Vous pouvez avoir besoin de mettre à jour les informations de plusieurs personnes. Vous pouvez le faire en masse grâce à l'import de fichier Excel.
Voici les étapes abordées pour vous accompagner dans vos manipulations :
- Exporter votre Excel avec les valeurs existantes
- Modifier l'Excel en supprimant les valeurs pour les membres de votre choix
- Importer l'Excel contenant les nouvelles valeurs
Exporter votre Excel avec les valeurs existantes
Pour exporter la liste de vos membres avec les informations existantes, rendez-vous sur Communauté > Contacts :
Cocher la case à côté de la colonne 'Nom' et cliquez sur sélectionner toutes les lignes.
Ensuite, vous devez cliquer sur l'icône Excel (
) qui se trouve, ici :
Choisissez le format qui vous convient le mieux :
Maintenant, nous allons indiquer les informations a exporté au logiciel.
Option 1
- Utiliser 'Exporter toutes les colonnes' dans le cas où il y a plusieurs champs à modifier et faire continuer :
Option 2
- Exporter 'uniquement les colonnes affichées' dans le cas où nous avons déjà choisi les informations, ici et faire continuer :
Attention : l'ID du contact doit obligatoirement être sélectionné pour éviter les doublons.
Modifier l'Excel en supprimant les valeurs pour les membres de votre choix
Notre fichier Excel est prêt désormais, passons à la modification.
Comme indiqué plus haut, pour éviter les doublons (mettre à jour un profil sans en créer un nouveau), il est impératif d'inclure la colonne d'identifiant unique (mail, ID du contact ou identifiant spécifique) dans l'import.
Donc, votre fichier Excel devra contenir les colonnes suivantes, obligatoirement :
- ID du contact
- Le prénom
- Le nom
- Les champs à modifier (exemple : Date de naissance, email, etc.)
En orange → Colonnes obligatoires
En vert → Colonnes à supprimer
En bleu → Colonnes à modifier
En rouge, les modifications apportées sur le fichier :
Importer l'Excel contenant les nouvelles valeurs
On y est presque ! Nous arrivons à la phase finale de la réimportation de données.
Une fois vos modifications faites sur l'Excel, revenez sur la page Contacts et cliquez sur +Ajouter > Importer des personnes.
Vu que le fichier est déjà prêt, nous allons passer directement à l'import en cliquant sur 'Importer ma communauté'
Copier / Coller vos données dans le logiciel
Copiez les données de votre Excel en incluant les en-têtes de colonnes. Assurez-vous que les libellés de colonnes soient strictement identiques aux champs d'information de la page Communauté > Paramétrage, collez-les dans l'emplacement prévu et cliquez sur Suivant.
Identification des champs
Cette étape permet de faire correspondre chaque colonne de votre Excel avec les champs configurés depuis la page Communauté > Paramétrage.
Si besoin, vous pouvez décider d'ignorer certaines colonnes.
Cliquez ensuite sur "Continuer".
Aperçu avant import
S'il y a des erreurs, elles apparaîtront en rouge à cette étape. Vous pouvez les modifier directement dans la case rouge, ou bien les modifier dans votre tableau Excel pour refaire un copier/coller.
Tout est bon, cliquez sur 'Continuer' :
Finaliser l'import
Vous avez la possibilité à cette étape de réimporter ces membres en tant qu'adhérents, donateurs, ou bien de les ajouter à un ou plusieurs groupes, en précisant éventuellement la date de fin de l'appartenance au groupe. Cette option permet l'ajout dans les groupes simples (fixes) et les groupes avancés.
Par la suite, cliquer sur 'Importer' et le tour est joué :
Pour aller plus loin
Nous vous invitons à consulter les articles suivants pour approfondir le sujet :
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