Les exercices comptables (ou périodes comptables) : règles et principes – Centre d'Aide

L’exercice comptable est un des fondements de la comptabilité. Il correspond à un intervalle de dates sur lesquelles se base le logiciel pour établir vos comptes. Les écritures saisies entre les dates d'ouverture et de clôture alimenteront ainsi les comptes pour l'exercice concerné.

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Règles de base

Les périodes comptables sont régies selon les principes suivants :

Durée : En règle générale, une période comptable s'étale sur 12 mois, en général alignés sur l'année civile, mais il existe des exceptions. Exemple : un club sportif, dont les adhésions suivent le système scolaire, peut clôturer au 31 août. Par ailleurs, un premier exercice peut exceptionnellement faire plus ou moins de 12 mois.
Continuité : Même si vous n'avez pas d'activité certains mois, vous êtes tenus d'avoir une continuité entre les différents exercices. Ainsi, dès qu'un exercice se clôt, un autre s'ouvre automatiquement.

Tant que l'exercice n'est pas clôturé, les écritures sont relativement indépendantes d'un exercice :

La date de l'écriture peut être modifiée, et elle peut ainsi être rattachée à un autre exercice ;
Une écriture doit cependant forcément être rattachée à un exercice quel qu'il soit.

On ne peut pas supprimer une période tant que des écritures lui sont liées, car celles-ci seraient sinon "orphelines". Il faut d'abord modifier ou supprimer les écritures, puis supprimer l'exercice.

Durée du premier exercice comptable

Si vous avez créé votre organisation il y a peu, vous devez suivre certaines dispositions :

Durée maximale : Pour un premier exercice comptable, la durée maximale de votre exercice ne peut excéder 24 mois ;
Durée minimale : la durée minimale sur AssoConnect est de 2 jours, pour différencier la date de début et la date de fin d'exercice. Si vous commencez votre activité au 1er janvier, votre clôture devra survenir au minimum le 2 janvier. En-dehors de cela, il n'y a pas de restriction : si vous commencez 30 novembre par exemple, vous pouvez réaliser votre clôture au 31 décembre de la même année.

Premier exercice comptable et pré-inscriptions

Lorsque vous ouvrez une pré-inscription, par exemple via un formulaire d'adhésion, la date à laquelle s'inscrit l'adhérent définira également la date de l'écriture.

Il est donc nécessaire que les dates de début et de fin d'exercice couvrent la période de pré-inscription. N'hésitez pas à rallonger exceptionnellement votre exercice pour le faire démarrer plus tôt.

Si la date d'inscription n'appartient à aucun exercice, l'écriture ne sera pas créée en comptabilité.

Exemple : votre 1er exercice est censé démarrer au 1er septembre et votre pré-inscription s'ouvre au 1er juillet. Afin que les écritures soient rattachées à un exercice, vous démarrez l'exercice au 1er juillet, tout en gardant une date de clôture au 31 août de l'année suivante.

Statuts associés à un exercice

Selon la période en cours, le logiciel indiquera, dans la section "Exercices ouverts", que l'exercice est :

En cours : la date de fin d'exercice n'est pas encore passée, ou un exercice précédent avec le statut "Clôture en retard" n'a pas été clos ;
Terminé : la date de fin d'exercice est passée, mais la clôture n'a pas été réalisée. Un message d'avertissement "Clôture en retard" apparaît pour vous rappeler de clôturer votre exercice ;
À venir : les exercices comptables ont déjà été créés mais la date de début d'exercice n'a pas encore été atteinte. Exemple : si vous êtes le 20 décembre 2024, un exercice démarrant le 1er janvier 2025 sera en statut "À venir" même si vous avez déjà rentré des écritures sur cet exercice.

Dans la section "Exercices clôturés", vous retrouverez vos exercices passés dont la clôture a été effectuée.

Pour aller plus loin :