La comptabilité sur AssoConnect

L'application Comptabilité vous permet de saisir vos écritures afin de générer vos documents comptables. Elle a été conçue pour qu’une personne débutante puisse se servir des fonctionnalités de base sans difficulté, tout en permettant de gérer des besoins plus avancés.

Vous trouverez ci-dessous une présentation des principales fonctionnalités du module, ainsi que des liens vers d'autres articles expliquant plus en détails leur fonctionnement.

• Découvrir l'application Comptabilité
• Principales fonctionnalités
• Paramétrage
• Types d'écritures comptables générées

L’outil comptable d'AssoConnect respecte la réglementation du Plan Comptable Associatif en vigueur. Il ne remplace pas un expert comptable si votre association a des besoins spécifiques et doit faire certifier ses comptes.

Découvrir l'application Comptabilité

Principe

L'application Comptabilité va vous accompagner tout au long de votre période comptable, de vos premières saisies jusqu'à la clôture de l'exercice.

Les écritures comptables sont générées via un formulaire simplifié : le formulaire de saisie (dépense / recette). Vous renseignez les informations sur l'opération et le logiciel génère les écritures comptables à partir de celles-ci.

Par exemple : 

Les options vous permettent d'aller plus loin si vous le souhaitez.

Une saisie de dépense ou de recette génère deux types d'écritures : 

• Une écriture d'engagement (charge ou produit), qui traduit un impact sur le résultat et un engagement à régler ;
• Une écriture de paiement, qui vient honorer l'engagement à régler et alimenter un compte financier, par exemple le compte bancaire.

Voici les écritures générées par l'exemple ci-dessus : la charge est encadrée en rouge, et le paiement en bleu :

Fonctionnement 

Cette saisie simplifiée peut se faire de plusieurs manières :

• Soit manuellement à travers le module de saisie dépense/recette accessible depuis Comptabilité > Saisie ;
• Soit automatiquement lors de l'ajout d'une personne sur un formulaire (adhésion, don, billetterie ou boutique), que la personne s'inscrive elle-même ou que vous l'ajoutiez manuellement.

En complément de cette interface simplifiée, un module de saisie comptable avancée permet de répondre aux besoins plus avancés. Attention, il nécessite des connaissances comptables. N'hésitez pas à vous faire accompagner d'un expert comptable. 

Principales fonctionnalités 

Tableau de bord 

Cette page, accessible depuis Comptabilité > Tableau de bord, vous donne l'état de votre comptabilité et de vos finances en temps réel, à savoir :

• Vos disponibilités par compte et par sous-catégories ;
• L'évolution de vos dépenses et recettes, ainsi que de votre résultat ;
• Les actions à effectuer (rapprochement, dépôt de chèque, compte en ligne).

Saisie d'écritures

La saisie comptable s'effectue depuis la page Comptabilité > Saisie. Vous pourrez par la suite modifier ou supprimer les écritures saisies.

C'est également depuis cette page que vous accédez aux remises de chèque pour générer un bordereau de dépôt en banque. 

D'autres modules sont disponibles afin de couvrir des besoins plus spécifiques :

• Les contributions volontaires en nature, permettant notamment de valoriser le bénévolat ;
• Le suivi des dettes et créances, c’est-à-dire les écritures avec paiement ultérieur ;
• Les virements entre comptes et saisies de dépôt/retrait d'espèces.

Consultation des écritures

Une fois saisies, vos écritures alimentent directement vos documents comptables, que vous pouvez consulter à tout moment et finaliser en clôturant.

Il est aussi possible d'afficher vos écritures via le module de recherche, qui permet de les filtrer par date, montant, catégorie comptable, tiers lié, etc.

Banque 

Le rapprochement bancaire se fait depuis Comptabilité > Rapprochement bancaire.

Il vous permet de comparer le solde de votre relevé bancaire avec celui des écritures comptables pointées.

Clôture 

Au terme de votre exercice, vous effectuez votre clôture en quelques clics. Il suffit de se laisser guider depuis Comptabilité > Clôture.

Suite à cela, toutes les écritures nécessaires à l'ouverture du prochain exercice sont générées automatiquement par le logiciel.

Paramétrage

S'il est rapide à effectuer, le paramétrage de l'application comptable permet de faire le point sur les concepts comptables du logiciel.

Le paramétrage de la comptabilité est accessible depuis Paramètres > Comptabilité

Comptabilité d'engagement ou de trésorerie

Si vous gérez des dettes et des créances (ex : paiement d’adhésions en plusieurs fois, paiements échelonnés à vos fournisseurs, clôture avec des paiements en attente, etc.), alors vous avez besoin d'activer la comptabilité d'engagement.

Si au contraire, vous pouvez vous contenter d'une comptabilité très simple type dépenses - recettes, ce n'est pas nécessaire.

Pour en savoir plus, consultez cet article.

Périodes ou exercices comptables

C'est l’intervalle de temps sur lequel sont établis vos comptes annuels. Il s'agit généralement d'une période de 12 mois calquée sur l'année civile, mais il peut en être autrement dans certains cas.

Reprise d'un historique ou balance initiale

Enfin, si vous aviez une comptabilité avant AssoConnect et qu'il ne s'agit pas de votre premier exercice, vous pouvez reprendre cet historique via la balance initiale.

Plan comptable, banques, caisses et comptes de tiers

Attention, ces paramètres sont accessibles depuis Comptabilité > Configuration.

• Vous pouvez si besoin personnaliser votre plan comptable en ajoutant de nouvelles catégories ou lier celles-ci au tarif d'une vente.
• De même, les comptes en banque créés depuis la page paramétrage génèreront aussi une catégorie comptable de type 512.
• Enfin, les comptes de tiers servent pour vos clients et fournisseurs. A noter : les contacts dans votre Communauté (ex : adhérents, donateurs) sont automatiquement considérés comme des tiers, il n'est pas nécessaire de les créer.

Types d'écritures comptables générées (avancé)

Saisie dépense/recette 

Lorsque vous utilisez la saisie dépense/recette, les catégories comptables impactées sont automatiquement identifiées grâce aux informations que vous renseignez : 

• La nature de l'écriture : un compte de produit (classe 7) pour une recette, ou un compte de charge (classe 6) s'il s'agit d'une dépense ;
• Le type de tiers lié à l'écriture : 467 (personne), 401 (fournisseur) ou 411 (client). Par défaut, le 401 sera utilisé pour une dépense et le 411 pour une recette ;
• Le moyen de paiement : 512 si le paiement arrive directement sur votre compte bancaire, 511200 pour un chèque en attente de remise, 531 pour les espèces ou 517 pour un paiement en ligne. 

Exemple : achat de stylos en espèces pour 10€

C'est une dépense et la catégorie est "achat de fournitures", le compte au débit sera donc 602250. Le paiement est immédiat et le compte utilisé sera 531000 puisqu'on paye en espèces. Enfin, le compte de tiers est 401000, puisque c'est un achat auprès d'un fournisseur.

Recette liée à une billetterie

Lorsqu'une transaction est enregistrée, des écritures sont également générées selon :

• Le moyen de paiement, comme pour une saisie classique ;
• Le type de transaction : 706 (événement), 707 (boutique), 754 (dons) ou 756 (adhésions).

Si les catégories comptables de classe 7 utilisées par défaut ne conviennent pas, vous pouvez lier chaque tarif de votre billetterie/campagne à une catégorie spécifique.

Paiements en ligne

Pour une même billetterie, toutes les transactions sont regroupées par facture. Ainsi, s'il y a 10 ventes sur la facture, on n'aura pas en comptabilité 10 écritures, mais une seule. Ce choix a été fait pour simplifier la lisibilité en comptabilité et ne pas créer des centaines d'écritures.

Le logiciel va générer une écriture globale, qui comportera autant de lignes que de types de billetterie/campagne. Si vous proposez des adhésions et des dons, vous aurez donc :

• Un total global des ventes sur la période ;
• Un sous-total des adhésions ;
• Un sous-total des dons.