Exporter ses adhésions et adhérents en masse – Centre d'Aide

En tant que responsable de votre association, vous avez besoin de bien connaître vos adhérents, leur historique vis-à-vis de votre structure, et les ressources issues des adhésions.

Ces informations détaillées sont généralement utiles pour remplir des dossiers de présentations, demandes de subvention, rapports d’activité, etc. AssoConnect vous donne la possibilité d’exporter ces informations pour répondre à ces besoins.

Découvrez dans cet article :

Où exporter les informations sur les adhésions et les adhérents ?
Quelles informations pouvez-vous exporter ?
Les exports des adhérents et adhésions pour les groupes avancés
Exporter les informations sur les adhésions depuis la Communauté

Rappel : sur AssoConnect, une adhésion vis-à-vis de votre association a forcément une date de début et une date de fin. Ces deux dates déterminent la période pendant laquelle l’adhésion est considérée comme "active".

Où exporter les informations sur les adhésions et les adhérents ?

Le module Exports offre la possibilité d’exporter massivement des informations consolidées sur vos adhérents et les adhésions.

Depuis cette page, choisissez "Adhésions & Adhérents".

Vous arrivez alors sur une page dédiée qui vous propose différentes informations à exporter.

Quelles informations pouvez-vous exporter ?

Cette page d’export massif vous permet d’exporter les listes consolidées à propos des contacts adhérents et leurs adhésions.

À noter (1) : si vous avez activé la fonctionnalité Structures (accessible dans l’offre Professionnelle), vous pouvez exporter les informations à propos des structures adhérentes. Ce choix vous est proposé à l’export.

À noter (2) : si vous possédez des groupes avancés, l'export depuis la plateforme principale ne contiendra pas les informations sur les adhésions de ces groupes. Il faudra exporter les données depuis le groupe directement.

À propos des adhérents actuels

Sur la page d’export, vous pouvez choisir d’exporter les informations à propos de vos adhérents actuels, c’est-à-dire les personnes dont les dates de début et de fin d’adhésion contiennent la date du jour.

Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :

Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs du contact :
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale.
Date d'adhésion la plus ancienne : date de la première adhésion enregistrée sur AssoConnect ;
Date d'adhésion la plus récente : date à laquelle la dernière adhésion (adhésion actuelle) a été enregistrée sur AssoConnect ;
Montant de l'adhésion en cours ;
Organisation (plateforme principale ou groupe avancé) à laquelle est rattachée l’adhésion (celle dont vous exportez les données).

À propos des anciens adhérents

Vous pouvez choisir d’exporter uniquement les informations à propos des anciens adhérents en choisissant la période d’adhésion.

Vous sélectionnez deux dates. Si un contact a eu une adhésion active sur une journée au moins comprise entre les deux dates, il apparaîtra dans votre export.

Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :

Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs du contact :
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale.
Date d'adhésion la plus ancienne : date de la première adhésion enregistrée sur AssoConnect ;
Date d'adhésion la plus récente : date à laquelle la dernière adhésion (adhésion actuelle) a été enregistrée sur AssoConnect ;
Somme des montants des adhésions du contact sur la période sélectionnée.

À propos des adhésions sur une période donnée

Il s’agit ici non plus des adhérents, c’est-à-dire des personnes physiques ou morales, mais bien d’adhésions.

Ainsi, si une personne a adhéré deux fois à votre association sur la période sélectionnée, elle apparaîtra deux fois dans l’export que vous recevrez par mail.

Il contiendra les informations suivantes :

Identifiant de la transaction, qui apparaît dans la liste d’inscrits du formulaire d’adhésion ;
Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs du contact :
- Pour les personnes : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
- Pour les structures : nom de la structure, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale.
Date de début d'adhésion, c'est-à-dire date à partir de laquelle l’adhésion est active ;
Date de fin d’adhésion, c'est-à-dire date au-delà de laquelle l’adhésion n’est plus active ;
Date de l'opération, c'est-à-dire date à laquelle l'adhésion a été prise ;
Montant de l'opération (adhésion) ;
Statut du paiement : adhésion payée, partiellement payée ou non payée ;
Moyen de paiement utilisé pour le règlement de l’adhésion : carte bancaire, carte bancaire en plusieurs fois, chèque, etc. ;
Nom du formulaire sur lequel l’adhésion a été prise ;
Organisation (plateforme principale ou groupe avancé) à laquelle est rattachée l’adhésion (celle dont vous exportez les données).

Les exports des adhérents et adhésions pour les groupes avancés

Si vous gérez une plateforme avec des groupes avancés, cette partie vous intéressera certainement.

Sur AssoConnect, vous gérez un club omnisports (= l’administration principale) avec plusieurs sections (= des groupes avancés). Les adhésions sont gérées au sein de chaque section.

Si vous exportez la liste des adhérents depuis l’administration principale, vous obtiendrez les adhérents de la plateforme principale uniquement, et non ceux des groupes avancés ;
Si vous exportez la liste des adhérents depuis un groupe avancé (ex : la section Basket), de la même manière, vous obtiendrez uniquement les adhérents du groupe avancé sur lequel vous êtes (et non ceux d’une autre section ou de la plateforme principale).

Exporter les informations sur les adhésions depuis la Communauté

Filtrer les adhérents de la Communauté

Au moment où nous écrivons cet article, il n’est pas possible d’exporter l’ensemble des informations contenues dans les champs personnalisés des fiches profils des adhérents.

Il est possible que cela évolue à l’avenir.

Dans l’immédiat, si vous avez besoin de ces informations supplémentaires, nous vous conseillons de faire ceci :

allez dans Communauté > Contacts ;
filtrez (1) la communauté en fonction de l'export à réaliser en utilisant, au choix :
- le champ "Filtrer par" pour choisir vos adhérents (actuels sur le mois en cours, passés par rapport au mois précédent) ;
- la Recherche avancée pour choisir parmi les critères suivants : un groupe avancé ou la plateforme principale, la période d'adhésion ou sa date (avant / après / date précise), son statut, son type (classique ou à vie), le statut du paiement, le montant... ;
cochez la case avant le champ "Nom" (2) pour sélectionner tous les membres qui s'affichent ;
cliquez sur l'icône d'export (3) et choisissez le format souhaité.

Le fichier sera téléchargé automatiquement.

Cette méthode a l'avantage de contenir les adhérents de vos groupes et de votre plateforme principale en même temps (si vous le souhaitez), de contenir toutes les informations contenues dans les fiches profil ; bref, de personnaliser votre export selon les critères de votre choix.

Toutefois, certaines informations seront manquantes, comme les dates exactes d'adhésion ou son montant. Par ailleurs, d'autres informations non liées aux adhésions s'y trouveront également.

Mettre en relation export des adhésions et export de la Communauté

Dernière solution pour vous permettre de rassembler les informations de vos membres adhérents :

exportez l’ensemble de vos contacts depuis Communauté > Contacts (ou en filtrant la Communauté comme expliqué ci-dessus), en incluant bien d’identifiant du contact ("ID du Contact") ;
exportez les informations dont vous avez besoin depuis la page d’exports présentée plus tôt ;
consolidez l’information de ces deux Excel dans un tableau unique au moyen de l’identifiant du contact. Utilisez la fonction "Recherche V" pour la consolidation (explications ici).

Pour aller plus loin :