Ajouter une personne dans sa Communauté – Centre d'Aide

La construction d'une base de données est essentielle pour commencer le travail avec votre système CRM. Sur AssoConnect, vous pouvez ajouter vous-même des contacts ou laisser les personnes se créer un compte elles-mêmes dans votre base de données.

Découvrez dans cet article, les différentes possibilités de création de profil :

Ajouter manuellement un contact à sa Communauté
Sur le site internet
Ajouter une personne via un formulaire d’adhésion ou de don
Via la newsletter
Système de vérification des doublons

Ajouter manuellement un contact à sa Communauté

C'est la méthode la plus courante de création de profil : vous créez une fiche d'une personne/structure en base de données afin de stocker ses informations. À chaque fois qu'une personne est ajoutée dans la communauté, un compte est créé de manière automatique.

Pour ajouter une personne, rendez-vous dans Communauté > Contacts et cliquez sur le bouton Ajouter puis sur Ajouter une personne.

Vous êtes alors sur la page de création d'une personne, depuis laquelle vous pouvez renseigner les informations la concernant. Une fois cela fait, cliquez sur Enregistrer en bas de page.

Lors de l'ajout, vous pouvez décider de :

Ajouter cette personne à un groupe ;
Alerter la personne de son ajout.

Vos membres pourront dès lors configurer leur compte si vous le souhaitez, en choisissant leur propre mot de passe. Pour plus d'informations, consultez cet article.

Vous pouvez également importer plusieurs personnes en même temps via un excel.

Sur le site internet

Si vous avez activé l'application Site internet, il est possible pour les personnes qui arrivent sur le site de se créer un compte.

La création d'un compte se fait via la page de connexion. Celle-ci peut être ouverte via un bouton Se Connecter placé :

En bas de page de votre site (par défaut) ;
Ou si vous le souhaitez, dans le haut de page.

Les personnes peuvent ensuite cliquer sur le bouton Créer un compte et arriver sur la page d'inscription du site.

Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à découvrir l’article suivant : Ajouter ou enlever le bouton de connexion à l’espace membre sur son site.

Ajouter une personne via un formulaire d’adhésion ou de don

Si vous avez activé les applications Adhésions/Dons, les personnes seront ajoutées à votre communauté via leur inscription à ce formulaire.

Une personne qui n'est pas dans votre base de membres peut adhérer ou donner à votre association et se créer un compte.

Il lui est également possible de s'inscrire sans créer de compte, mais cela créera tout de même une fiche profil. Vous pourrez ensuite lui envoyer un mail de création de mot de passe. Consultez cet article pour en savoir plus sur les options de création de compte.

Pour que les personnes puissent accéder au formulaire sans posséder au préalable de compte utilisateur, il faut que le formulaire soit accessible à tous, sans restriction.

Via la newsletter

Vous pouvez proposer à des personnes de s'inscrire à votre newsletter. Ouvrez la page Site internet > Paramétrage et thème puis cliquez sur la section Bas de page, qui permet d'activer l’inscription à la newsletter.

Pour activer l’option :

cochez Inscription à la newsletter ;
cliquez ensuite sur + d'options ;
cochez finalement Ajouter à la communauté.

Lors de leur inscription à la newsletter, les personnes doivent renseigner leur adresse mail dans le champ Renseignez votre email.

La page d’inscription s’affichera avec les informations à renseigner :

Une fois toutes les informations nécessaires renseignées, il leur suffit de cliquer sur Créer mon compte et elles sont ajoutées à votre communauté automatiquement.

Ces personnes sont comptabilisées dans votre quota de contacts et sont donc prises en compte pour la facturation.

Système de vérification des doublons

Les vérifications portent sur deux niveaux pour s'assurer qu'il s'agit bien de la même personne (ou pas) :

D'abord les nom et prénom du nouveau contact ;
Puis l'adresse mail et/ou le code postal.

Schématiquement :

Si les deux conditions précédentes sont remplies, alors le doublon est détecté, et aucun nouveau contact n'est créé puisqu'il s'agit de la même personne.

Que se passe-t-il si un contact existe déjà dans sa base de données ?

Les informations sont mises à jour selon les règles ci-dessous.

1. Les informations non renseignées pour le nouveau contact en doublon n'effacent pas les informations préexistantes

Exemple d’un ajout manuel depuis la page Contacts :

John Doe (john.doe@email.com) est un contact existant dans votre Communauté, il a une photo de profil ;
Vous créez par erreur un nouveau contact appelé John Doe avec la même adresse mail, mais sans photo de profil ;
AssoConnect met à jour les nouvelles informations renseignées à propos de John Doe, mais ne supprime pas la photo de profil existante.

2. Les nouvelles informations remplacent les anciennes informations

Exemple d’un ajout via le bouton “Créer un compte” depuis la page de connexion :

Hannah Jones (hannah.jones@email.com) est un contact existant dans votre Communauté. Son adresse postale est 6 rue Beauregard, 75002 Paris ;
Elle crée par erreur un nouveau compte appelé Hannah Jones avec la même adresse mail. Son adresse postale est 34 rue du Sentier, 75002 Paris ;
AssoConnect met à jour le profil avec la nouvelle information qui devient donc 34 rue du Sentier, 75002 Paris.

3. Les nouvelles informations renseignées complètent les champs manquants du profil existant

Exemple d’un ajout via un formulaire d’adhésion en ligne :

Kylie Pearson (kylie.pearson@email.com) est un contact existant dans votre Communauté. Son adresse postale n'est pas renseignée ;
Elle s’inscrit à votre formulaire avec la même adresse mail et dont l'adresse postale est 34 rue du Sentier, 75002 Paris ;
Après l’inscription, AssoConnect met à jour le profil avec la nouvelle information à propos de l'adresse postale : 34 rue du Sentier, 75002 Paris.

4. Détection d'un doublon via un formulaire

Kevin James (kevin.james@email.com) est un contact existant dans votre Communauté ;
Il s’inscrit via un formulaire d’adhésion et clique sur “Créer un compte” ou “Continuer sans compte” ;
AssoConnect lui proposera les comptes portant un nom similaire ;
Il peut alors sélectionner le bon ou en créer un nouveau s’il ne s’agit pas de son compte.

Ce système de vérification n'est valable que pour les nouveaux comptes - contacts ou structures - mais n'est pas rétroactif. Néanmoins, si vous détectez des doublons dans votre Communauté, vous avez toujours la possibilité de les fusionner. N'hésitez pas à (re)lire l'article qui vous explique comment faire.

Pour aller plus loin :