Modifier, supprimer ou archiver un contact

Avant de commencer

Les contacts sont rassemblés dans votre Communauté. Cet article traite des points suivants :

• Modifier les informations d'un contact
• Mettre à jour les informations de plusieurs contacts à la fois
• Archiver ou supprimer un contact
• Restaurer un contact archivé

C'est parti !

Modifier les informations d'un contact

Pour modifier les informations enregistrées sur le profil d'une personne, allez sur la page Communauté > Contacts.

Retrouvez le membre dont vous souhaitez modifier les informations via les outils de recherche et de tri et cliquez sur l'icône Crayon de sa ligne pour modifier ses informations.

Vous arrivez sur la page d'édition du profil sur laquelle vous retrouvez l'ensemble des champs paramétrés. Vous pouvez alors les éditer. Cliquez sur le bouton "Mettre à jour le profil" pour sauvegarder les modifications.

A noter : vous pouvez également accéder à cette page en allant sur la fiche d'un contact, depuis l'onglet "Profil" puis en cliquant sur le bouton "Mettre à jour le profil"

Mettre à jour les informations de plusieurs personnes à la fois

Principe

Vous pouvez avoir besoin de mettre à jour les informations de plusieurs personnes. Vous pouvez le faire en masse grâce à l'import de fichier Excel.

La première étape sera si besoin d'exporter votre Excel depuis la page Communauté > Contacts afin de mettre à jour ou d'ajouter des valeurs directement dans ce document.

Une fois vos modifications faites sur l'Excel, revenez sur la page Contacts et cliquez sur  +Ajouter > Importer des personnes.

La procédure sera ensuite la même que celle décrite dans l'article sur l'ajout de plusieurs de personnes.

Pour éviter les doublons et mettre à jour un profil sans en créer un nouveau, pensez à inclure la colonne d'identifiant unique (mail, ID du contact ou identifiant spécifique) dans l'import.

Si vous constatez la présence de doublons, vous pouvez fusionner les deux comptes comme expliqué dans cet article.

Vider un champ pour certains membres

Il n'est pas possible de vider un champ en important un Excel avec des valeurs vides, car celles-ci sont ignorées lors de l'import. Vous pouvez en revanche : 

• Exporter votre Excel avec les valeurs existantes. 
• Modifier l'Excel en supprimant les valeurs pour les membres de votre choix. 
• Supprimer et recréer le champ : cela donnera des valeurs vides pour tous les membres. 
• Importer l'Excel contenant des valeurs pour certains membres et vide pour les autres. 

Archiver ou supprimer un contact

Un membre a quitté l'association, ou vous voulez supprimer un profil créé par erreur ? Vous pouvez facilement archiver ou supprimer un membre de votre base.

Archiver un contact

Rendez-vous dans Communauté > Contacts. Cochez les membres à archiver puis cliquez sur le bouton "+ d'options". Choisissez ensuite "Archiver les personnes sélectionnées", puis Valider.

Les personnes archivées se trouvent maintenant dans Communauté >Paramétrages > Options avancées.

Les informations d'une personne archivée ne sont pas perdues. Vous pouvez les restaurer ou les supprimer définitivement depuis cette page.

Supprimer un contact

Pour supprimer un contact, il faut d'abord l'archiver, puis le supprimer en le cochant et en cliquant sur Supprimer les personnes sélectionnées.

Attention, si vous supprimez une personne, toutes les informations qui lui sont liées sont également supprimées.

Nous vous conseillons donc de ne pas supprimer des personnes qui ont été en interaction avec votre plateforme : participation à un événement, adhésion, liaison à une écriture comptable...

Restaurer un contact archivé

Vous avez archivé une personne sans le vouloir ? Vous pouvez restaurer cette personne et la réintégrer à la liste de votre communauté.

Rendez-vous sur Communauté > Paramétrage > Options avancées, sélectionnez la personne archivée et cliquez sur le bouton Restaurer les personnes sélectionnées.

En raison d'une limite technique, seules les 1000 premières personnes archivées seront affichées. Vous pouvez cependant accéder facilement n'importe quel membre archivé via l'outil de Recherche.

Une fois restaurée, la personne réapparaîtra dans la liste des contacts de votre communauté.