Lorsque vous créez un formulaire d'adhésions/dons ou billetterie d'événement/boutique), vous pouvez choisir entre deux méthodes d'inscription : en ligne ou hors ligne
Cet article traite des points suivants :
Choix de la méthode d'inscription
Lors de la création et de la configuration de votre formulaire ou billetterie sur AssoConnect, vous avez le choix entre :
- des inscriptions en ligne : les personnes pourront ainsi s'inscrire elles-mêmes, en toute autonomie, soit :
- via un lien ;
- via votre site internet AssoConnect.
En tant qu'administrateur, vous pourrez également inscrire vous-même des personnes si besoin.
- des inscriptions hors ligne : seuls les administrateurs pourront inscrire les personnes au formulaire.
Le choix du mode d'inscription se fait à l'étape 5 - Publication de vos formulaires d'adhésions, de dons, événements ou boutique en ligne.
Les formulaires d'adhésion avec demandes ne proposent que les options d'inscription en ligne. Pour en savoir plus : Fonctionnement des demandes d'adhésion
Inscriptions en ligne
Les inscriptions en ligne à vos formulaires peut se faire de deux manières :
- depuis un lien (URL) ;
- depuis une page de votre site AssoConnect.
Inscriptions depuis un lien
Si vous choisissez rendre accessible votre formulaire depuis un lien, il vous faudra envoyer le lien aux personnes pour qu'elles puissent s'inscrire. Vous pouvez par exemple partager le lien par mail à votre communauté ou dans une newsletter, ou le diffuser sur vos réseaux sociaux, sur une page de votre site, etc.
Par ailleurs, vous pouvez définir des règles d'accès au formulaire et ainsi choisir qui pourra s'inscrire via le lien. Par exemple, vous pouvez rendre le lien accessible uniquement aux membres de votre communauté, ou à certains groupes au sein de celle-ci (Adhérents, Donateurs, groupes fixes ou dynamiques...).
Attention : si vous avez restreint l'accès au formulaire à certains groupes, les membres faisant partie de ce groupe devront être connectés à leur compte pour accéder au formulaire.
Inscriptions depuis le site internet
Publier votre formulaire d'adhésion sur une page de votre site AssoConnect permettra à toutes les personnes visitant votre site de le trouver et de s'inscrire. Vous pouvez par exemple créer une page dédiée pour ce formulaire, ou l'ajouter à une page existante.
Si vous souhaitez restreindre l'accès à votre formulaire à certaines personnes de votre communauté (par exemple : uniquement les membres déjà enregistrés dans votre base de contacts), il vous suffit de publier le formulaire sur une page dont l'accès est restreint à ces personnes. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Dates d'inscription
Après avoir choisi entre publication via un lien ou sur une page de votre site, vous avez également la possibilité de définir une plage de dates pendant laquelle les personnes pourront s'inscrire. Il n'est pas obligatoire de fixer des dates : seulement, cela vous permettra d'arrêter les ventes automatiquement et de ne pas risquer d'avoir des inscriptions après la date de clôture.
Exemple : si vous acceptez lancez une campagne d'adhésions pour l'année 2023-2024 entre le 01/09 et le 30/09/2023, paramétrez ces dates : ainsi, les personnes ne pourront plus s'inscrire même si elles ont accès au formulaire à partir du 01/10/2023.
Diffusion du formulaire en ligne
Cliquez sur Publier quand votre formulaire est prêt : il y aura alors une redirection automatique vers l'onglet Diffusion.
Vous avez ici la possibilité de diffuser plus largement votre formulaire via :
- le lien (URL) pour le partager à toute personne souhaitant s'inscrire ;
- un lien iframe pour l'intégrer sur d'autres sites que le site AssoConnect - cet article vous explique comment faire ;
- l'agenda : ajoutez le formulaire à un agenda sur votre site AssoConnect.
Ces options sont valables quel que soit le mode de publication en ligne choisi (via un lien ou sur une page du site).
Pour plus de détails, consultez notre article dédié : Diffuser ses formulaires : adhésions, dons, billetteries et boutiques en ligne
Les personnes pourront alors s'inscrire et régler leur inscription en choisissant parmi les modes de paiement proposés (pour en savoir plus : Paramétrer les moyens de paiement d’un formulaire (adhésions, dons, billetterie, boutique)).
Enfin, vous retrouverez les inscriptions et les informations les concernant depuis le dernier onglet, appelé Adhérents / Donateurs / Inscrits / Acheteurs en fonction du type de formulaire sur lequel vous vous trouvez.
En résumé, l'inscription en ligne présente les avantages suivants :
- La personne remplit par elle-même le formulaire d'inscription ;
- L'administrateur peut également ajouter manuellement une personne ;
- Paiement en ligne possible ;
- Publication par lien ou sur une page du site.
Inscriptions hors ligne
Dans ce cas, le formulaire/la billetterie ne sera pas publiée en ligne. Elle va permettra de gérer vos inscriptions de votre côté en ajoutant manuellement les adhérents, donateurs, participants ou acheteurs.
Dans le paramétrage du formulaire, à l'étape 5 - Publication, sélectionnez Pas de formulaire public avant de cliquer sur Publier.
Les inscriptions se feront seulement si l'administrateur les ajoute manuellement depuis la liste des inscrits.
Cela permet de garder la main sur le processus d'inscription tout en bénéficiant d'un meilleur suivi et de l'enregistrement des écritures en comptabilité.
Pour aller plus loin :
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