorerie :
- Faire son rapprochement bancaire afin de vérifier les mouvements bancaires et détecter d'éventuels oublis ou doublons,
- Vérifier que le montant théorique de votre compte de caisse correspond à la réalité de vos caisses. Votre caisse ne doit pas être négative : il n’est pas normal d’avoir plus de sorties que d’entrées. Vous pouvez consulter les bonnes pratiques de la gestion de caisse pour vous aider.
- Valider son compte en ligne à l’aide de la balance que nous générons automatiquement.
- Charges et Produits : commencez par comparer les soldes entre l’année N et l’année N-1. Cela vous permettra d’identifier les éléments anormaux ou exceptionnels et d’ajuster grâce à vos options avancées :
A noter : Ces contrôles sont facultatifs, ils sont là pour vous guider. L’unique contrôle bloquant est celui de la caisse négative, nous bloquons le passage à l’étape suivante dans ce cas, car il n’est pas réaliste qu’une caisse physique puisse donner droit à un découvert 🙂
Bonne clôture comptable !
Pour aller plus loin
Nous recommandons les articles suivants pour mieux comprendre le fonctionnement de la clôture :
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