Avant de commencer
La recherche dans la page Personnes enregistrées a plusieurs facettes. Elle permet d'effectuer des recherches simples par mots-clés, trier en fonction de critères choisis ou encore une recherche avancée en fonction de différents critères.
Cet article vous explique le fonctionnement des différentes options de recherche :
Recherche simple
Vous pouvez effectuer une recherche textuelle dans le champ Rechercher situé en haut de la page Communauté > Personnes enregistrées. Cet outil est pratique pour rechercher rapidement une fiche d'une personne sur laquelles vous avez quelques informations.
Il s'agit une recherche approximative qui peut se faire sur plusieurs critères :
- Le nom, le prénom ou l'email des personnes.
- Les champs d'adresse (adresse, adresse complémentaire, ville, pays) ou le numéro de téléphone.
- Les champs de type texte et texte avec autocomplétion que vous avez créé.
Cet recherche se fait en filtrant les résultats des champs listés ci-dessus. Elle tolère les fautes de frappes et d'orthographe.
Exemple : Si vous cherchez "Lyon", la recherche va vous fournir la liste des personnes enregistrées qui ont "Lyon" ou un résultat proche dans les champs listés ci-dessus. Vous aurez alors par exemple les personnes qui habitent à Lyon, mais également les personnes qui habitent rue de Lyon, à Paris.
La fonction trier
Sur la page Communauté>Personnes Enregistrées s'affiche la liste des personnes de votre communauté. Les colonnes Nom, Prénom, Email, Téléphone, Détail s'affichent automatiquement.
Informations afficher dans le tableau
En cliquant sur l'icône
vous pouvez choisir les informations à afficher. Les informations proposées ici sont celles que vous avez paramétré dans la page Communauté > Paramétrage.
Les informations affichées dans le tableau sont à paramétrer à chaque utilisation du tableau et ne sont pas mémorisées par le logiciel.
Trier les informations dans le tableau
Pour trier les personnes, il suffit d'utiliser les flèches 
en haut de chaque colonne. Par exemple, en cliquant sur la flèche du haut à côté de Nom, le tableau sera trié par ordre alphabétique des Noms.
Recherche avancée (affiner)
Comportement général
La recherche avancée (ou fonction Affiner) va vous permettre de rechercher parmi les personnes enregistrées dans votre base de données selon des critères plus fins que la recherche simple.
Elle s'effectue en cliquant sur le bouton Affiner situé sur la gauche de la page. Vous verrez ainsi apparaître un outil de recherche basé sur plusieurs critères.
Il permet d'effectuer des recherches sur des valeurs données et de croiser différents critères. Ainsi, vous pourrez rechercher les personnes habitant à Lyon et adhérents depuis plus de 2 ans.
Critères liés aux informations de la fiche profil
Il est possible d'effectuer des recherches avancées sur les champs d'information stockés sur la fiche de chaque utilisateur : numéro de téléphone, adresse et d'éventuels autres champs que vous avez créés.
La recherche peut se faire sur chaque type de champ, mais les options de recherche vont changer en fonction de celui-ci.
Champs de type numérique
Vous pourrez chercher les valeurs numériques supérieures, supérieures ou égales à, égales à, inférieures ou égales, inférieures, différentes d'une valeur donnée ou encore comprises entre 2 valeurs. Cette recherche est exacte (= non approximative).
Exemple : rechercher toutes les personnes qui sont issus de familles de plus de 5 personnes.
Champs de type date
Ici encore, les recherches sont également exactes et permettent d'utiliser les critères suivant :
- Date fixe : avant une date, après une date donnée, entre 2 dates données.
- Date relative : il y a plus de, il y a exactement, il y a moins de X jours, ou dans plus de, dans exactement, dans moins de X jours.
Exemple : rechercher les personnes nées avant le 01/01/2000 ou nées il y a plus de 18 ans.
Champs de type adresse
Sur les champs de type adresse, vous pouvez effectuer une recherche sur :
- La ville
- Le code postal
- Le département
- La région
- Le pays
La recherche sur ces champs est exacte. Elle permet d'avoir toutes les personnes qui habitent dans la ville "Paris", ou toutes les personnes qui habitent dans la région "Ile de France".
Les recherches par zones géographiques fonctionnent quel que soit le pays et évoluent en fonction des valeurs enregistrées. Si vous avez des membres suisses, vous pouvez rechercher "Zurich" dans "Département", dans la mesure où au moins une personne vient de cette ville.
Champs de type valeur libre avec autocompletion
Vous pouvez effectuer des recherches sur les champs de valeur libre avec autocompletion. Cette recherche se fait sur les valeurs exactes et est insensible aux approximations orthographiques.
Champs de type texte, email
Cette recherche renvoie des valeurs approximatives et permet de chercher une valeur possible tout en prenant en compte les erreurs de frappe et autres approximations (similaire à une recherche Google).
Champs de type liste déroulante ou choix multiple
Ici, la recherche est également exacte. Elle permet de rechercher les personnes qui remplissent telle ou telle condition parmi les valeurs possibles définies auparavant par vos soins.
Exemple : toutes les personnes qui sont des femmes, ou toutes les personnes qui sont des hommes.
Autres types de champs
Sur tous les types de champs (champs de types documents à télécharger, champs téléphones, mot de passe etc.), vous pouvez rechercher pour savoir si telle ou telle information est renseignée ou non.
Critères liés à l'activité de la personne
En plus de la fiche profil, vous pouvez rechercher sur l'activité ou le statut de chaque personne : son statut d'adhésion, ses dons effectués, son appartenance à un ou plusieurs groupes.
Informations d'adhésion
Si vous avez activé l'application Adhésions et que vous avez au moins un adhérent en base de données, vous pouvez effectuer des recherches sur plusieurs critères :
- Le montant total d'adhésion : montant total qu'une personne a réglé pour ses adhésions.
- Le statut du paiement : les personnes qui sont à jour / non à jour de cotisation.
- La date d'adhésion : la date à laquelle une personne était adhérente.
La recherche des adhérents se fait au mois près pour des raisons de performance. Une recherche des adhérents au 28/9/19 affichera toutes les personnes adhérentes au cours du mois de septembre 2019, y compris celles qui ne le sont plus depuis le 20 septembre 2019.
Recherche sur les informations de dons
Si vous avez activé l'application Dons et que vous avez au moins un donateur en base de données, vous pouvez effectuer des recherches sur plusieurs critères :
- Le montant total donné : montant total qu'une personne a donné (enregistré dans le logiciel).
- Le statut du paiement : les personnes qui sont à jour / non à jour de leur promesse de don.
- Le nombre de dons : nombre de dons effectués par le donateur.
- La date des dons : la date à laquelle une personne a donné.
Les recherches croisées permettent de connaitre le nombre de personnes ayant donné plus de x fois, pour un montant total de X€. Pratique pour segmenter votre base de donateurs.
Informations d'appartenance à un groupe
Il est possible d'effectuer les recherches de ce type :
- Les personnes qui font parti du groupe A ET du groupe B
- Les personnes qui font parti du groupe A OU du groupe B
- Les personnes qui font parti ni du groupe A, ni du groupe B
Impossible de retrouver un membre
Vous n'arrivez pas à retrouver un membre via l'outil de recherche, pourtant vous êtes sûr que cette personne a un compte AssoConnect.
La personne a-t-elle été archivée ?
Si cette situation arrive, il est fort possible que ce membre soit archivé. La liste des membres archivés se retrouve dans Communauté > Paramétrage > Options avancées.
Vous avez alors la possibilité de restaurer les personnes archivées en cas d'erreur.
La fiche profil a-t-elle l'information recherchée ?
Vous recherchez toutes les personnes qui sont nées entre 2001 et 2002. Pourtant, une des personnes de votre base de données (pour laquelle vous êtes certain(e) qu'elle répond à ces critères) n'est pas affichée dans les résultats.
C'est très certainement que le champ / cette information (ici la date de naissance) n'est pas renseigné dans la base de données.
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