Comprendre les notions comptables utilisées sur AssoConnect

Cet article vous apporte des définitions simples aux notions comptables que vous rencontrez sur AssoConnect, classées par ordre alphabétique.

• A : à-nouveaux, affectation directe, amortissement
• B : balance générale, balance initiale, bilan, budgets & postes budgétaires
• C : catégories, clôture comptable, comptabilité d’engagement, comptabilité de trésorerie, compte auxiliaire, compte de caisse, compte de résultat, compte de tiers, créance
• D : dette
• E : exercice comptable
• F : FEC/fichier des écritures comptables
• G : grand livre
• I : immobilisation
• J : journaux
• L : lettrage
• R : rapprochement bancaire, remise de chèque
• S : suivi analytique
• V : ventiler/ventilation

Nous mettrons à jour cet article à partir de vos suggestions et questions.

A-nouveaux

Les à-nouveaux sont les écritures qui font le lien entre l’exercice que vous venez de clôturer et le nouveau qui s’ouvre. Elles permettent d’avoir une continuité d’un exercice à l’autre, et donc une comptabilité correcte.

Pour une illustration dans la vie réelle des à-nouveaux, imaginez votre relevé bancaire : si vous avez 500€ sur votre compte bancaire au 31 décembre, vous aurez 500€ au 1er janvier.

Dès qu’un solde n’est pas nul, il est reporté en à-nouveau sur le nouvel exercice, sauf les comptes de classe 6 (charges) et 7 (produits) qui sont liés au résultat.

Les écritures d’à-nouveaux sont générées automatiquement par le logiciel à la clôture comptable.

Affectation directe

Ce terme est utilisé dans le cadre du suivi analytique, qui consiste à attribuer un produit ou une charge à un budget.

En activant l’affectation directe, il vous sera suggéré d’effectuer cette opération juste après la création de l’écriture de charge ou de produit. Vous pourrez également choisir de le faire plus tard.

Amortissement

Une immobilisation fait l'objet d'un amortissement, qui permet de constater sa perte de valeur au terme de l'exercice comptable. Cette perte de valeur peut être due à l'usage, l'usure, l'obsolescence ou au temps écoulé.

Cette valeur est lissée sur la durée d'utilisation de l'immobilisation, qui doit être déterminée en amont. Elle correspond à la durée réelle d'utilisation estimée au moment de la saisie.

Un amortissement prend donc la forme d'une série d'écritures réparties sur différents exercices qui répartissent le coût du bien sur sa durée d'utilisation. Le résultat de l'organisation sera donc diminué chaque année du montant correspondant à cette perte de valeur.

Par exemple, si l'on achète un ordinateur que l'on estime utiliser 5 ans, la valeur initiale (correspondant généralement au coût du bien à l'achat) sera chaque année diminuée d'1/5e.

Voir l'article Enregistrer des immobilisations et des amortissements

Balance générale

C’est l’un des documents disponibles sur votre plateforme AssoConnect.

Une balance générale donne une vision synthétique de toutes les entrées et sorties d’argent de votre association sur un exercice. Elle permet de vérifier rapidement si les comptes sont à l’équilibre.

Voir l’article complet sur les documents comptables

Balance initiale

C’est l’état de votre comptabilité au moment où vous commencez sur AssoConnect. Renseignez les soldes de tous les comptes de votre association. C’est sur cette base que se construira la suite de votre comptabilité.

La balance initiale est paramétrable depuis Paramètres > Comptabilité, dans la section “Paramètres généraux”.

Bilan

Le bilan est un document comptable essentiel. C’est l’image à un instant T du patrimoine et des ressources de votre association. Il permet d’illustrer la situation économique de l’association en fonction de son actif et son passif.

Pour faire simple, disons que :

• l’actif représente ce que possède l’association, ce qui génère une valeur positive
• le passif correspond aux “obligations” à l’égard d’un tiers, c’est donc une valeur économique négative pour l’association

Un bilan est forcément équilibré : si une opération impacte un côté, elle impactera immédiatement l’autre.

Exemple : une adhésion (= un Produit) de 100€ augmente le résultat de l'association de 100€ et donc le passif. Elle augmente également l’actif, puisque le montant en banque augmente en parallèle de 100€.

Voir l’article complet sur les documents comptables

Budgets & postes budgétaires

Un budget et les postes budgétaires qui lui sont associés permettent de suivre la rentabilité d’un projet ou d’une activité.

Contrairement à la tenue d’une comptabilité, ce “suivi analytique” n’est pas obligatoire. C’est un outil qui vous permet de disposer des informations nécessaires à la prise de décision (ex : arrêter un projet qui perd trop d’argent).

Voir l'article Utiliser le suivi analytique et les budgets (vidéo et guide inclus

Catégories

Vous pouvez assimiler cela aux comptes comptables que vous personnalisez sur votre plateforme, et qui apparaissent dans votre page de saisie comptable. Vous trouvez ce mot dans Comptabilité > Paramétrages. 

Voir article : Ajouter / enlever des catégories comptables

Clôture comptable

Comme son nom l’indique, la clôture comptable termine l’exercice comptable, elle acte la fin de l’exercice et le début du suivant.

Elle permet de :

• Figer l’exercice,
• Poser les bases de l’exercice suivant en générant des écritures d’à-nouveaux,
• Générer des états financiers, dont le compte de résultat et le bilan financier.

Sur AssoConnect, la clôture comptable est facilitée : le logiciel génère les écritures qui lui sont spécifiques. Mais elle nécessite d’être préparée. Pour cela, une liste de vérifications vous est partagée.

Comptabilité d’engagement

La comptabilité distingue l’engagement (dette ou créance) de son paiement.

Pour rappel, il y a "dette" lorsque votre association doit quelque chose à un tiers (exemple : paiement de l’assurance). Une "créance" est l’opposé d’une dette : l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers.

Voir l'article Choisir son mode de comptabilité : engagement ou pas

Comptabilité de trésorerie

C’est grosso modo l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-même à partir de son relevé bancaire. Vous déduisez les dépenses des recettes pour obtenir un résultat.

• Principal avantage : sa simplicité
• Principal inconvénient : difficile de savoir si quelqu’un vous doit de l’argent ou au contraire, si vous avez une dette, et vous ne pouvez pas générer de bilan, souvent demandé dans les dossiers de financement.

Vérifiez sur associations.gouv.fr si les spécificités de votre association vous autorisent à vous contenter d’une comptabilité de trésorerie.

Compte auxiliaire

Pour faciliter le suivi comptable, l’enregistrement des différentes entrées et sorties d’argent est organisé dans différents comptes. Parmi ceux-ci, vous trouverez les comptes auxiliaires : ils recensent les différentes opérations liées à des fournisseurs (compte 401) et des clients (compte 411).

Le compte fournisseur ou compte 401 recense les différentes écritures comptables relatives aux factures fournisseurs non payées. Il s’agit donc des dettes que l’on doit régler aux fournisseurs. 

Le compte client ou compte 411, enregistre quant à lui les créances. Il s’agit donc de tous les paiements que l'on doit recevoir de ses clients.

Voir l'article Activer et utiliser la comptabilité auxiliaire et les comptes de tiers

Compte de caisse

C’est l’équivalent comptable de votre caisse physique qui contient des espèces. Le compte de caisse est impacté par les retraits et dépôts d’espèces à la banque, et les paiements (achats et ventes) en espèces.

Attention : un compte de caisse ne peut pas avoir un solde strictement négatif.

Voir Les bonnes pratiques de la gestion d'une caisse

Compte de résultat

Il reprend la synthèse des Charges (comptes de classe 6) et des Produits (comptes de classe 7).

Il permet de savoir si l’association génère des bénéfices ou des pertes au cours de l’exercice comptable.

Voir l’article complet sur les documents comptables

Compte de tiers

Le compte de tiers est un compte de classe 4 (selon le plan comptable général).

Les comptes de tiers peuvent être divisés en 7 catégories, selon le type de tiers concerné. Les comptes auxiliaires Fournisseurs (401) et Clients (411) font partie de ces comptes tiers.

Voir l'article Activer et utiliser la comptabilité auxiliaire et les comptes de tiers

Créance

Une "créance" existe lorsque l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers.

Vous retrouvez vos créances depuis Comptabilité > Saisie, puis “Suivre vos dettes et créances”.

Attention, la gestion des dettes et créances n’est possible qu’avec la comptabilité d’engagement, à choisir depuis Paramètres > Comptabilité.

Dette

Une "dette" existe lorsque l’association doit de l’argent à un tiers.

Vous retrouvez vos créances depuis Comptabilité > Saisie, puis “Suivre vos dettes et créances”.

Attention, la gestion des dettes et créances n’est possible qu’avec la comptabilité d’engagement, à choisir depuis Paramètres > Comptabilité.

Exercice comptable (ou période comptable)

La période durant laquelle vous enregistrez vos événements comptables, et qui vous permet d’établir les comptes de votre association, de générer le bilan, etc.

C’est généralement un an.

FEC / Fichier des Ecritures Comptables

Ce document informatique rassemble l'ensemble des écritures comptables d'une structure sous une forme définie.

Le FEC rassemble toutes les écritures comptables d’un exercice sous un format précis. Il est exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle.

Voir l’article complet sur le sujet du FEC

Grand livre

Le grand livre reprend toutes les écritures comptables, triées par compte puis par date. C’est un niveau plus "ordonné" du journal (cf. ci-dessous). Nous pouvons d’ailleurs le recréer à partir du Journal Général. Les écritures y sont triées par compte puis par date.

C’est utile si vous souhaitez connaître le détail des écritures d’un compte en particulier.

Voir l’article complet sur les documents comptables

Immobilisation

Comptablement parlant, il s'agit d'un actif qui sera utilisé sur une durée supérieure à l’exercice comptable en cours. Par exemple, un ordinateur pourra être utilisé durant plusieurs années : en cela, il constitue bien une immobilisation et sera pris en compte sur plusieurs exercices comptables successifs.

On distingue principalement deux types d'immobilisations : 

• Les immobilisations corporelles, correspondant à des actifs "tangibles" comme du matériel, un véhicule ou un bien immobilier.
• Les immobilisations incorporelles, qui reflètent des actifs "intangibles" comme des logiciels, des droits ou titres, ou encore des brevets.

Voir l'article Enregistrer des immobilisations et des amortissements

Journal / Journaux

Le journal liste de manière exhaustive toutes les opérations comptables triées par date. Ce document est plutôt destiné à des comptables ou experts-comptables.

Voir l’article complet sur les documents comptables

Lettrage

Le lettrage est une opération comptable qui consiste à définir un code unique (sous la forme d'une ou plusieurs lettres alphabétiques) à deux écritures comptables : l'écriture d'engagement et l'écriture de paiement. Ainsi, une écriture se retrouve au crédit, et l'autre au débit.

Ce code permet donc de rapprocher les montants dans un compte de tiers (compte de la classe 4). En général, on "lettre" les comptes clients et fournisseurs.

A l’issue du lettrage, on peut donc savoir :

• Les factures restant à payer ;
• Les factures en attente d’encaissement.

Voir l’article complet sur le lettrage en comptabilité sur AssoConnect

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire consiste à comparer la situation réelle de la trésorerie sur votre compte bancaire avec la situation comptable de votre compte 512.

Voir l’article Comprendre le rapprochement bancaire

Remise de chèques

Lorsque vous recevez un chèque pour un règlement, le déposer à la banque ne suffit pas. Il faut également enregistrer cette opération dans votre comptabilité : c’est ce qu’on appelle la remise de chèques sur AssoConnect.

Cela vous permet d’avoir une comptabilité fidèle à la réalité du compte bancaire de votre association. Le logiciel génère les bonnes écritures comptables pour vous.

Pour faire cette opération, rendez-vous sur Comptabilité > Saisie, puis “Remise de chèques”.

Suivi analytique

La comptabilité (ou suivi) analytique présente une vision détaillée par budget, projet ou poste de dépense de votre comptabilité, à la différence de la comptabilité générale, qui donne une vue globale des comptes de l’organisation.

En créant des budgets spécifiques, vous identifiez facilement la répartition des charges (écritures de classe 6) et des produits (classe 7) relatifs à chaque poste budgétaire. Cela aboutit à un résultat analytique (perte ou bénéfice) pour chaque poste.

Voir l'article Utiliser le suivi analytique et les budgets (vidéo & guide inclus)

Ventilation / ventiler des écritures

La ventilation consiste à attribuer un produit ou une charge à un budget. Cela vous permet par exemple de savoir si un projet / une activité génère de l’argent, ou en perd.

Voir l'article Utiliser le suivi analytique et les budgets (vidéo et guide inclus)