La comptabilité sur AssoConnect

Avant de commencer

L'application Comptabilité va vous permettre de saisir vos écritures afin de générer vos documents comptables. Elle a été conçue pour qu’une personne débutante puisse se servir des fonctionnalités de base sans difficulté, tout en permettant de gérer des besoins plus avancés.

Vous trouverez ci-dessous une présentation des principales fonctionnalités du module, ainsi que des liens vers d'autres articles expliquant plus en détails leur fonctionnement.

Voici les différents points abordés dans cet article :

• Découvrir l'application Comptabilité
• Principales fonctionnalités
• Paramérage
• Le processus comptable de l'application (avancé)

Découvrir l'application Comptabilité

Principe

L'application Comptabilité va vous accompagner tout au long de votre période comptable, de vos premières saisies jusqu'à la clôture de l'exercice.

Les écritures comptables sont générées via un fonctionnement simplifié : vous renseignez les informations sur l'opération et le logiciel génère les écritures comptables à partir de celles-ci.

Une saisie dépense/recette génère deux types d'écritures : 

• Une écriture d'engagement (charge ou product), qui traduit un impact sur le résultat et un engagement à régler (1).
• Une écriture de paiement, qui vient honorer l'engagement à régler et alimenter un compte financier, par exemple le compte bancaire (2).

Fonctionnement 

Cette saisie simplifiée peut se faire de plusieurs manières :

• Soit manuellement à travers le module de saisie dépense/recette.
• Ce module est également utilisé lors de l'ajout manuel d'une transaction.
• Certains écritures (ventes en ligne) sont générées automatiquement.

En complément de cette interface simplifiée, un module de saisie comptable permet de saisir directement les écritures afin de répondre aux besoins plus avancés.

Principales fonctionnalités 

Tableau de bord comptable 

Cette page vous donne l'état de votre comptabilité en temps réel, à savoir :

• Vos disponibilités par compte et par sous-catégories.
• L'évolution de vos dépenses et recettes, ainsi que de votre résultat.
• Les actions à effectuer (rapprochement, dépôt de chèque, compte en ligne).

Saisie d'écritures

La saisie comptable s'effectue depuis la page Comptabilité > Saisie > Dépense/Recette. Vous pourrez par la suite modifier ou supprimer les écritures saisies.

D'autres modules sont disponibles afin de couvrir des besoins plus spécifiques :

• Les contributions volontaires en nature, permettant notamment de valoriser le bénévolat.
• Le suivi des dettes et créances, c'est à dire les écritures avec paiement ultérieur.
• Les virements entre comptes et saisies de dépôt/retrait d'espèces.

Consultations des écritures

Une fois saisies, vos écritures alimentent directement vos documents comptables, que pouvez consultez à tout moment et finaliser en clôturant. Il est aussi possible d'afficher vos écritures via le module de recherche, qui permet de les filtrer par date, montant, catégorie comptable, tiers lié(s), etc.

Banque 

Vous pourrez notamment y enregistrer des remises de chèque afin de générer un bordereau de dépôt. Le rapprochement bancaire se fera également depuis ce module et vous permettra de comparer le solde de votre relevé bancaire avec celui des écritures comptables pointées.

Clôture 

Au terme de votre exercice, vous pourrez effectuer votre clôture en quelques clics. Suite à cela, toutes les écritures nécessaires à l'ouverture du prochain exercice seront générées par le logiciel.

Paramétrage

S'il est relativement rapide à effectuer, le paramétrage de l'application comptable permet de faire le point sur les concepts comptables du logiciel.

Niveau comptable

Commencez par définir votre niveau comptable afin de débloquer plus ou moins de fonctionnalités selon votre besoin. Aucun surcoût n'est lié à ce choix et vous pouvez changer de niveau à tout moment.

Périodes comptables

Créez ensuite votre période comptable en définissant une date de début et de fin. Il s'agit généralement d'une période de 12 mois calquée sur l'année civile, mais il peut en être autrement dans certains cas.

Catégories comptables

Vous pouvez si besoin personnaliser votre plan comptable en ajoutant de nouvelles catégories ou lier celles-ci au tarif d'une vente. De même, les comptes en banque créés depuis la page paramétrage génèreront aussi une catégorie comptable de type 512.

Reprise d'un historique

Enfin, si vous aviez une comptabilité avant AssoConnect et qu'il ne s'agit pas de votre premier exercice, vous pouvez reprendre cet historique via la balance initiale.

Types d'écritures comptables générées (avancé)

Saisie dépense/recette 

Lorsque vous utilisez le saisie dépense/recette, les catégories comptables à impacter sont automatiquement déduites des informations que vous renseignez : 

• La nature de l'écriture : un compte de produit (classe 7) pour une recette, ou un compte de charge (classe 6) s'il s'agit d'une dépense.
• Le type de tiers lié à l'écriture : 467 (personne), 401 (fournisseur) ou 411 (client). Par défaut, le 401 sera utilisé pour une dépense et le 411 pour une recette.
• Le moyen de paiement : 512 si le paiement arrive directement sur votre compte bancaire, 511200 pour un chèque en attente de remise, 531 pour les espèces ou 517 pour un paiement en ligne. 

Exemple : achat de stylos en espèces pour 10€

C'est une dépense et la catégorie est "achat de fournitures", le compte au débit sera donc 602250. Le paiement est immédiat et le compte utilisé sera 531000 puisqu'on paye en espèces. Enfin, le compte de tiers est 401000 puisque c'est un achat auprès d'un fournisseur.

Recette liée à une billetterie

Lorsqu'une transaction est enregistrée, des écritures sont également générées selon :

• Le moyen de paiement, comme pour une saisie classique.
• Le type de transaction : 706 (événement), 707 (boutique), 754 (dons) ou 756 (adhésions).

Si les catégories comptables de classe 7 utilisées par défaut ne conviennent pas, vous pouvez lier chaque tarif de votre billetterie/campagne à une catégorie spécifique.

Paiements en ligne

Pour une même billetterie, toutes les transactions sont regroupées par facture. Ainsi, s'il y a 10 ventes sur la facture, on n'aura pas en comptabilité 10 écritures, mais une seule. Ce choix a été fait pour simplifier la lisibilité en comptabilité et ne pas créer des centaines d'écritures.

Le logiciel va générer une écriture globale, qui comportera autant de lignes que de types de billetterie/campagne. Si vous proposez des adhésions et des dons, vous aurez donc :

• Un total global des ventes sur la périodes.
• Un sous-total des adhésions.
• Un sous-total des dons. 

Remboursement de justificatifs d'achats

Si vous gérez un comité d'entreprise et utilisez l'application subvention, la catégorie utilisée lors d'un remboursement sur justificatif d'achat sera 658000.