Pour enregistrer vos opérations de caisse ou encore vos opérations de banque en comptabilité, vous devez au préalable créer ces comptes. Cet article vous explique comment :
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Pour gérer vos comptes et caisses, tout se passe dans Comptabilité > Configuration sur votre plateforme :
Création des comptes bancaires
Comment sont gérés les comptes en banque ?
Il s'agit d'un compte financier de type 512, mouvementé par les paiements liés aux dépenses et recettes de votre organisation. C'est l’équivalent de votre relevé bancaire du point de vue comptable.
Pour chaque compte créé depuis la page Comptabilité > Configuration → Banques → Comptes de l'organisation, le logiciel ajoute une catégorie comptable de type 512XXX, où les derniers chiffres correspondent à l'ordre chronologique de création des comptes.
Si vous créez un compte "Compte courant" en premier, il sera identifié dans le plan comptable par la catégorie 512001. Le second compte que vous créerez correspondra à la catégorie 512002.
Créer son compte
Vous pouvez ajouter un nouveau compte en banque sur la page Comptabilité > Configuration > Banques. Puis cliquez sur Ajouter un compte en banque :
Renseignez ensuite le nom du compte en banque (ex. Compte Courant) ainsi que les informations de compte (IBAN, BIC, Banque).
Ces informations ne sont pas obligatoires (sauf si vous souhaitez utiliser le système de paiement en ligne), mais ont l'avantage d'être reprises dans le bordereau de remise de chèque.
Cliquez sur Créer un compte :
Vous avez la possibilité de rajouter autant de comptes que nécessaire (Livret A, etc.).
Supprimer un compte bancaire
Où supprimer un compte ?
Pour supprimer un compte bancaire, rendez-vous sur la page Comptabilité > Configuration > Banques, puis cliquez sur l'icône Archiver.
Une fois le compte archivé, vous pouvez cliquer sur Supprimer.
Quand l'icône Supprimer est grisée, c'est qu'il ne sera pas possible de supprimer le compte. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce blocage.
Compte utilisé pour le paiement en ligne
Si votre compte est déjà certifié et sert à recevoir des virements correspondant aux fonds collectés en ligne, alors il ne sera pas possible de le supprimer.
Écritures comptables liées au compte
Le compte pourra être supprimé seulement s'il n'est lié aucune écriture. Si des écritures se trouvaient par erreur liées à ce compte, faites un “transfert des écritures d’un compte à un autre” depuis Paramètres > Comptabilité → Transfert d'écritures.
Pour en savoir plus, consultez notre article : Transférer des écritures comptables.
Cela aura pour effet de transférer les écritures liées au compte à supprimer vers un autre compte. Cette manipulation est pertinente uniquement si ces écritures n’étaient pas effectivement liées à votre compte bancaire. Sinon, ne transférez pas ces écritures afin de ne pas fausser votre comptabilité.
L’autre méthode consiste à supprimer les écritures liées à ce compte. De même, nous ne conseillons ces manipulations que si ces écritures avaient été saisies par erreur et/ou si elles n’étaient pas nécessaires à la comptabilité de votre organisation.
Compte utilisé comme moyen de paiement
Si votre compte est utilisé comme moyen de paiement de votre abonnement, il vous faudra changer le moyen de paiement afin de supprimer ce compte.
Pour plus d’explications, consultez cet article expliquant comment ajouter un moyen de paiement.
Opérations bancaires
Il faudra également supprimer les relevés de rapprochement actif ainsi que les opérations importées sur ce compte.
Archiver un compte bancaire
Nous vous conseillons d'opter pour l'archivage du compte, afin de conserver l'historique des écritures liées à ce compte en comptabilité.
Pour archiver un compte, cliquez sur l'icône Archiver, puis faites confirmer.
En archivant le compte, il ne pourra plus être utilisé en saisie, mais il sera affiché dans les documents comptables. Vos écritures restent liées à ce compte bancaire.
Une fois votre compte archivé, il sera grisé dans la liste de vos comptes en banque.
Exemple : le compte livret a été archivé :
Vous pouvez aussi désarchiver le compte en cas de besoin :
Les comptes caisses
Fonctionnement du compte caisse
Lors de la saisie d'une recette ou d'une dépense en espèces, il est nécessaire de sélectionner le moyen de paiement et le compte en banque lié.
Ainsi, dans la section Paiement, si vous sélectionnez le mode de paiement Espèces, vous devrez aussi indiquer le compte caisse affecté.
Une fois la saisie validée, le compte Caisse sera crédité ou débité (compte 531XXX en comptabilité).
Une fois votre saisie de paiement par espèces enregistrée, vous pouvez également faire un dépôt ou un retrait d'espèces comme expliqué dans cet article.
Créer un compte caisse
Pour la gestion de vos espèces, vous avez donc besoin d'une caisse. Il y en a une créée par défaut en miroir de votre premier compte bancaire.
Vous pouvez la modifier et en créer d'autres si nécessaire. Pour cela, rendez-vous sur Comptabilité > Configuration → Caisses, puis cliquez sur "Ajouter une caisse". Il suffit d'indiquer son nom et la valider. Elle se crée instantanément.
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