Si vous n'en êtes pas à votre premier exercice comptable et que vous aviez une comptabilité avant d'utiliser AssoConnect, paramétrer la balance initiale permet de ne pas repartir de zéro.
Pour cela, vous devez renseigner l'état de votre comptabilité avant l'utilisation d'AssoConnect dans les différents comptes : le solde en banque, le solde en caisse, etc.
- Où paramétrer la balance ?
- Paramétrer la balance initiale
- Modifier la balance initiale
- Restaurer la balance initiale
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Où paramétrer la balance ?
Pour paramétrer votre balance initiale, rendez-vous dans Paramètres > Comptabilité, puis cliquez sur Editer ou consulter en face de Balance Initiale.
Paramétrer la balance initiale
À quelle date doit-on renseigner la balance initiale ?
En règle générale, il convient de renseigner dans la balance initiale l'état de votre comptabilité à la date de votre dernière clôture comptable dans votre ancien outil. Cela permet d'indiquer dans le logiciel l'état de vos comptes au début du nouvel exercice, et donc de ne pas repartir de zéro.
Si vous n'avez pas de document à cette date, vous pouvez faire une balance en fin de mois dans votre ancien outil et repartir de cette date dans le logiciel. En cas de doute, sollicitez un expert comptable.
La balance initiale génère des soldes de début pour les catégories comptables ayant fait l'objet d'une saisie. Ces soldes apparaissent dans vos documents à la date de début du premier exercice.
Si votre 1er exercice débute au 01/01/2021, vous retrouvez vos soldes de début dans la balance générale :
Quelles informations renseigner ?
Renseignez l'état de tous vos comptes comptables juste avant votre utilisation du logiciel.
Vous utilisez l'application comptable pour votre nouvel exercice commençant au 1er janvier 2021. Il convient donc de renseigner l'état de vos comptes comptables au 31 décembre 2020. En effet, certains de vos comptes sont créditeurs ou débiteurs.
Sont à renseigner en balance initiale tous les comptes de classe 1 à 5 qui ont des soldes non-nuls.
En règle générale, les comptes à renseigner sont les suivants :
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Les comptes en banque :
Mon compte en banque principal a un solde positif de 2000 €. -
Votre caisse :
J'ai 300 € dans la caisse. -
Les chèques :
J'ai émis des chèques qui n'ont pas encore été encaissés, ou j'ai reçu des chèques que je n'ai pas encore remis en banque. -
Les créances clients/dettes fournisseurs :
J'ai ce client ou cette personne qui me doit de l'argent.
Les comptes de charges et produits (classes 6 et 7) n'apparaissent pas dans la balance initiale, car ils sont soldés et nuls en fin d'exercice. Le résultat (compte de classe 1) peut par contre être saisi.
Comment les renseigner
Pour renseigner l'état de vos comptes dans la balance initiale, cliquez sur les différents boutons bleus situés au-dessus de votre balance.
Un bloc apparaît, renseignez alors l'ensemble des informations demandées. Pour renseigner le montant de votre compte en banque au 31/12/2020, cliquez sur Banque, puis renseignez le solde.
Cliquez sur Ajouter. Le compte a été rajouté à votre balance initiale. Recommencez ensuite pour l'ensemble de vos comptes et enregistrez la page avant de quitter.
Vous pouvez effectuer cette opération pour l'ensemble des comptes suivants :
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Banque |
Montant que vous aviez en banque à la fin de l'exercice précédent. |
| Caisse |
Montant que vous aviez en caisse à la fin de l'exercice précédent. |
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Chèques |
Cette option est utile pour votre rapprochement bancaire. Il arrive que des chèques que vous avez signés n'aient pas encore été encaissés. Il faut les enregistrer. De la même manière, vous pouvez enregistrer les chèques reçus avant la fin de votre exercice précédent, mais pas encore mis en banque. |
| Dettes |
Enregistrer le détail de vos dettes vous permettra de les suivre et les solder plus tard.
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Créances |
Une créance est l'inverse d'une dette : une somme qui vous est due. Enregistrer le détail de vos créances vous permettra également de les suivre et les solder plus tard.
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| Stocks |
Ce sont les stocks que vous possédez à la fin de votre exercice précédent. Les enregistrer ici vous permet de les faire apparaître au bilan et dans l'outil de suivi de vos stocks.
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| FNP |
FNP = Factures Non Parvenues : vous avez engagé une dépense sur l'exercice précédent, mais ne l'avez pas réglée, car vous n'avez pas reçu la facture.
Important : une écriture d'extourne d'ouverture d'exercice va être automatiquement passée, vous n'avez pas à vous en préoccuper. |
| CCA |
CCA = Charges Constatées d'Avance. Par exemple, vous avez payé un logiciel pour 1 an mais n'avez utilisé que 3 mois : 75% du montant représente une CCA. Important : une écriture d'extourne d'ouverture d'exercice va être automatiquement passée, vous n'avez pas à vous en préoccuper. |
| PCA |
PCA = Produits Constatés d'Avance. Par exemple, une adhésion qui s'étale sur 12 mois à partir d'octobre : 75% doivent être enregistrés en PCA. Important : une écriture d'extourne d'ouverture d'exercice va être automatiquement passée, vous n'avez pas à vous en préoccuper. |
| Saisie Comptable |
Cette option vous permet d'enregistrer un A-Nouveau de manière comptable, en précisant le numéro de compte. |
Report à-nouveau et affectation du résultat
Comme expliqué dans l'article sur la clôture, deux types de catégories permettent de gérer un résultat excédentaire/déficitaire :
- Le résultat de l'exercice précédent (120/129) ;
- Les résultats cumulés de tous les exercices, appelés reports à-nouveaux (110/119).
Le logiciel calcule automatiquement le report à-nouveau (110/119) en déduisant la somme manquante pour équilibrer passif et actif. Vous n'avez pas non plus besoin de saisir d'écriture d'affectation du résultat de l'exercice précédent (120/129) sur la catégorie de report à-nouveau (110/119).
Si vous saisissez le résultat N-1 (120/129), il faudra saisir une écriture d'affectation du résultat en saisie avancée.
Si le montant du report à-nouveau n'est pas correct, c'est que les autres saisies effectuées sur la balance initiale présentent un problème (montant incorrect, écriture manquante, etc.).
Modifier la balance initiale
Le premier exercice est ouvert
Votre balance initiale est accessible tant que votre premier exercice dans le logiciel n'est pas clôturé. Vous avez donc jusqu'à la clôture pour finaliser sa saisie si vous le souhaitez.
Pour modifier une saisie effectuée, annulez-la en cliquant sur la croix orange afin de la ressaisir.
Le premier exercice est clôturé
Une fois votre premier exercice clôturé, la balance initiale n'est plus modifiable, car elle définit les soldes de début d'exercice sur lesquels le logiciel se base pour effectuer la clôture.
Si vous souhaitez modifier la balance initiale une fois l'exercice clôturé, il faudra annuler la clôture.
Restaurer la balance initiale
Une balance initiale supprimée ne peut pas être restaurée : le seul moyen de la rétablir est de saisir une nouvelle fois tous les soldes, à condition que votre premier exercice soit toujours ouvert. Sinon, il faudra annuler la clôture.
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