Enregistrer des charges/produits constatés d'avance

Cet article aborde les points suivants :

1. Qu’est-ce qu’un produit constaté d’avance ?
2. Qu’est-ce qu’une charge constatée d’avance ?
3. Nécessité ou non de les renseigner
4. Où activer l’option dans le logiciel ?
5. Création automatique et manuelle des écritures
6. Modification d'un PCA / CCA a posteriori
7. La clôture comptable 

Qu'est-ce qu'un produit constaté d'avance ?

Considérons N l’exercice en cours et N+1 l’exercice suivant.

Un Produit Constaté d’Avance (PCA) est un produit comptabilisé sur l’exercice N, mais qui concerne N+1.

Exemple

Exercice n : 01/01/2022 – 31/12/2022 et Exercice n+1 : 01/01/2023 – 31/12/2023

Barack paye son adhésion 120€, valable 1 an à compter du 01/09/2022. Il va payer son adhésion ainsi :

• 4 mois (de septembre à décembre 2022) concernent l’exercice N : 40€ ;
• 8 mois (de janvier à août 2023) concernent N+1 : 80€.

On pourra enregistrer un Produit Constaté d’Avance (PCA) de 80€.

Pour en savoir plus sur l'enregistrement des pré-adhésions en PCA, consultez notre article dédié : Enregistrer comptablement des transactions sur l’exercice suivant

Conséquence

Lorsqu'on enregistre un PCA, on enregistre un produit de 40€ sur l’exercice N et 80€ sur N+1.

Si on ne l’avait pas fait, on aurait eu un produit de 120€ sur l’exercice N et 0€ sur N+1.

D’un point de vue comptable

Nous ne rentrerons pas dans le détail comptable. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les explications du site Compta Facile qui sont très claires : http://www.compta-facile.com/produits-constates-d-avance-comptabilisation/

Voici la logique :

1. On enregistre un produit de 120€ à la date d’engagement ;
2. On enregistre une écriture de 80€ à la clôture de N qui va annuler en partie le produit ;
3. On enregistre une écriture inverse de 80€ à l’ouverture de N+1.

Exemples de produits constatés d’avance

• Une subvention que vous recevez en avance ;
• Une adhésion qui porte sur plusieurs exercices (cliquez ici pour en savoir plus) ;
• Une participation reçue en fin d’année pour un événement qui a lieu l’année suivante.

Le paiement est totalement décorrélé : on peut saisir un PCA avec un paiement sur l'exercice N ou sur l'exercice N+1.

Qu'est-ce qu'une charge constatée d'avance ?

Une Charge Constatée d’Avance (CCA) est une charge comptabilisée sur l’exercice N, mais qui concerne N+1.

La logique est exactement la même que pour un produit constaté d’avance.

Exemples de charges constatées d’avance

• Des frais engagés en fin d’année pour un événement qui concerne l’année suivante ;
• Une assurance responsabilité civile (RC) souscrite en cours d’année : une partie concerne l’exercice d’après ;
• Des honoraires comptables qui concernent plusieurs exercices.

Nécessité ou non d'enregistrer les PCA/CCA ? 

Il vous appartient de juger si c’est pertinent ou non.

En général, les petites associations ne s’embarrassent pas de cette complexité. Si vous voulez vraiment renseigner ces écritures, mais ne comprenez pas le concept, nous vous invitons à vous rapprocher d’un Expert Comptable.

Notre conseil : ne vous embarquez pas dans quelque chose que vous ne maîtrisez pas bien.

Où activer l'option dans le logiciel ?

Pour activer l'option, rendez-vous dans Paramètres > Comptabilité.

Descendez sur la page et activez la possibilité d'enregistrer des Produits et Charges Constatés d'Avance.

Création automatique et manuelle des écritures 

Cas 1 : Génération automatique des produits constatés d'avance sur les adhésions et les évènements

Vous pouvez décider de déléguer au logiciel la création des produits constatés d'avance de vos adhésions et évènements en activant l'option dans vos paramètres de comptabilité 

(Paramètres > Comptabilité > PCA / CCA > Automatisation des PCA)

Pour en savoir plus sur les PCA automatiques, consultez cet article: Activer et utiliser l'automatisation des Produits Constatés D'avance

Cas 2 : Enregistrement manuel d'une charge ou d'un produit constaté d'avance 

Pour enregistrer une CCA ou un PCA manuellement au moment de la saisie : 

• Rendez-vous sur la page de saisie d'une dépense (dans le cas d'une Charge Constatée d'Avance) ou d'une recette (dans le cas d'un Produit Constaté d'Avance) depuis Comptabilité > Saisie ;
• Sur l'écran de saisie, cochez la case Charge / Produit constaté(e) d'avance pour indiquer la part constatée d'avance dans le champ qui s'affiche.
  
  
• Si vous consultez l'écriture a posteriori, vous trouvez une page ressemblant à cela : 
  Plusieurs écritures ont été créées : une sur l'exercice en cours, une autre sur le prochain exercice. 

Modification d'un PCA / CCA a posteriori

Pour modifier la part des produits constatés d'avance, il existe deux possibilités:

1. Sur la page Gestion des PCA (Saisie > Gestion des PCA), vous pouvez retrouver l'ensemble des PCA enregistrés dans votre comptabilité. 

Il vous suffira de cliquer sur l'icône d'édition pour modifier le pourcentage ou le montant de la part constatée d'avance et enregistrer pour mettre à jour votre écriture comptable.

Attention: pour le moment, cette option n'est disponible que pour les produits constatés d'avance. Les charges constatées d'avance seront ajoutées dans un second temps.

2. Rendez-vous dans le détail de l'écriture depuis l'outil recherche ou le journal. 

1. Cliquez sur le bouton Editer de la pièce principale (située en haut de la page).
   
2. Allez dans l'option Charge / Produit constaté(e) d'avance puis renseignez le nouveau montant et cliquez sur Enregistrer. Vos modifications ont été effectuées avec succès.

La clôture comptable

Avant de lancer votre clôture comptable, vous allez pouvoir modifier/valider les écritures de PCA et CCA. Voici un exemple de tableau de validation :

Pour ajouter d’autres PCA et CCA, il suffit de vous rendre sur l’écriture concernée (via la recherche ou le journal par exemple), l’éditer et choisir l’option Constaté d’Avance comme expliqué dans le paragraphe précédent.

Pour aller plus loin :

• Enregistrer comptablement des transactions sur l’exercice suivant