Sacre du trésorier, la clôture consiste à faire l'état des lieux de la comptabilité au terme d'un exercice.
La vie d’une organisation est découpée en exercices comptables. Chacun d’entre eux aboutit à la présentation de comptes annuels. Au terme de ces derniers, l’organisation doit procéder à la clôture de ses comptes et à leur réouverture l’exercice suivant.
Cet article abordera les points suivants :
Préparer la clôture
Si la clôture intervient en fin d'exercice, il vaut mieux la préparer en amont afin de se simplifier la tâche le moment venu.
Définition de la clôture
La clôture consiste à :
- Figer l’exercice - il sera donc impossible de modifier les écritures de l'exercice par la suite,
- Poser les bases de l’exercice suivant,
- Générer des états financiers, dont le compte de résultat et le bilan financier.
Cela permet ensuite de présenter les comptes en assemblée générale ou à des tiers (comptable, collectivités, etc.).
Si vous souhaitez en savoir plus sur la clôture, n'hésitez pas à consulter cet article de notre blog.
Vérifications et prérequis
Pour pouvoir clôturer, il faut que le statut de l’exercice soit en clôture, c’est à dire :
- Que la date de fin soit passée,
- Que l’exercice précédent soit clos.
Vous pouvez travailler sur plusieurs exercices simultanément, peu importe si leur statut est "ouvert" ou "en clôture". La clôture se fait un exercice après l'autre, en commençant par le plus ancien.
Il est également d'usage d'effectuer certaines vérifications en amont de la clôture :
- Comptes de tiers (classe 4) non-soldés : faire le point sur les dettes et créances non-réglées.
- Balance équilibrée : vérifier que l'actif et le passif s'équilibrent. C'est normalement toujours le cas car AssoConnect génère automatiquement toutes les écritures nécessaires.
- Rapprochement bancaire : comparer écritures comptables et opérations bancaires pour détecter d'éventuels oublis ou doublons.
- Caisse négative : impossible de clôturer si une catégorie de caisse (531XXX) est négative car il n'est pas normal de retirer plus d'espèces qu'il ne s'y trouve. Il faut alors identifier la saisie oubliée.
Implications de la clôture
Reprise des soldes de fin d'exercice
Suivant le principe d'indépendance des exercices (une écriture appartient à l'exercice auquel elle se rapporte), la clôture permet de faire le lien entre deux périodes comptables.
Lors de la clôture, les soldes de fin d'exercice sont arrêtés pour chaque catégorie comptable. Le logiciel va totaliser les mouvements inscrits dans les comptes (débits, crédits) et calculer le solde de fin d'exercice. Ce solde est repris comme solde de début pour l'exercice suivant.
Ce fonctionnement est le même sur vos relevés bancaires : le solde en fin de mois détermine le solde de début de la période suivante.
Reprise du solde de fin d'exercice pour le compte 512001 :
Ce mécanisme se fait via la génération automatique d'écritures d'À-nouveaux. C'est aussi ce qui détermine un solde de début d'exercice lorsque vous réalisez votre balance initiale.
Vous retrouverez toutes les écritures d'À-nouveaux depuis la page Comptabilité>Documents>Journal en filtrant par la catégorie du même nom.
Le logiciel génère ces écritures de la manière suivante :
- En débitant l’ensemble des comptes ayant un solde débiteur à la clôture du précédent exercice (et en créditant le compte 890 « Bilan d’ouverture ») ;
- En créditant l’ensemble des comptes ayant un solde créditeur à la clôture du précédent exercice (et en débitant le compte 890 « Bilan d’ouverture »).
Voici un exemple d'À-nouveau pour un compte 512 débiteur (positif) :
Afin ne pas créer d'incohérences, les À-nouveaux ne sont ni supprimables ni modifiables. Nous déconseillons également de les saisir manuellement.
Affectation du résultat
Par principe, chaque écriture de charge/produit est rattachée à l’exercice auquel elle se rapporte.
En cas de décalage, des écritures de régularisation peuvent être passées en fin d’exercice, par exemple pour constater un produit constaté d'avance ou une facture non-parvenue.
Lors de la clôture, l'affectation du résultat se fait de la manière suivante :
- Les catégories de produit (classe 7) et charge (classe 6) sont soldées,
- Le résultat est calculé en faisant la différences des produits et des charges,
- Le résultat est reporté au bilan de l'exercice via une écriture de report à-nouveau,
- Le report à-nouveau se fait via les comptes 110/120 si le résultat est positif et via les comptes 119/129 s'il est négatif.
Affectation d'un résultat positif :
Voici un exemple d'écriture de report à-nouveau dans le cas d'un résultat positif :
Types d'AN générés à la clôture
Selon la catégorie, le format de l'À-nouveau sera différent. Le but étant de faciliter le suivi des écritures sur l'exercice suivant en offrant le niveau de détail idéal (solde/groupe).
Les 3 types d'À-nouveaux générés à la clôture (AN de groupe, de solde ou report à nouveau) :
Pour aller plus loin
Nous recommandons les articles suivants pour mieux comprendre le fonctionnement de la clôture :
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