Avant de commencer
Créer une campagne d'adhésion vous permet d'enregistrer manuellement vos adhésions en tant qu'administrateur ou de laisser vos membres s'inscrire en ligne par eux-mêmes. Cela permet de gagner un temps précieux dans l'enregistrement de vos adhésions et d'en améliorer le suivi.
Cet article traite des points suivants :
Fonctionnement d'une campagne d'adhésion
Les campagnes d'adhésions existantes sont listées dans la page Communauté > Adhésions.
Si aucune campagne n'a été créée, il vous sera alors proposé de créer votre première campagne en paramétrant les 7 sections du Formulaire.
Une campagne d'adhésion est composée de 3 onglets :
- Un formulaire, que vous paramétrez et qui est rempli au moment de l'inscription.
- Une page de communication, qui regroupe les liens et options de publication.
- Une liste des inscrits pour suivre les inscriptions effectuées et les paiements associés.
Les adhérents seront ajoutés à votre Communauté et les écritures correspondant aux cotisations seront générées en Comptabilité. Vous pourrez ainsi suivre facilement les paiements à recevoir.
Paramétrage du formulaire
1. Choix du type de billetterie
Lorsque vous créez une billetterie (campagne d'adhésions, de dons, un événement ou une boutique), vous pouvez choisir entre 2 types de campagne : campagne en ligne ou hors ligne.
Permettre les adhésions en ligne
La campagne en ligne présente les avantages suivants :
- Les adhérents remplissent par eux-mêmes le formulaire d'inscription,
- L'administrateur peut également ajouter manuellement une adhésion,
- Vous pouvez activer le paiement en ligne,
- Vous améliorez la portée de la campagne via la publication par lien ou sur une page du site.
Pas d'adhésions en ligne
La campagne hors ligne vous permet à l'administrateur d'ajouter manuellement les adhésions depuis la liste des inscrits. Cela permet de garder la main sur le processus d'inscription tout en bénéficiant d'un meilleur suivi et de l'enregistrement automatique des écritures en comptabilité.
Pour aller plus loin, consultez l'article sur l'ajout manuel d'un adhérent.
2. Informations générales
Vous devez indiquer un titre pour votre campagne ainsi qu’une description si vous souhaitez la mettre en ligne. L'ajout d'une photo est aussi conseillé. Vous pourrez également renseigner des conditions, des conditions générales de vente (CGV) ou encore des pièces-jointes.
Cette section permet d'expliquer le fonctionnement du processus d'adhésion. N'hésitez pas à ajouter un maximum d'informations afin de clarifier son déroulement pour vos adhérents.
3. Dates
Les dates de la campagne vous permettent de limiter l'accès dans le temps en renseignant une date limite. Une fois cette date atteinte, les inscriptions seront closes.
4. Formules d'adhésion
Renseignez ici les formules d'adhésion proposées. Pour créer un tarif, cliquez sur + Nouveau. Vous pourrez choisir entre plusieurs types de tarifs.
Types de tarifs
- Formule d'adhésion : ce tarif est obligatoire et constitue la base de l'adhésion,
- Prestation optionnelle : permet par exemple le choix d'un cours ou d'un atelier,
- Vente de produit : produit complémentaire de l’adhésion (vente de tenue ou d’équipement).
Indiquez ensuite le titre, le prix et les dates d'adhésion en cliquant sur la roue crantée (réglage)
Pour aller plus loin, consultez l'article sur la gestion des tarifs.
Dates d'adhésion
Vous avez 2 options pour paramétrer les périodes d'adhésion :
- De date à date : les personnes seront enregistrées comme adhérentes sur une période fixe que vous aurez définie, quelle que soit la date de début de l'adhésion. Dans ce cas, l'adhésion prendra fin le 19 juillet 2018, peu importe si elle débute au 1er septembre ou au 1er janvier.
- Sur une période donnée : les personnes seront considérées comme adhérentes sur une période fixée à partir du moment où elles font acte d'adhésion. Si on définit une période de 12 mois, une adhésion créée le 5 janvier prendra fin le 4 janvier de l’année suivante.
Options avancées
Vous avez la possibilité d'affiner les réglages en cliquant sur + d'options. Vous pouvez ainsi :
- Masquer le tarif sur une campagne en ligne publiée, en décochant Afficher le tarif,
- Affecter à un groupe les personnes ayant choisi une formule,
- Limiter le nombre de participant,
- Rattacher chaque adhésion à une catégorie comptable spécifique.
Groupes de tarifs
Si votre proposez une gamme de tarifs conséquente, vous pouvez les regrouper en groupes de tarifs pour clarifier l'affichage. Vous pouvez consulter cet article pour plus d'explications.
Réductions
Il est possible d'ajouter des réductions afin de faire bénéficier certains adhérents de tarifs préférentiels. Leur fonctionnement est détaillé dans cet article.
5. Formulaire
Paramétrage du formulaire
Cette section va permettre de collecter des informations sur vos adhérents lors de leur inscription.
Les champs d'information remplis lors de l'inscription sont ceux définis dans le paramétrage de la fiche profil. Les informations saisies par l'adhérent alimenteront la fiche profil accessible via la liste des personnes enregistrées. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
Les champs peuvent être obligatoires lors de l’inscription, non-demandés ou simplement optionnels.
Informations affichées à la réinscription
Dans le cas d'une réadhésion, AssoConnect affiche seulement les informations n'ayant pas déjà été renseignées, ce qui limite le nombre de champs à remplir et simplifie le déroulement.
Il arrive que des informations déjà renseignées l'année passée doivent être mises à jour par l'adhérent lors de l'inscription (choix d'un cours ou d'un atelier).
Nous conseillons de supprimer les champs à la fin de la période d'adhésion pour en créer de nouveaux. Cela supprimera les valeurs déjà saisies et le champ sera affiché à la réinscription. Vous pouvez aussi créer un champ par saison/période ("certificat 2018" et "certificat 2019").
6. Gestion des ventes
Modes de paiement
Si vous avez opté pour la campagne en ligne, vous avez la possibilité de proposer plusieurs modes de paiement à vos futurs adhérents.
Les paiements en lignes sont collectés via votre compte en ligne. Tant qu'il n'est pas certifié, vous ne pouvez collecter que 250€ par transaction et 2500€ au total.
Pour collecter sans restriction et virer les fonds sur le compte en banque de l'organisation, suivez la procédure décrite dans cet article sur la certification.
Si vous gérez votre comptabilité avec AssoConnect, pensez à utiliser les modules de dépôt d'espèces et de remise de chèque pour enregistrer en banque les paiements par chèque ou espèces.
Email de confirmation
Vous pouvez personnaliser le message dans l'email de confirmation, ce qui peut être l'occasion de glisser un mot de remerciement personnalisé.
Options avancées
Les options avancées de gestion de ventes permettent de :
- Limiter le nombre de places sur l’ensemble des ventes ou par utilisateur,
- Renseigner des adresses email à notifier à chaque adhésion,
- Emettre un reçu fiscal,
- Rendre public le nombre de ventes, si vous le souhaitez.
L'émission du reçu fiscal se fait pour l'ensemble du panier. Si tous les tarifs ne sont pas éligibles au reçu fiscal, créez des campagnes séparées. L'émission d'une facture ne sera possible que si l'émission du reçu fiscal est désactivée pour la campagne.
7. Publication
Mode de publication
L’option Sur le site internet permet de publier la campagne d'adhésion sur une page de votre site AssoConnect. Pour que la campagne soit visible, la page recevant votre formulaire doit être placée dans un menu du site depuis Site internet > Menu et Pages.
L’option Depuis un lien permet d'accéder à la campagne depuis un site externe ou un mail. Vous pouvez ainsi placer ce lien dans votre newsletter pour la diffuser au plus grand nombre. Ce lien est disponible depuis l'onglet Communication de la campagne.
Pour accéder à la campagne via ce lien, l'option Site actif doit être cochée depuis Site internet > Général, car l'option Site en maintenance ouvre seulement l'accès aux administrateurs. Si vous ne souhaitez pas publier de site AssoConnect, cochez l'option "site actif" et désactivez l'app Site depuis Paramétrage>Application. Une page de connexion sera alors affichée à la place.
Il est aussi possible de publier la campagne sur un site externe en intégrant le formulaire en iframe.
Options de visibilité
Comment pour une page du site, vous pouvez limiter l'accès à des catégories ou groupes donnés.
Enregistrer le formulaire
Une fois toutes les sections paramétrées, cliquez sur Enregistrer. Le statut de la campagne apparaitra alors comme Publié. Vous pourrez par la suite modifier ce statut de publication en passant la campagne en brouillon, en ventes suspendues ou en campagne archivée.
Si l'enregistrement de la campagne échoue, la section en cause sera surlignée en rouge. Il faudra alors compléter les informations manquantes et enregistrer une nouvelle fois. Fonctionnement d'une campagne d'adhésion
Pour aller plus loin
Pour approfondir le sujet, nous vous conseillons les articles suivants :
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