Tout savoir sur les factures émises

Le logiciel AssoConnect émet des factures pour les ventes enregistrées via les formulaires d'adhésion, d'événement et les boutiques. Cet article vous explique le fonctionnement du système de facturation. 

Attention, le logiciel ne peut pas émettre de facture sans enregistrer une transaction dans un formulaire. 

Définition d'une facture

Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente. Ce document, pour être valable légalement, doit comporter plusieurs informations :

• Une date d'émission de la facture
• Le numéro de facture : chaque facture doit avoir un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. 
• La date de la vente si différente de la date d'émission de facture
• L'identité de l'acheteur : Nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
• L'identité du vendeur :
  • Nom et prénom d'un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial),
  • Dénomination sociale d'une société (suivie du numéro Siren ou Siret)
  • Numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation
  • Numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation)
  • Adresse du siège social (et non de l'établissement) si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
• Le numéro individuel d'identification à la TVA si vous êtes assujetti à la TVA. 
• La désignation du produit ou de la prestation
• Le décompte détaillé de chaque prestation et produit vendu
• Le prix catalogue
• Le taux de TVA légalement applicable
• La réduction de prix
• La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Le système de facturation du logiciel gère l'ensemble de ces paramètres décrits ci-dessus.

Pour émettre des factures conformes à votre organisation (en fonction des statuts : émission de TVA ou non, dénomination, etc.), paramétrez au préalable ces dernières.  

Émission des factures dans le logiciel

Conditions d'émission

Les factures sont émises pour les ventes réalisées depuis les applications Événements, Boutique et Adhésion.  Il n'est pas possible de générer des factures sans enregistrer une transaction.

Cependant, vous pouvez avoir un système de facturation complémentaire. Veillez seulement à ce que vos deux systèmes de numérotation ne s'entrecoupent pas (un numéro unique pour l'organisation).

Une fois les factures activées, deux types d'émissions de factures sont disponibles :

• une émission de facture automatique à chaque achat,
• une émission de facture à la demande (lorsque l'acheteur le demande). 

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez l'article suivant. 

Les factures sont émises lorsque la vente est effectuée et sont décorrélées du paiement.

Exemple : Une personne achète en ligne un produit. Qu'il paye ou non en ligne, il pourra recevoir une facture. Cette facture sera disponible sur la page de confirmation, une fois son mode de paiement choisi et lui sera également envoyée par mail avec le récapitulatif de son achat.

Gestion des avoirs

Lorsque vous remboursez ou supprimez une vente, et qu'une facture a été émise pour cette vente, un avoir est émis de manière automatique.  

Factures acquittées

Certaines personnes peuvent demander ce que l'on appelle une facture acquittée, faisant mention que la facture est payée. Ceci n'est pas une obligation légale : libre à vous de la fournir ou non.

Cependant, si une personne a payé, le logiciel va émettre de manière automatique une attestation de paiement en plus de la facture. Ce document, accompagné de la facture, peut donc suffire. 

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez l'article suivant.