En tant que responsable de votre association, vous avez besoin de bien connaître vos adhérents, leur historique vis-à-vis de votre structure, et les ressources issues des adhésions.
Ces informations détaillées sont généralement utiles pour remplir des dossiers de présentations, demandes de subvention, rapports d’activité, etc. AssoConnect vous donne la possibilité d’exporter ces informations pour répondre à ces besoins.
Découvrez dans cet article :
- Où exporter les informations sur les adhésions et les adhérents
- Quelles informations vous pouvez exporter
- Les exports d’informations pour les groupes avancés
- Pour aller plus loin
Rappel : sur AssoConnect, une adhésion vis-à-vis de votre association a forcément une date de début et une date de fin. Ces deux dates déterminent la période pendant laquelle l’adhésion est considérée comme "active".
Où exporter les informations sur les adhésions et les adhérents ?
L’interface Exports, accessible depuis Communauté dans le menu latéral gauche, offre la possibilité d’exporter massivement des informations consolidées sur vos adhérents et les adhésions.
Depuis Communauté > Centre d'Exports, choisissez "Adhésions & Adhérents".
Vous arrivez alors sur une page dédiée qui vous propose différentes informations à exporter.
Quelles informations pouvez-vous exporter ?
Cette page d’export massif vous permet d’exporter les listes consolidées à propos des contacts adhérents et leurs adhésions.
A noter : si vous avez activé la fonctionnalité Structures (accessible dans l’offre Professionnelle), vous pouvez exporter les informations à propos des structures adhérentes. Ce choix vous est proposé à l’export.
A propos des adhérents actuels
Sur la page d’export, vous pouvez choisir d’exporter les informations à propos de vos adhérents actuels, c’est-à-dire les personnes dont les dates de début et de fin d’adhésion contiennent la date du jour.
Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs du contact
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- 1ère adhésion : date de la première adhésion enregistrée sur AssoConnect
- Fin d’adhésion : date à partir de laquelle le contact ne sera plus considéré comme adhérent
- Montant de l'adhésion en cours
- Organisation à laquelle est rattachée l’adhésion, utile notamment pour les plateformes ayant des groupes avancés auxquels il est possible d’adhérer (ex : clubs omnisports)
A propos des anciens adhérents
Vous pouvez choisir d’exporter uniquement les informations à propos des anciens adhérents en choisissant la période d’adhésion.
Vous sélectionnez deux dates. Si un contact a eu une adhésion active sur une journée au moins comprise entre les deux dates, il apparaitra dans votre export.
Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs du contact
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- 1ère adhésion : date de la première adhésion enregistrée sur AssoConnect
- Fin d’adhésion : date à partir de laquelle le contact ne sera plus considéré comme adhérent
- Somme des montants des adhésions du contact sur la période sélectionnée
- Organisation à laquelle est rattachée l’adhésion, utile notamment pour les plateformes ayant des groupes avancés auxquels il est possible d’adhérer (ex : clubs omnisports)
A propos des adhésions sur une période donnée
Il s’agit ici non plus des adhérents, c’est-à-dire des personnes physiques ou morales, mais bien d’adhésions.
Ainsi, si une personne a adhéré deux fois à votre association sur la période sélectionnée, elle apparaitra deux fois dans l’export que vous recevrez par mail.
Il contiendra les informations suivantes :
- Identifiant de la transaction, qui apparait dans la liste d’inscrits du formulaire d’adhésion
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs du contact
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Date de la transaction, c'est-à-dire date à laquelle l'adhésion a été prise
- Date de début d'adhésion, c'est-à-dire date à partir de laquelle l’adhésion est active
- Date de fin d’adhésion, c'est-à-dire date au-delà de laquelle l’adhésion n’est plus active
- Montant de l'adhésion
- Statut du paiement : adhésion payée, partiellement payée ou non payée
- Moyen de paiement utilisé pour le règlement de l’adhésion : carte bancaire, carte bancaire en plusieurs fois, chèque, etc.
- Nom du formulaire sur lequel l’adhésion a été prise
Les exports des adhérents et adhésions pour les groupes avancés
Si vous gérez une plateforme avec des groupes avancés, cette partie vous intéressera certainement.
Prenons deux exemples pour illustrer.
Exemple 1 : les adhésions sont gérées au niveau des groupes avancés
Sur AssoConnect, vous gérez un club omnisports (= l’administration principale) avec plusieurs sections (= des groupes avancés). Les adhésions sont gérées au sein de chaque section.
- Si vous exportez la liste des adhérents depuis l’administration principale, vous obtiendrez l’ensemble des adhérents, quelle que soit la section à laquelle ils ont adhéré.
- Si vous exportez la liste des adhérents depuis un groupe avancé (ex : la section Basket), vous obtiendrez uniquement les adhérents du groupe avancé sur lequel vous êtes (et non ceux d’une autre section).
Exemple 2 : les adhésions sont gérées au niveau de l’administration principale
Vous gérez toujours un club omnisports (= l’administration principale) avec plusieurs sections (= des groupes avancés), mais cette fois, les adhésions sont gérées au niveau principal : les adhérents adhèrent à l’omnisports.
- Si vous exportez les adhérents au niveau de l’administration principale, vous obtiendrez tous les adhérents de l’omnisports
- Si vous exportez les adhérents depuis un groupe avancé (ex : la section Basket), vous obtiendrez tous les adhérents de l’omnisports faisant partie du groupe avancé “Basket”.
Pour aller plus loin
Au moment où nous écrivons cet article, il n’est pas possible d’exporter l’ensemble des informations contenues dans les champs personnalisés des fiches profils des adhérents.
Il est possible que cela évolue à l’avenir.
Dans l’immédiat, si vous avez besoin de ces informations supplémentaires, nous vous conseillons de faire ceci :
- exportez l’ensemble de vos contacts depuis Communauté > Contacts en incluant bien d’identifiant du contact ("ID du Contact"),
- exportez les informations dont vous avez besoin depuis la page d’exports présentée dans le présent article,
- consolidez l’information de ces deux Excel dans un tableau unique au moyen de l’identifiant du contact. Utilisez la fonction "Recherche V" pour la consolidation (explications ici).
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