Créer un formulaire d'adhésion vous permet d'enregistrer manuellement vos adhésions en tant qu'administrateur ou de laisser vos membres s'inscrire en ligne par eux-mêmes. Cela vous fait gagner un temps précieux dans l'enregistrement et le suivi de vos adhésions.
Cet article traite des points suivants :
- Les bénéfices de la gestion des adhésions sur AssoConnect
- Paramétrer son formulaire d'adhésion
- Enregistrer son formulaire et le publier
Les bénéfices de la gestion des adhésions sur AssoConnect
Gérer vos adhésions sur AssoConnect vous permet de bénéficier des automatisations comprises dans le logiciel.
Ainsi, lorsqu'une adhésion est enregistrée sur votre formulaire d'adhésion (par un administrateur ou l'adhérent lui-même) :
- les écritures relatives à l'adhésion et à son paiement sont saisies automatiquement en comptabilité ;
- l'adhérent et ses informations sont enregistrés dans votre Communauté (si le contact existe déjà, l'adhésion est simplement ajoutée à son profil) ;
- les factures ou reçus sont générés et envoyés automatiquement à l'adhérent ;
- vous pouvez proposer du paiement en ligne par carte bancaire.
Tout cela vous fait gagner beaucoup de temps.
Paramétrer son formulaire d'adhésion
Les formulaires d'adhésion existants sont listés dans la page Formulaires > Adhésions.
Si aucun formulaire n'a été créé, il vous sera alors proposé d'en créer un premier depuis cette page.
Vous arrivez sur la page de création de votre formulaire. Vous avez alors le choix entre deux types de formulaires :
- formulaire d'adhésion immédiate : il s'agit du cas classique : les personnes inscrites sont considérées directement comme adhérentes ;
- formulaire avec demande d'adhésion : les personnes souhaitant adhérer devront être validées par un administrateur avant d'être considérées comme adhérentes. Cela vous permet de filtrer les demandes.
Cet article restera général sur les différentes étapes d'un formulaire.
Pour en savoir plus sur la gestion spécifique des formulaires avec demandes d'adhésion, nous vous conseillons cette section du centre d'aide.
1. Informations générales
Ce sont les informations essentielles, elles seront visibles sur votre formulaire d'adhésion.
Indiquez dans cette section le nom de votre formulaire (obligatoire).
La description et l'image sont facultatives même si nous vous les conseillons : elles donneront envie à vos adhérents. Vous pourrez également renseigner des conditions, des conditions générales de vente (CGV) ou encore des pièces jointes.
Cette section permet d'expliquer le fonctionnement du processus d'adhésion. N'hésitez pas à ajouter un maximum d'informations afin de clarifier son déroulement pour vos adhérents. Notez que vous pouvez les modifier à tout moment.
2. Tarifs & formules d'adhésion
Cette étape vous permet de créer votre grille tarifaire, à l'aide de formules d'adhésion.
Vous devez proposer au moins une formule d’adhésion. Vous pouvez ajouter des prestations optionnelles (ex : choix d'un cours ou d'un atelier).
N’hésitez pas à regarder la courte vidéo ci-dessous pour maîtriser simplement cette étape.
Pour chaque formule d'adhésion, vous devez impérativement indiquer :
- le nom de la formule : il sera affiché sur votre formulaire d'adhésion ;
- le prix : soit un prix indicatif, soit un montant libre, soit un tarif gratuit ;
- la période pendant laquelle la personne prenant cette adhésion sera considérée comme adhérente (elle aura un badge jaune dans votre Communauté). Trois possibilités :
- De date à date : les personnes seront enregistrées comme adhérentes sur une période fixe que vous aurez définie, quelle que soit la date de début de l'adhésion ;
- Sur une durée donnée : les personnes seront considérées comme adhérentes sur une période fixée à partir du moment où elles font acte d'adhésion. Si on définit une période de 12 mois, une adhésion créée le 5 janvier prendra fin le 4 janvier de l’année suivante ;
- Adhésion à vie : les personnes resteront adhérentes de manière permanente.
L'option "Adhésion à vie" doit être activée au préalable pour pouvoir l'utiliser dans vos formulaires. Pour cela, allez dans vos Paramètres > Formulaires et billetteries > section Paramètres avancés (en bas de page) et activez Adhésion à vie.
Une fois votre première formule d'adhésion créée, cliquez sur + Nouveau pour créer d'autres formules.
Types de tarifs
- Formule d'adhésion : ce tarif est obligatoire et constitue la base de l'adhésion ;
- Prestation optionnelle : permet par exemple le choix d'un cours ou d'un atelier ;
- Vente de produit : produit complémentaire de l’adhésion (vente de tenue ou d’équipement).
Cliquez sur la roue crantée pour ouvrir plus de détails.
Pour aller plus loin, consultez l'article sur la gestion des tarifs.
Options avancées
Vous avez la possibilité d'affiner les réglages de vos collectes d'adhésions en vous rendant dans Paramètres > Formulaires & Billetteries.
Vous pouvez ainsi :
1. Personnaliser les informations et tarifs affichables sur vos collectes
- Limiter le nombre de participants à une collecte ;
- Limiter le nombre de participants pour un tarif / une formule spécifique ;
- Limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur une collecte donnée ;
- Limiter les tarifs ou formules à certains groupes de votre communauté.
Pour en savoir plus sur ce paramétrage, consultez notre article dédié : Contrôler le nombre d'inscrits sur les formulaires et billetteries
2. Automatiser et personnaliser certaines actions effectuées suite à l'inscription à vos collectes d'adhésions, de dons ou vos billetteries
- Affecter à un groupe (uniquement les groupes fixes) les personnes ayant choisi une formule ;
- Affecter chaque adhésion à une catégorie comptable spécifique ;
- Envoyer une confirmation & un justificatif d’inscription pour les ajouts manuels ;
- Créer des règles de réduction basées sur l'appartenance de la personne à un groupe ou sur le nombre de participants à la même collecte.
Pour en savoir plus sur ce paramétrage, consultez notre article dédié : Paramétrer les automatisations entre vos formulaires et les autres fonctionnalités
3. Paramètres d’affichage
- Pour un formulaire d’adhésion, de dons ou une billetterie, vous pouvez décider d’afficher ou non la liste des personnes y ayant participé.
Pour en savoir plus sur ce paramétrage, consultez notre article dédié : Afficher les participants à un événement
4. Autres paramètres avancés
- Adhésion à vie : si vous souhaitez proposer ce type d'adhésions sur vos formulaires, activez ce paramètre. Pour en savoir plus, jetez un œil à cette partie.
- Personnalisation du parcours d’achat : personnalisez la page d’arrivée après confirmation de l’adhésion, du don ou de l’inscription à l’événement. Ou activez le système de panier : permettez de participer à plusieurs formulaires avant de confirmer la commande.
Pour en savoir plus sur ce paramétrage, consultez notre article dédié : Personnaliser le parcours d'achat et activer le système de panier
Groupes de tarifs
Si vous proposez une gamme de tarifs conséquente, vous pouvez les regrouper en groupes de tarifs pour clarifier l'affichage. Vous pouvez consulter cet article pour plus d'explications.
Réductions
Il est possible d'ajouter des réductions afin de faire bénéficier certains adhérents de tarifs préférentiels. Leur fonctionnement est détaillé dans cet article.
3. Formulaire
Paramétrage du formulaire
Cette section permet de collecter des informations sur vos adhérents lors de leur inscription.
Vous retrouvez ici :
- les informations générales définies par défaut sur le logiciel ;
- les champs que vous avez personnalisés pour votre association depuis Communauté > Paramétrage.
Les informations saisies par l'adhérent alimenteront la fiche profil accessible via la liste des personnes enregistrées. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
Les champs peuvent être obligatoires lors de l’inscription, non demandés ou simplement optionnels.
À noter : si vous ne rendez pas obligatoire le mail dans les informations générales, les adhérents ne pourront pas se connecter à leur compte.
Informations affichées à la réinscription
Dans le cas d'une ré-adhésion, AssoConnect affiche seulement les informations n'ayant pas déjà été renseignées, ce qui limite le nombre de champs à remplir et simplifie le déroulement.
Il arrive que des informations déjà renseignées l'année passée doivent être mises à jour par l'adhérent lors de l'inscription (choix d'un cours ou d'un atelier).
Nous conseillons dans ce cas de supprimer les champs à la fin de la période d'adhésion pour en créer de nouveaux. Cela supprimera les valeurs déjà saisies et le champ sera affiché à la réinscription. Vous pouvez aussi créer un champ par saison/période ("certificat 2022" et "certificat 2023").
4. Paiement et confirmation
Modes de paiement
Si vous avez opté pour le formulaire en ligne, vous avez la possibilité de proposer plusieurs modes de paiement à vos futurs adhérents.
Les paiements en ligne (en une ou plusieurs fois) sont collectés via votre compte en ligne. Pour collecter sans restriction et virer les fonds sur le compte en banque de l'organisation, suivez la procédure décrite dans cet article sur la certification.
Si vous gérez votre comptabilité avec AssoConnect, pensez à utiliser les modules de dépôt d'espèces et de remise de chèque pour enregistrer en banque les paiements par chèque ou espèces.
Pour plus d'informations concernant le paiement en plusieurs fois, veuillez consulter l'article suivant : Fonctionnement du paiement en plusieurs fois
Email de confirmation
Vous pouvez personnaliser le message dans l'email de confirmation, ce qui peut être l'occasion de glisser un mot de remerciement personnalisé.
L'émission du reçu fiscal se fait pour l'ensemble du panier. Si tous les tarifs ne sont pas éligibles au reçu fiscal, créez des formulaires séparés. L'émission d'une facture ne sera possible que si l'émission du reçu fiscal est désactivée pour le formulaire.
5. Publication
La première question à vous poser est la suivante : voulez-vous que les personnes puissent s'inscrire par elles-mêmes sur votre formulaire ?
Si la réponse est "oui" (c'est notre recommandation), alors choisissiez l'une des 2 premières options :
- Depuis un lien
- Publication sur le site internet
Cela ne vous empêchera pas d'ajouter manuellement des personnes.
Si la réponse est "non", choisissez "Pas d'adhésion en ligne". Il ne vous reste plus qu'à enregistrer, vous avez terminé.
Cet article vous explique la différence entre un formulaire en ligne et un formulaire hors ligne
Pour aller plus loin, consultez l'article sur l'ajout manuel d'un adhérent.
Admettons que vous avez opté pour les adhésions en ligne : passons au dernier paramétrage.
Publication depuis un lien
Indiquez qui peut avoir accès à la page :
- soit toutes les personnes disposant du lien que vous aurez partagé ;
- soit certaines personnes selon des règles personnalisées (Communauté, Adhérents, etc.). Il faut alors qu'elles soient connectées à leur compte de votre plateforme AssoConnect.
Enfin, vous pouvez indiquer les dates de disponibilité de votre formulaire d'adhésion. En dehors de ces dates, les personnes ne pourront pas adhérer sur votre formulaire. Les dates peuvent être changées à tout moment par les administrateurs (si vous souhaitez prolonger un formulaire par exemple).
Publication sur le site internet
L’option Sur le site internet permet de publier le formulaire d'adhésion sur une page de votre site AssoConnect. Pour que le formulaire soit visible, la page recevant votre formulaire doit être placée dans un menu du site depuis Site internet > Menu et Pages.
Comme indiqué juste au-dessus, vous pouvez renseigner des dates de disponibilité de votre formulaire.
Pour accéder au formulaire via ce lien, votre site doit être actif (et non en maintenance). Vous pouvez gérer cela depuis Site internet > Paramétrage et thème.
Enregistrer le formulaire et le publier
Une fois toutes les sections paramétrées, cliquez sur Enregistrer.
Le statut du formulaire apparaîtra alors comme Publié. Vous pourrez par la suite modifier ce statut de publication en passant le formulaire en brouillon, en ventes suspendues ou en formulaire archivé.
Si l'enregistrement du formulaire échoue, la section en cause sera surlignée en rouge. Il faudra alors compléter les informations manquantes et enregistrer une nouvelle fois.
Si vous avez simplement enregistré votre formulaire en brouillon pour vérifier son apparence, n'oubliez pas de revenir sur l'onglet de Configuration pour changer son statut de "Brouillon" à "Publié" puis enregistrez.
Il est ensuite temps de diffuser le lien de votre formulaire pour que les personnes adhèrent ! Vous le retrouvez dans l'onglet "Diffusion". C'est également là que vous trouvez la possibilité de publier le formulaire sur un site externe en intégrant le formulaire en iframe.
Pour aller plus loin
Pour approfondir le sujet, nous vous conseillons les articles suivants :
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