Si votre association a activé des groupes avancés dépendants, les informations comptables de ces groupes apparaissent au niveau de la plateforme principale. Par ailleurs, le paramétrage comptable de ces groupes est limité au niveau des groupes et se fait pour l'essentiel au niveau de la plateforme principale.
Nous allons voir dans cet article les points suivants :
Qu’est-ce qu’un groupe avancé dépendant ?
Un groupe avancé dépendant correspond à une section dépendante juridiquement d’une autre association.
Pour en savoir plus sur les groupes avancés et la distinction entre groupe avancé dépendant et indépendant, consultez notre article : Fonctionnement des groupes avancés
À noter : un groupe avancé indépendant, à l'inverse d'un groupe dépendant, définit son propre paramétrage comptable. De plus, les écritures ne sont pas consolidées au niveau principal, et la comptabilité est séparée.
Une des conséquences de cette dépendance se retrouve en comptabilité, où l’ensemble de la comptabilité est consolidée au niveau de l’association portant l’existence juridique. Cela signifie que toutes les informations renseignées au niveau du groupe se retrouveront également au niveau de la plateforme principale.
Vous vous demandez si vous êtes un groupe dépendant sur AssoConnect ? Voici quelques points de contrôle qui vous permettront de vérifier cela rapidement :
- si sur votre plateforme, vous allez dans le menu Comptabilité et que vous ne voyez pas, tout en bas, l’option “Paramétrage” ;
- si, en vous rendant dans le menu principal et en cliquant sur Paramètres > Comptabilité, vous tombez sur une page vous indiquant que l’association n’est pas une entité distincte légalement ;
- ou si en Comptabilité > Documents, vous n’avez pas d’onglet Bilan.
Documents
Un groupe avancé dépendant a accès à ces quatre documents :
- Dépenses-Recettes
- Compte de résultat
- Journal
- Grand Livre - limité aux comptes de classes 6 et 7 uniquement
Tous les autres (Balance Générale, FEC, Bilan, ainsi que le Grand Livre avec toutes les classes autres que 6 et 7...) ne sont accessibles qu'au niveau de la plateforme principale. Ces documents affichent l'ensemble des informations de la plateforme et de ses groupes dépendants, sans distinction.
Si vous vous trouvez au niveau de la plateforme principale, vous pouvez tout de même distinguer les informations comptables de vos groupes dépendants dans les trois mêmes documents (Dépenses-Recettes, Compte de résultat et Journal) en utilisant le filtre "Groupe", puis en cliquant sur Rechercher.
Paramétrages
Votre groupe étant lié juridiquement à la plateforme principale, vos paramétrages comptables sont limités.
Comptes en banque
Par défaut, vous pouvez utiliser vos propres comptes en banque et paramétrer vous-mêmes les informations (Nom du compte, IBAN...).
- Si un autre groupe avancé de votre réseau souhaite utiliser votre compte en banque, vous avez la possibilité de transférer vos droits à l'organisation principale.
- Elle sera ensuite habilitée à partager des permissions sur ce compte avec l'ensemble des groupes qui le demandent.
En transférant les droits de votre compte, vous perdez la capacité à le modifier, l'archiver ou gérer la réconciliation bancaire. Par contre, les écritures comptables existantes resteront au niveau de la comptabilité de votre groupe.
- Si au contraire, vous souhaitez utiliser les comptes de la plateforme supérieure, vous n’avez aucun paramétrage à effectuer. Vous avez accès par défaut à tous les comptes de l'organisation principale, mais elle peut également décider d'affiner les permissions groupe par groupe.
Restrictions:
Attention, il n'est pas possible de transférer les droits de votre compte en banque dans les cas suivants:
- Le compte est le seul de la section.
Il faut à minima un compte pour pouvoir utiliser la comptabilité et/ou le paiement en ligne)
- Le compte a fait l'objet d'une certification, soit pour le Compte Pro, soit pour le Paiement en ligne.
La certification d'un compte comprend une vérification d'identité du responsable légal du compte. Ses droits ne peuvent donc pas être cédés.
Période, balance initiale, plan comptable et comptes de tiers
La période comptable et la balance initiale sont renseignées par la plateforme supérieure. Ainsi, la clôture comptable se décide également au niveau supérieur.
Le plan comptable et les comptes de tiers sont gérés au niveau de la plateforme supérieure.
Si vous souhaitez ajouter des comptes, adressez-vous à un des administrateurs de la plateforme supérieure.
Options avancées
Si la plateforme supérieure a activé la Comptabilité analytique (En savoir plus), et que vous souhaitez l’ajout de nouveaux budgets, contactez un administrateur de cette plateforme.
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