Avant de commencer
Créer un formulaire d'adhésion vous permet d'enregistrer manuellement vos adhésions en tant qu'administrateur ou de laisser vos membres s'inscrire en ligne par eux-mêmes. Cela permet de gagner un temps précieux dans l'enregistrement de vos adhésions et d'en améliorer le suivi.
Cet article traite des points suivants :
- Fonctionnement d'un formulaire d'adhésion
- Paramétrage du formulaire
- Enregistrer le formulaire
- Nouveauté : les demandes d'inscription
Fonctionnement d'un formulaire d'adhésion
Les formulaires d'adhésions existants sont listés dans la page Communauté > Adhésions.
Si aucun formulaire n'a été créée, il vous sera alors proposé de créer votre premier en paramétrant les 7 sections du Formulaire.
Nous conseillons cette vidéo pour des explications détaillées sur la création de votre grille tarifaire sur AssoConnect.
Paramétrage du formulaire
1. Choix du type de billetterie
Lorsque vous créez une billetterie (formulaire d'adhésions, de dons, un événement ou une boutique), vous pouvez choisir entre 2 types de formulaire : formulaire en ligne ou hors ligne.
Cet article vous explique la différence entre un formulaire en ligne et un formulaire hors ligne
Pour aller plus loin, consultez l'article sur l'ajout manuel d'un adhérent.
2. Informations générales
Vous devez obligatoirement indiquer un titre pour votre formulaire ainsi qu’une description quand vous la mettez en ligne/hors ligne. L'ajout d'une photo est aussi conseillé. Vous pourrez également renseigner des conditions, des conditions générales de vente (CGV) ou encore des pièces-jointes.
Cette section permet d'expliquer le fonctionnement du processus d'adhésion. N'hésitez pas à ajouter un maximum d'informations afin de clarifier son déroulement pour vos adhérents.
3. Dates
Les dates du formulaire vous permettent de limiter l'accès dans le temps en renseignant une date limite. Une fois cette date atteinte, les inscriptions seront closes.
Les dates peuvent être changées à tout moment par les administrateurs (si vous souhaitez prolonger un formulaire par exemple).
4. Formules d'adhésion
Cette étape vous permettra de créer votre grille tarifaire. N’hésitez pas à regarder la courte vidéo ci-dessous pour maîtriser simplement cette étape.
Pour créer un tarif, cliquez sur + Nouveau. Vous pourrez choisir entre plusieurs types de tarifs.
Types de tarifs
- Formule d'adhésion : ce tarif est obligatoire et constitue la base de l'adhésion,
- Prestation optionnelle : permet par exemple le choix d'un cours ou d'un atelier,
- Vente de produit : produit complémentaire de l’adhésion (vente de tenue ou d’équipement).
Indiquez ensuite le titre, le prix et les dates d'adhésion en cliquant sur la roue crantée (réglage)
Pour aller plus loin, consultez l'article sur la gestion des tarifs.
Dates d'adhésion
Vous avez 2 options pour paramétrer les périodes d'adhésion :
-
De date à date : les personnes seront enregistrées comme adhérentes sur une période fixe que vous aurez définie, quelle que soit la date de début de l'adhésion. Dans ce cas, l'adhésion prendra fin le 19 juillet 2018, peu importe si elle débute au 1er septembre ou au 1er janvier.
- Sur une période donnée : les personnes seront considérées comme adhérentes sur une période fixée à partir du moment où elles font acte d'adhésion. Si on définit une période de 12 mois, une adhésion créée le 5 janvier prendra fin le 4 janvier de l’année suivante.
Options avancées
Vous avez la possibilité d'affiner les réglages de vos collectes d'adhésions en vous rendant dans Paramétrage > Formulaires & Billeteries,
Vous pouvez ainsi :
1. Personnaliser les informations affichables sur vos collectes,
- Limiter le nombre de participants à une collecte
- Limiter le nombre de participants pour un tarif / une formule spécifique
- Limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur une collecte donnée
- Limiter les tarifs ou formules à certains groupes de votre communauté
2. Automatiser et personnaliser certaines actions effectuées suite à l'inscription à vos collectes d'adhésions, de dons ou vos billetteries
- Affecter à un groupe (uniquement les groupes fixes) les personnes ayant choisi une formule,
- Rattacher chaque adhésion à une catégorie comptable spécifique.
- Système de réduction, créez des règles de réduction basées sur l'appartenance de la personne à un groupe ou sur le nombre de participants à la même collecte.
3. Paramètres d’affichage
- Pour une collecte d’adhésions, de dons ou une billetterie, vous pouvez décider d’afficher ou non la liste des personnes y ayant participé.
4. Personnalisation du parcours d’achat
- Personnalisez la page d’arrivée après confirmation de l’adhésion, du don ou de l’inscription à l’événement. Ou activez le système de panier : permettez de participer à plusieurs collectes avant de confirmer la commande.
Cet article vous explique comment activer et gérér les options avancées de vos collectes / formulaires.
Groupes de tarifs
Si vous proposez une gamme de tarifs conséquente, vous pouvez les regrouper en groupes de tarifs pour clarifier l'affichage. Vous pouvez consulter cet article pour plus d'explications.
Réductions
Il est possible d'ajouter des réductions afin de faire bénéficier certains adhérents de tarifs préférentiels. Leur fonctionnement est détaillé dans cet article.
5. Formulaire
Paramétrage du formulaire
Cette section va permettre de collecter des informations sur vos adhérents lors de leur inscription.
Les champs d'information remplis lors de l'inscription sont ceux définis dans le paramétrage de la fiche profil. Les informations saisies par l'adhérent alimenteront la fiche profil accessible via la liste des personnes enregistrées. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
Les champs peuvent être obligatoires lors de l’inscription, non demandés ou simplement optionnels.
Informations affichées à la réinscription
Dans le cas d'une ré-adhésion, AssoConnect affiche seulement les informations n'ayant pas déjà été renseignées, ce qui limite le nombre de champs à remplir et simplifie le déroulement.
Il arrive que des informations déjà renseignées l'année passée doivent être mises à jour par l'adhérent lors de l'inscription (choix d'un cours ou d'un atelier).
Nous conseillons de supprimer les champs à la fin de la période d'adhésion pour en créer de nouveaux. Cela supprimera les valeurs déjà saisies et le champ sera affiché à la réinscription. Vous pouvez aussi créer un champ par saison/période ("certificat 2018" et "certificat 2019").
6. Gestion des ventes
Modes de paiement
Si vous avez opté pour le formulaire en ligne, vous avez la possibilité de proposer plusieurs modes de paiement à vos futurs adhérents.
Les paiements en lignes sont collectés via votre compte en ligne. Tant qu'il n'est pas certifié, vous ne pouvez collecter que 250 € par transaction et 2500 € au total.
Pour collecter sans restriction et virer les fonds sur le compte en banque de l'organisation, suivez la procédure décrite dans cet article sur la certification.
Si vous gérez votre comptabilité avec AssoConnect, pensez à utiliser les modules de dépôt d'espèces et de remise de chèque pour enregistrer en banque les paiements par chèque ou espèces.
Pour plus d'informations concernant le paiement en plusieurs fois, je vous invite à consulter l'article suivant : Fonctionnement du paiement en plusieurs fois
Email de confirmation
Vous pouvez personnaliser le message dans l'email de confirmation, ce qui peut être l'occasion de glisser un mot de remerciement personnalisé.
L'émission du reçu fiscal se fait pour l'ensemble du panier. Si tous les tarifs ne sont pas éligibles au reçu fiscal, créez des formulaires séparés. L'émission d'une facture ne sera possible que si l'émission du reçu fiscal est désactivée pour le formulaire.
7. Publication
Mode de publication
L’option Sur le site internet permet de publier le formulaire d'adhésion sur une page de votre site AssoConnect. Pour que le formulaire soit visible, la page recevant votre formulaire doit être placée dans un menu du site depuis Site internet > Menu et Pages.
L’option Depuis un lien permet d'accéder au formulaire depuis un site externe ou un mail. Vous pouvez ainsi placer ce lien dans votre newsletter pour la diffuser au plus grand nombre. Ce lien est disponible depuis l'onglet Communication du formulaire.
Pour accéder au formulaire via ce lien, l'option Site actif doit être cochée depuis Site internet > Général, car l'option Site en maintenance ouvre seulement l'accès aux administrateurs. Si vous ne souhaitez pas publier de site AssoConnect, cochez l'option "site actif" et désactivez l'app Site depuis Paramétrage>Application. Une page de connexion sera alors affichée à la place.
Il est aussi possible de publier le formulaire sur un site externe en intégrant le formulaire en iframe.
Options de visibilité
Comment pour une page du site, vous pouvez limiter l'accès à des catégories ou groupes donnés.
Enregistrer le formulaire
Une fois toutes les sections paramétrées, cliquez sur Enregistrer. Le statut du formulaire apparaitra alors comme Publié. Vous pourrez par la suite modifier ce statut de publication en passant le formulaire en brouillon, en ventes suspendues ou en formulaire archivé.
Si l'enregistrement du formulaire échoue, la section en cause sera surlignée en rouge. Il faudra alors compléter les informations manquantes et enregistrer une nouvelle fois. Fonctionnement d'un formulaire d'adhésion
Pour aller plus loin
Pour approfondir le sujet, nous vous conseillons les articles suivants :
Nouveauté : les demandes d'inscription
La fonctionnalité Demandes d’inscription se différencie de l'application Adhésions classiques pour principalement deux raisons :
- L'administrateur à la main sur la validation (ou le refus) d'une inscription avant l'intégration du membre dans la base de données. Ceci en fait un module idéal pour gérer les dossiers ou les listes d'attentes par exemple.
- La gestion du montant final à payer par l'inscrit et très flexible. Vous avez facilement la main pour gérer des tarifs dégressifs, des réductions au cas-par-cas, etc.
La fonctionnalité Demandes d'inscription peut vous intéresser ? Consultez l'article dédié 🙂
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.