Lorsque vous créez un formulaire ou une billetterie sur AssoConnect, vous pouvez paramétrer un certain nombre d’éléments. Par souci de simplicité, la configuration par défaut propose un nombre restreint de paramètres.
Mais vous pouvez aussi décider d’activer des paramètres plus avancés. Nous verrons dans cet article la configuration des automatisations entre vos formulaires et billetteries et les autres modules de la plateforme.
- Activer les automatisations
- Affecter automatiquement les personnes à un groupe
- Affecter l’écriture comptable à un compte spécifique
- Envoyer une confirmation & un justificatif d’inscription lors des ajouts manuels
- Paramétrer des réductions
Pour les autres types de paramètres avancés, veuillez consulter cette section.
À noter : les informations partagées dans cet article concernent les différents types de formulaires disponibles sur AssoConnect (adhésions, dons, billetteries et boutique en ligne) qui présentent des fonctionnements similaires. Certains termes (comme participants, adhérents, acheteurs) peuvent varier en fonction du type de formulaire.
Activer les automatisations
Vous pouvez choisir d’activer plusieurs options d'automatisations liées à vos formulaires et billetteries.
À noter : Activer ces paramètres les rendra accessibles à différents endroits de vos pages de configuration pour tous vos formulaires et billetteries. Ensuite, libre à vous de les utiliser ou pas.
Pour accéder à la page d’activation des paramètres avancés, allez dans Paramètres > Formulaires et billetteries, puis cochez (bouton vert) le type de limites que vous souhaitez activer.
Affecter automatiquement les personnes à un groupe
Cela vous permet d'ajouter automatiquement dans un groupe fixe les personnes ayant choisi un tarif ou formule. Vous pourrez ainsi segmenter votre base de données dès vos inscriptions (ex : par niveau ou par cours) pour communiquer facilement avec vos membres.
Retrouvez ce paramètre à l'étape 2 - Tarifs (et formules) de la configuration de votre formulaire :
- sur le tarif de votre choix, cliquez sur Réglages (icône roue crantée) ;
- cliquez ensuite sur “+ d’options” ;
- cochez "Ajouter automatiquement l'inscrit à un groupe si ce choix est sélectionné" et choisissez le groupe de votre choix ;
- validez le tarif et pensez bien à enregistrer votre formulaire ensuite, en cliquant sur Enregistrer (en haut de page) ou Publier (en bas).
Affecter l’écriture comptable à un compte spécifique
Les tarifs et formules sont rattachées automatiquement à des catégories comptables par défaut. Par exemple, les formules d'adhésions sont rattachées à la catégorie comptable 756000 - Adhésions.
Pour en savoir plus sur les affectations automatiques, nous vous conseillons cet article : Découvrir les écritures enregistrées automatiquement en comptabilité
Toutefois, vous pouvez si vous le souhaitez rattacher l'écriture à une autre catégorie comptable plus précise. C'est intéressant dans le cas où, par exemple, vous avez besoin de connaître le montant total récolté pour un tarif spécifique.
Pour aller plus loin, consultez notre article détaillé : Lier une transaction de formulaire à une catégorie comptable spécifique
Envoyer une confirmation & un justificatif d’inscription lors des ajouts manuels
En activant ce paramètre, à chaque ajout manuel d'un participant à un formulaire, l'option "Envoyer un justificatif par mail" sera cochée par défaut. Un mail de confirmation sera donc envoyé à la personne, à condition qu'une adresse mail soit renseignée.
Paramétrer des réductions
Créez des règles de réduction basées sur l'appartenance de la personne à un groupe ou sur le nombre de participants à la même collecte.
Retrouvez ce paramètre à l'étape 2 - Tarifs (et formules) de la configuration de votre formulaire :
Attention, les réductions sont systématiquement appliquées à l’ensemble des formules et tarifs de votre formulaire.
Pour en savoir plus, consultez notre article détaillé sur les réductions : Configurer des réductions sur un formulaire
Pour aller plus loin :
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