Avant de commencer
Il existe deux moyens d'enregistrer une adhésion : ajouter une période d'adhésion depuis la page Communauté > Personnes enregistrées ou créer une campagne d'adhésion.
La première méthode est plus rapide à mettre en place, mais n'offre pas un suivi approfondi. En effet, la campagne d'adhésion permet de suivre les transactions, collecter des informations et plus encore.
Cet article traite des points suivant :
Ajouter une période d'adhésion
Avantages de la méthode
Cette approche peut être adaptée si vous débutez avec le logiciel et êtes au milieu de la période d'adhésion de vos membres. Vous pouvez alors renseigner leur adhésion pour les quelques mois restants, puis créer une campagne pour la rentrée suivante.
Elle l'est également si vous n'utilisez pas la comptabilité ou que vous ne voulez pas donner la possibilité d'adhérer en ligne. Vous pourrez ainsi enregistrer de nombreuses adhésions rapidement.
Vous pouvez exceptionnellement prolonger des périodes d'adhésions par ce biais. Il ne sera en revanche pas possible de modifier les dates d'une période déjà existante.
Marche à suivre
Vous avez tout d'abord la possibilité d'enregistrer une adhésion à partir de la page Communauté > Personnes enregistrées.
Sélectionnez la ou les personnes concernée(s) > cliquez sur + d'options > sélectionnez Ajouter en tant qu'adhérent. Choisissez ensuite les dates de début et fin d'adhésion et validez.
Cette méthode permet de donner le statut d'adhérent à plusieurs personnes simultanément. Pour cela, cochez plusieurs personnes et effectuez les manipulations décrites plus haut.
Créer une campagne d'adhésion
Avantages de la méthode
La campagne permet d'ajouter manuellement vos adhérents ou de les laisser adhérer en ligne. Vous pourrez communiquer facilement sur votre campagne une fois publiée.
Les adhérents inscrits seront automatiquement enregistrés dans la communauté. Vous pourrez également collecter des informations sur vos adhérents, en leur demandant de remplir un formulaire.
Les écritures correspondantes seront directement ajoutées en comptabilité. Vous pourrez ainsi suivre vos créances facilement. Vous pouvez visualiser les inscrits à votre campagne, leurs formules d'adhésion, leur moyen de paiement et l'état de leur paiement dans un tableau récapitulatif.
Marche à suivre
La campagne d'adhésion se créée depuis la page Communauté > Adhésions. Les adhérents inscrits à votre campagne seront automatiquement ajoutés à votre communauté.
Cet article explique en détail le processus d'édition d'une campagne d'adhésion.
Enregistrer une adhésion manuellement
Accéder à la page d'ajout d'adhérents
Si les utilisateurs s'inscrivent en ligne, ils seront automatiquement ajoutés dans la liste des adhérents, et la recette sera inscrite en comptabilité. Vous pouvez cependant enregistrer vos adhésions manuellement.
Rendez-vous dans Communauté > Adhésions. Une fois sur la page récapitulative de vos campagnes d'adhésion, cliquez sur le bouton Gérer sur la campagne d'adhésion souhaitée.
Vous êtes redirigé sur la page listant les adhérents. Cliquez sur le bouton +Ajouter un adhérent.
Rattacher l'adhésion à un profil
Le champ Rattacher à une personne (facultatif) vous permet de rattacher la ou les adhésions à une personne, notamment pour avoir un suivi des paiements.
Ce champ représente l'acheteur de la transaction : il est lié à l'écriture comptable et la transaction sera listée dans l'onglet Achats de sa fiche profil.
Inscrire les adhérents
Vous pouvez ensuite enregistrer les adhérents en renseignant leurs noms/prénoms et tarifs d'adhésion. Il est possible d'inscrire des adhérents supplémentaires en cliquant sur Ajouter une personne.
Appliquer si besoin une réduction personnalisée en € ou % et cliquez sur Continuer.
Collecter des informations sur l'adhérent
Il vous sera proposé de renseigner les données correspondant au justificatif activé (facture/reçu fiscal) et aux informations activées dans le formulaire de la campagne.
Si un profil existant correspond aux informations saisies, vous pouvez rattacher l'inscription à sa fiche ou en créer une nouvelle. Les fiches des adhésions non-finalisées sont aussi proposées ici.
Enregistrer les adhésions en comptabilité
La dernière étape de l'enregistrement de l'adhésion est l'ajout en comptabilité. Grâce à cela, votre adhésion se retrouvera dans la comptabilité, et vous n'aurez pas besoin de la saisir à nouveau.
Pour un paiement immédiat, indiquez le moyen de paiement, le compte associé, et la date si ce n'est pas la bonne. La personne liée est l'acheteur de l'étape 1, mais vous pouvez la modifier si besoin.
Pour un paiement ultérieur/en plusieurs fois, cochez la case Paiement ultérieur. Renseignez les paiements si vous les connaissez (3 chèques à encaisser à 3 dates). Sinon, vous pouvez ne rien indiquer.
Cliquer sur Enregistrer. L'adhésion sera enregistrée pour l'adhérent et en comptabilité. Vous êtes redirigé vers la liste des inscrits à la campagne d'adhésion et vous pouvez ajouter un autre adhérent.
Pour avoir une visibilité sur vos statuts des paiements cliquez sur filtrer par statut de paiement :
Consultez cet article pour enregistrer un paiement sur une adhésion faisant l'objet d'un paiement ultérieur.
Pour aller plus loin :
- Ajouter plusieurs personnes via import excel
- Créer sa campagne d'adhésion
- Informations sur les adhésions
- Enregistrer plusieurs paiements pour une adhésion
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