Il arrive dans certains cas que vous ayez deux comptes pour la même personne. Par exemple, elle s'est inscrite deux fois avec deux adresses mails différentes.
Plutôt que de supprimer ou d'archiver un de ces comptes, ce qui risquerait de vous faire perdre des données (si les deux comptes ont été utilisés), vous pouvez fusionner les comptes.
Cet article vous détaille les points suivants :
Système de vérification des doublons
Nous avons créé un système de vérification des éventuels doublons à la création de compte.
Les vérifications portent sur deux niveaux pour s'assurer qu'il s'agit bien de la même personne (ou pas) :
- D'abord les nom et prénom du nouveau contact ;
- Puis l'adresse mail et/ou le code postal.
Si les deux conditions précédentes sont remplies, alors le doublon est détecté et aucun nouveau contact n'est créé puisqu'il s'agit de la même personne.
Consultez cet article pour plus d'informations sur la gestion des doublons.
Ce système de vérification n'est valable que pour les nouveaux comptes - contacts ou structures - mais n'est pas rétroactif.
Fusionner deux comptes
Accéder à la page
Allez dans Communauté > Paramétrage > dans l'onglet Options avancées.
Là, vous pouvez renseigner les deux comptes en question :
- La fiche 1 est le compte principal : ses valeurs seront conservées s'il existe également des valeurs renseignées sur les mêmes champs d'information pour le compte 2.
- La fiche 2 correspond au compte fusionné : ses valeurs ne seront pas conservées s'il en existe pour les mêmes champs dans le compte principal.
L'adresse mail conservée sera celle du compte principal et la personne ne pourra plus se connecter avec l'adresse du second compte.
Identifier les comptes 1 et 2
Si les coordonnées des deux comptes sont identiques (mêmes noms/prénoms/emails), le moyen le plus simple pour identifier les comptes sera d'utiliser l'ID du contact.
Rendez-vous sur la page Contacts, depuis l'icône "fenêtre", sélectionnez ID du Contact pour l'activer.
Ouvrez la page des options avancées dans une nouvelle fenêtre et utilisez les ID pour faire la recherche des comptes à fusionner.
Détail des informations fusionnées
Dans le compte principal, les informations fusionnées sont :
- Les champs d'informations de la fiche 2 - ses valeurs ne seront pas conservées s'il en existe pour les mêmes champs dans la fiche 1.
- Les transactions (don, adhésion, événement, boutique) effectuées via la fiche 2 sont transférées dans la fiche 1.
La fusion est cependant limitée en ce qui concerne la comptabilité :
- Il y aura toujours deux tiers en comptabilité (visible dans le grand livre utilisateur).
- Les écritures comptables ne sont donc pas fusionnées.
Il ne sera pas possible de rattacher une écriture de paiement au tiers du compte 2 après la fusion. Le plus simple est donc de solder ses éventuelles dettes/créances avant de fusionner.
Pour aller plus loin :
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