Cet article détaille le processus de validation suite à une demande d'adhésion, ainsi qu'une liste non exhaustive des questions que nous avons reçues lors des webinaires et demandes d'aide à ce sujet.
Pour les autres questions liées à la fonctionnalité demande d'adhésion, nous vous invitons à visiter cette section de notre centre d'aide : Gérer les demandes d'adhésion
Cet article traite plus spécifiquement des cas de figure et sujets suivants :
- Retrouver les demandes en attente de validation
- L'administrateur valide la demande d'adhésion directement
- L'administrateur examine et modifie la demande
- L'administrateur refuse la demande
- Impact sur la Communauté et les données
Pour les questions relatives au paiement de l'adhésion suite à la validation d'une demande, veuillez consulter cet article.
Retrouver les demandes en attente de validation
Des personnes ont effectué des demandes d'adhésion. Vous pouvez les consulter en vous rendant dans le formulaire, sur l'onglet Adhérents à valider.
Par défaut, les demandes d'adhésion sont filtrées sur celles qui sont en attente et nécessitent une validation par un administrateur.
Pour consulter une demande, cliquez sur Détails (icône œil). Vous pourrez alors la valider, la modifier ou la refuser.
L'administrateur valide la demande d'adhésion directement
Vous examinez la demande et décidez de la valider directement. En cliquant sur le bouton Valider la demande, 2 options s'affichent (voir ci-dessous).
Valider la demande et envoyer un lien de paiement
La fonctionnalité Paiement en ligne (non disponible durant votre période d'essai) doit être activée si vous souhaitez envoyer un lien de paiement à l'adhérent suite à la validation.
L'utilisateur recevra alors un email avec le récapitulatif de sa demande, le montant à payer et un lien pour procéder au paiement.
La demande d'adhésion est confirmée une fois le paiement (ou premier paiement) effectué avec succès.
Valider la demande et enregistrer manuellement le paiement hors ligne
La demande est directement acceptée après le clic, et un administrateur devra enregistrer le paiement lui-même avec mode de paiement hors ligne.
Pour en savoir plus sur la gestion du paiement de l'adhésion, consultez notre article détaillé sur le sujet : Gérer le paiement des demandes d'adhésion
L'administrateur examine et modifie la demande
Lorsque vous examinez une demande, vous pouvez mettre à jour les informations de l'adhérent et l'option qu'il a choisie.
Après ces modifications, vous avez le choix entre 2 options : enregistrer la demande sans la valider, ou la valider.
Enregistrer sans valider
Cela vous permettra de valider ultérieurement la demande. La demande restera donc dans la liste "Adhérents à valider" après l'enregistrement de vos modifications.
Exemples : les documents ne sont pas conformes, il manque une information/pièce, etc.
Valider la demande
Si vos modifications vous conviennent, vous pouvez valider la demande tout de suite.
Exemple : la formule choisie n'était pas correcte.
L'administrateur refuse la demande
Vous pouvez refuser la demande en cliquant sur le bouton rouge Refuser.
En refusant la demande :
- La demande d'adhésion sera rejetée et l'utilisateur ne sera pas enregistré comme contact dans la base de données ;
- Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement à l'adhérent, mais il est possible de rédiger un commentaire pour expliquer votre refus (optionnel).
Impact sur la Communauté et les données
Quand est-ce que la personne intègre la base de données ?
L'intégration dans la base de données Communauté ne se fait que si vous validez l'adhésion de la personne.
Si vous la validez avec un paiement hors ligne, elle intègre la communauté directement.
Si vous la validez avec un paiement en ligne, l'intégration ne se fera qu'une fois le paiement effectué.
Si le profil contient déjà des données, que deviennent ces données lors d'une nouvelle demande d'adhésion ?
Dans le cas de ré-adhésions par exemple, il est possible que vous ayez déjà un certain nombre d'informations contenues dans les fiches profil de vos membres. Les données déjà présentes peuvent être mises à jour par l'adhérent dans un premier temps (comme pour les adhésions classiques), puis par l'administrateur au besoin lors de la validation.
Peut-on affecter directement un adhérent validé à un groupe lorsqu'il fait une demande d'adhésion ?
Oui, de la même manière que pour les adhésions immédiates, il faut paramétrer les tarifs (étape n°2 de la configuration) en cliquant sur + d'options et en liant le tarif à un groupe en particulier.
L'insertion dans le groupe lié au tarif ne se fera qu'une fois l'adhésion validée.
Pourquoi peut-il y avoir 2 numéros d'adhésion identiques ?
Si lors d'une demande d'adhésion, deux membres ou plus sont inscrits via un même formulaire (cas possible s'il s'agit d'un couple, d'une famille ou d'un groupe), alors ils auront le même numéro d'adhésion.
La validation de l'adhésion sera aussi commune au numéro de l'adhésion.
Pour en savoir plus :
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