Ajouter un adhérent

Avant de commencer

Cet article traite des points suivant:

• Les différentes manières d'enregistrer une adhésion
• Enregistrer une adhésion manuellement 
• Enregistrer une adhésion en comptabilité

Les différentes manières d'enregistrer une adhésion

Il existe deux moyens d'enregistrer une adhésion : créer une campagne d'adhésion ou paramétrer la durée d'adhésion depuis personnes enregistrées

 Créer une campagne d'adhésion : 

La campagne d'adhésion se créée à partir d'Adhésion dans le module Communauté. Les adhérents ajoutés à votre campagne seront automatiquement ajoutés à votre communauté. 

Cet article explique en détail le processus d'édition d'une campagne d'adhésion. 

Quel est l'intérêt d'utiliser une campagne d'adhésion ?

- Elle vous permettra d'enregistrer manuellement vos adhésions ou de créer une billetterie pour permettre aux membres d'adhérer en ligne. Vous pourrez communiquer facilement sur votre campagne dans l'onglet communication de la campagne.

- Les écritures correspondant aux cotisations seront directement éditées en comptabilité, ce qui vous évitera d'avoir à les saisir manuellement. Vous pourrez ainsi facilement avoir un suivi de vos créances et des chèques reçus par exemple.

- Vous pourrez collecter des informations sur vos adhérents, en leur demandant de remplir un formulaire.

- Vous pouvez visualiser les inscrits à votre campagne, leurs formules d'adhésion, leur moyen de paiement et l'état de leur paiement dans un tableau récapitulatif.

Paramétrer la durée d'adhésion depuis personnes enregistrées :

Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer une adhésion à partir de personnes enregistrées depuis le module communauté.

Sélectionnez la ou les personnes dont vous voulez paramétrer les dates d'adhésions. Cliquez sur + d'options, puis sélectionnez Ajouter en tant qu'adhérent. Enfin, choisissez les dates de début et de fin d'adhésion puis validez.

Cette méthode permet de donner le statut d'adhérent à plusieurs personnes simultanément. Pour cela, cochez plusieurs personnes et effectuez les manipulations décrites plus haut. 

Quel est l'intérêt de paramétrer la durée d'adhésion depuis personnes enregistrées ?

- Enregistrer une adhésion de cette manière peut-être intéressant si vous venez de rejoindre AssoConnect, et que vous êtes au milieu de la période d'adhésion de vos membres. Vous pouvez renseigner leur adhésions par ce biais pour les quelques mois restants, puis créer une campagne pour la rentrée suivante.

- Si vous n'utilisez pas la compta avec AssoConnect et que vous ne voulez pas donner la possibilité à votre communauté d'adhérer en ligne, il est aussi simple de procéder comme ceci. L'intérêt étant que vous pourrez enregistrez de nombreuses adhésions rapidement en sélectionnant plusieurs membres à la fois.

- Enfin, vous pouvez exceptionnellement prolonger des périodes d'adhésions par ce biais. 

 

Enregistrer une adhésion manuellement  

Si les utilisateurs s'inscrivent en ligne à une campagne d'adhésion, ils seront automatiquement ajoutés dans la liste des adhérents, et la recette sera inscrite en comptabilité. En revanche, il se peut que vous gériez également les adhésions hors ligne en les enregistrant manuellement. Cet article vous explique la marche à suivre.

Rendez-vous dans Communauté > Adhésions. Une fois sur la page récapitulative de vos campagnes d'adhésion, cliquez sur le bouton "Gérer la campagne" sur la campagne d'adhésion souhaitée.

Vous êtes redirigé sur la page listant les adhérents. Cliquez sur le bouton "+Ajouter un adhérent". 

Rattacher l'adhésion à un profil

Le champ "Rattacher à une personne (facultatif)" vous permet de rattacher la ou les adhésions à une personne, notamment pour avoir un suivi des paiements.

Vous pouvez ensuite enregistrer les adhérents en renseignant leurs Prénoms et Noms ainsi que les tarifs d'adhésion choisis.

Vous pouvez également appliquer une réduction personnalisée, en € ou % de chaque adhésion.

Cliquez ensuite sur "Continuer". Pour chaque adhésion enregistrée vous pouvez indiquer s'il s'agit d'un membre déjà présent dans votre base, ou s'il s'agit d'un nouveau membre dont il faut créer un profil.

 

Enregistrer les adhésions en comptabilité

La deuxième étape de l'enregistrement de l'adhésion est l'enregistrement en comptabilité. Grâce à cette étape, votre adhésion se retrouvera dans la comptabilité, et vous n'aurez pas besoin de saisir à nouveau cette information.

Il y a deux possibilités : le paiement est immédiat ou est ultérieur et/ou en plusieurs fois

Paiement immédiat

Indiquez le moyen de paiement, éventuellement le compte associé, et la date si celle indiquée n'est pas la bonne. Vous pouvez également ajouter un commentaire si besoin est.

La personne liée est la même que celle indiquée à la première étape mais vous pouvez la modifier si besoin.
Rappel : c'est à cette personne que sera relié le paiement. 

Paiement ultérieur et/ou en plusieurs fois

Cochez la case "Paiement ultérieur (dette / créance)"

Vous pouvez alors renseigner les différents paiements si vous les connaissez déjà (par exemple si vous recevez trois chèques à encaisser à trois dates différentes). Si vous ne savez pas quand ni comment la personne vous réglera, vous pouvez ne rien indiquer. 

Cliquer sur "Enregistrer" : c'est bon ! L'adhésion a bien été enregistrée pour le membre, et en comptabilité.

Vous êtes redirigé vers la liste des inscrits à la campagne d'adhésion et vous pouvez ajouter un autre adhérent.

La colonne "A payé ?" vous renseigne sur les états de paiement. Vous avez également accès à la liste des personnes qui vous doivent de l'argent dans votre module Comptabilité > Saisie > Dettes - Créances 

"Oui" indique que le règlement est bien enregistré en comptabilité. "Non" et "En partie"indiquent respectivement que le paiement n'est pas enregistré en comptabilité ou que la totalité de la somme n'a pas encore été réglée. 

Réception du paiement

Dans le cas où vous recevez un paiement ultérieur, vous pouvez indiquer plus tard les informations concernant le paiement.

Vous pouvez faire cette manipulation depuis la liste des inscrits dans Communauté > Adhésions puis sur la campagne concernée, ou depuis Comptabilité > Saisie > Dettes - Créances 

Il suffit que vous cliquiez sur le "Détail" de la ligne concernée.

Vous arrivez alors sur le détail de la transaction, dans lequel vous pouvez voir et modifier certaines informations.

Cliquez sur "Voir l'écriture en comptabilité".

Complétez alors les paiements déjà enregistrés en cliquant sur "Editer" du paiement concerné, puis en cochant "paiement reçu" le cas échéant, ou bien ajoutez un paiement en cliquant sur "Ajouter un paiement".

Renseignez les informations puis cliquez sur "Enregistrer"