Le formulaire d'adhésion est la fonctionnalité qui vous permet de gérer vos adhésions, enregistrer vos adhérents, les intégrer à la base de données, et suivre l'état du paiement de la cotisation.
Ce formulaire d'adhésion peut être en ligne ou non (plus d'informations ici), et vous permettra si besoin de différencier des groupes d'adhérents en fonction de différents tarifs.
Cet article traite des points suivants :
- L'utilité des formulaires d'adhésion
- Statut d'adhérent et droits associés
- Gérer les périodes d'adhésion
- Modifier les dates d'adhésion d'un adhérent
L'utilité des formulaires d'adhésion
Appliquer le formulaire à son activité
Les inscriptions des adhérents sont gérées dans le module Formulaires > Adhésions. En fonction de votre activité, vous pouvez procéder de plusieurs manières :
- Un formulaire par saison/année : une pour l'année N, une pour l'année N+1, etc ;
- Un formulaire par type d'adhérent : si vos adhérents rentrent dans des catégories distinctes (professionnels/particuliers par exemple), avec des formules d'adhésion distinctes ;
- Un formulaire par type d'activité : si vous avez plusieurs activités, avec des formules d'adhésion différentes, nous conseillons de créer un formulaire par activité.
Liens entre les adhésions et les autres fonctionnalités
En enregistrant une personne sur un formulaire d'adhésion, vous indiquez au logiciel qu'il s'agit d'un adhérent. Certaines tâches seront donc effectuées de manière automatique :
- L'adhérent sera ajouté dans la liste des personnes enregistrées dans votre Communauté. Vous pourrez alors l'identifier dans la liste à l'aide de l'icône
;
- Des écritures comptables de type adhésion (et le paiement de cette adhésion si nécessaire) seront passées de manière automatique dans le module Comptabilité. Pour en savoir plus : Découvrir les écritures enregistrées automatiquement en comptabilité.
Consultez cet article pour plus d'informations sur la création de formulaires d'adhésion.
Statut d'adhérent et droits associés
Définition d'un adhérent dans le logiciel
Vous retrouvez dans votre base de contacts (Communauté) l'ensemble des personnes gravitant autour de l'association : des donateurs, des adhérents, des anciens adhérents, des administrateurs, etc.
Un adhérent est une personne qui paie une cotisation à l'association : il s'agit donc d'une personne enregistrée dans la base de données et qui est liée à l'association par une transaction financière.
Le statut d'adhérent est valable sur une période donnée (sauf si vous permettez les adhésions à vie) : si une personne adhère, alors elle sera considérée comme adhérente sur une période donnée (que vous fixez). Au-delà, elle est considérée en tant qu'ancienne adhérente.
Identifier les adhérents dans ma communauté
Puisque les adhérents sont des membres "à part", ils sont déjà reconnus avec le petit sigle adhérent dans votre communauté, et vous pouvez les retrouver très facilement grâce au tri simple.
Il est aussi possible de faire un tri plus avancé (sur les dates d'adhésion) via la fonction Affiner, comme expliqué dans cet article.
Gérer les périodes d'adhésion
Définir la durée d'une période
Vous pourrez paramétrer les périodes d'adhésion à l'étape 2 de votre formulaire d'adhésion. Ce paramétrage ne concerne que les tarifs obligatoires (formules d'adhésion) et non les tarifs optionnels.
Il y a trois possibilités pour indiquer que la personne sera considérée comme adhérente :
- De date à date : par exemple du 01/09/2023 au 31/08/2024 ;
- Pendant X mois à partir de la date d'adhésion : par exemple 12 mois à partir du 01/09/2023 ;
- À vie : la personne devient adhérente à partir de son inscription ou d'un jour donné, par exemple le 01/09/2023, et cette adhésion n'expirera jamais.
Période d'adhésion et période comptable
La période d'adhésion et la période comptable ne coïncident pas automatiquement, car c'est vous qui définissez leurs dates de début et fin.
L'idéal est donc de les faire coïncider : par exemple avoir une période d'adhésion et une période comptable qui débutent au 01/01/2023 et finissent au 31/12/2023. Idem si vos adhésions se terminent le 31/08.
Si vous devez décaler votre période d'adhésion par rapport à l'exercice comptable, il est possible de reporter sur l'exercice suivant les écritures liées aux adhésions via un produit constaté d'avance.
Modifier les dates d'adhésion d'un adhérent
Modifier une transaction donnée
Vous pourrez modifier la période d'adhésion d'un adhérent en allant dans l'onglet Adhérents
de votre formulaire d'adhésion puis en cliquant sur l'icône œil pour consulter le détail de la transaction.
Une fois sur la page de la transaction, cliquez le bouton Modifier :
En cliquant sur ce bouton, vous allez pouvoir modifier sa période d'adhésion et enregistrer.
Ajouter une période d'adhésion depuis la Communauté
Il n'est pas possible de modifier une date de fin ou de supprimer la période d'adhésion en masse. Il faudra mettre à jour la période depuis chaque transaction (voir section précédente).
Vous pourrez également ajouter une période d'adhésion depuis Communauté > Contacts :
- Sélectionnez les adhérents concernés puis cliquez sur +d'options :
- Cochez Ajouter en tant qu'adhérent puis renseignez la période d'adhésion souhaitée ;
- Cliquez sur Valider :
Pour aller plus loin :
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