Rechercher un contact dans sa Communauté

Avant de commencer

Votre Communauté rassemble tous vos contacts, c'est votre base de données.

Pour qu'elle soit utile et exploitable, vous devez pouvoir rechercher un contact (personne ou structure) dans votre base de donnée.

Bonne nouvelle, la recherche est facilitée grâce à trois options : la recherche simple, la recherche par groupe, et la recherche avancée. C'est ce que nous verrons dans cet article : 

• La recherche simple dans la Communauté
• La fonction "Filtrer par" pour ne sélectionner que des groupes
• La recherche avancée dans la Communauté
• Impossible de retrouver un contact dans la Communauté 

Une image valant 1000 mots, voici les 3 options :

A noter : les explications partagées dans cet article concernent également la recherche sur les Structures (fonctionnalité incluse uniquement dans l'offre Professionnelle).

Faire une recherche simple dans la Communauté

Depuis Communauté > Contacts, tapez votre recherche dans le champ dédié.

Cela permet de rechercher rapidement une personne sur laquelle vous avez quelques informations. 

C'est une recherche approximative qui se fait sur plusieurs critères :

• Le nom, le prénom ou l'email des personnes. 
• Les champs d'adresse (adresse, adresse complémentaire, ville, pays).
• Les champs de type texte et texte avec autocomplétion que vous avez créé.

Cette recherche tolère les fautes de frappes et d'orthographe.

Exemple : Si vous cherchez "Lyon", la recherche va vous fournir la liste des personnes enregistrées qui ont "Lyon" ou un résultat proche dans les champs listés ci-dessus. Vous aurez alors par exemple les personnes qui habitent à Lyon, mais également les personnes qui habitent rue de Lyon, à Paris. 

Utiliser la fonction "Filtrer par"

Sur la page Communauté > Contacts, utilisez le filtre en haut de la page. Il vous permet de n'afficher que certaines personnes selon des critères :

• de droits d'administration
• d'adhésion (effective, passée, non-adhésion)
• de dons (oui / non)
• d'appartenance à un groupe créé dans votre Communauté

Une fois les contacts filtrés, n'hésitez pas à utiliser d'autres outils pour affiner votre recherche :

• le tri grâce aux flèches sur la 1ère ligne du tableau,
• la recherche simple avec le champ texte expliquée ci-dessus.

Pour le tri, sélectionnez les informations à afficher dans le tableau au moyen de l'icône juste au-dessus du tableau.

Faire une recherche avancée sur la Communauté

Cette fonctionnalité permet de croiser différents critères.

Cliquez sur "Recherche avancée", un panel de recherche s'affiche avec différentes catégories :

• Informations du contact avec les champs d’information par défaut, et ceux que vous avez personnalisés,
• Adhésions,
• Dons,
• Groupes fixes, pour filtrer les contacts selon leur appartenance à un ou plusieurs groupes.

Sélectionnez un ou plusieurs critères : le résultat de votre recherche s'affiche en temps réel sur votre Communauté.

Au besoin, un clic sur "Effacer les champs" réinitialise votre recherche.

Impossible de retrouver un contact dans votre Communauté

Vous n'arrivez pas à retrouver un contact dans votre Communauté, pourtant vous être sûr(e) que cette personne a un compte AssoConnect. 

La personne a-t-elle été archivée ?

Si cette situation arrive, il est possible que ce contact soit archivé. La liste des membres archivés se retrouve dans Communauté > Paramétrage, puis dans l'onglet Options avancées. 

Vous avez alors la possibilité de restaurer les personnes archivées en cas d'erreur.

La fiche profil a-t-elle l'information recherchée ? 

Vous recherchez toutes les personnes qui sont nées entre 2001 et 2002. Pourtant, une des personnes de votre base de données (pour laquelle vous êtes certain(e) qu'elle répond à ces critères) n'est pas affichée dans les résultats. 

C'est très certainement que le champ / cette information (ici la date de naissance) n'est pas renseigné dans la base de données.