Les sous-comptes comptables

Toute organisation amenée à tenir une comptabilité doit avoir des comptes conformes au Plan Comptable, qui définit les normes communes : la classe des comptes et leurs codifications (comme expliqué ici). 

Bien que les comptes utilisés doivent être conformes au Plan Comptable Général, chaque organisation peut avoir des sous-comptes comptables si elle le souhaite.

Cet article est destiné aux personnes ayant une utilisation avancée de la Comptabilité. Vous pouvez tout à fait tenir votre comptabilité sans spécifier de sous-comptes. 

Dans cet article, vous trouverez : 

• Le principe des sous-comptes
• Comment ajouter des sous-comptes sur AssoConnect
• Comment exporter son plan comptable personnalisé

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Le principe des sous-comptes

Les sous-comptes sont une déclinaison de la catégorie comptable parente et permettent d’être plus précis dans l’enregistrement des opérations comptables.

Exemple : Dans le plan comptable, vous avez le compte 622600, compte de classe 6 utilisé pour comptabiliser les honoraires juridiques, comptables, etc. 

Ce poste de dépense représentant une part élevée de votre activité, vous souhaitez avoir plusieurs sous-comptes : 

• 622610 - Honoraires Juridiques
• 622620 - Honoraires Comptables
• etc. 

Ainsi, dans vos documents comptables, vous pouvez avoir une distinction plus fine, et donc qui permet de mieux comprendre le modèle de votre organisation. 

Ajouter des sous-comptes

Cette subdivision d'un compte en sous-compte est parfois créée de base dans le logiciel. C'est par exemple le cas pour le compte 681 (Dotations aux amortissements et aux provisions) qui est subdivisé dans le logiciel par type de dotations : 

• 681100 - Dotations aux amortissements, provisions et engagements
• 681500 - Dotations aux provisions pour risques et charges d'exploitation
• 681600 - Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles et corporelles

Vous pouvez également créer cette subdivision pour le compte de votre choix sur la page Comptabilité > Configuration → Plan comptable.

Prenons un exemple : 

Vous organisez plusieurs événements dans l'année et souhaitez distinguer comptablement les achats effectués dans ce cadre. Vous subdiviserez les comptes de dépense pour les matières premières et fournitures (compte 601) de la manière suivante : 

• 601100 - Boissons
• 601200 - Alimentation
• 601300 - Décorations

Pour analyser vos dépenses et recettes de manière transversale (par projet ou poste), il est recommandé de recourir à la comptabilité analytique et aux budgets plutôt qu'aux catégories comptables. 

Pour ajouter ces sous-comptes dans le logiciel, rendez-vous sur la page Comptabilité > Configuration → Plan comptable, puis :

• en-haut de la page, cliquez sur Ajouter un compte. Une fenêtre latérale s'ouvre alors ;
• cliquez sur la case "Charges" ;
• dans la case "Compte", recherchez le compte 601000 ;
• dans la case "Numéro de compte", tapez les 3 derniers chiffres du compte (par exemple, 100) ;
• dans "Nom personnalisé", vous avez la possibilité, si vous le souhaitez et pour plus de clarté au moment de sélectionner ces comptes en saisie, de renommer le compte (par exemple, "Boissons" ;
• cliquez enfin sur Sauvegarder.

Ce compte est alors ajouté dans la liste des catégories comptables utilisées. Faites de même pour chaque sous-compte à créer.

En cas d'erreur sur le numéro de sous-compte ou de nom, cliquez sur l'icône crayon (Editer) en face de la catégorie pour la modifier.

Vous pouvez utiliser ces nouveaux sous-comptes comptables lors de la saisie de vos écritures comptables et également lier chacune de ces catégories aux prestations de vos formulaires et billetteries.

Ces sous-comptes seront visibles directement dans l'ensemble de vos documents comptables et vous permettront de visualiser vos écritures de manière plus fine.

Exporter le plan comptable personnalisé

Vous avez la possibilité d'exporter votre plan comptable personnalisé, de même que le plan comptable associatif proposé par défaut sur AssoConnect.

Pour cela, cliquez sur le bouton Exporter au-dessus de la liste de vos catégories comptables, et choisissez "Votre plan comptable personnalisé".

Votre export contient les informations du tableau, à savoir :

• le type de compte ;
• la catégorie ;
• le numéro de compte ;
• le nom officiel ;
• éventuellement, le nom personnalisé ;
• le statut du compte (par défaut / personnalisé / archivé).

La manipulation est exactement la même pour le plan comptable associatif par défaut.

Pour aller plus loin :

• Configurer son plan comptable (anciennement : ajouter / enlever des catégories)