Sur AssoConnect, vous pouvez "personnaliser votre plan comptable", donc déterminer les comptes qui apparaissent lors de vos saisies depuis Comptabilité > Saisie.
Ces catégories personnalisables sont liées aux classes 1, 2, 6 et 7. La personnalisation se fait depuis Comptabilité > Configuration → Plan comptable.
- Fonctionnement général de la page de paramétrage des catégories comptables
- En savoir plus sur le paramétrage du nom des catégories comptables
- Les comptes générés automatiquement
- Exporter son plan comptable
- Rattacher une vente effectuée via le module billetterie / événement / adhésion / dons à une catégorie comptable spécifique
Fonctionnement général de la page de paramétrage des catégories comptables
Rendez-vous sur Comptabilité > Configuration → Plan comptable. Lors de votre première visite, cliquez sur "Voir le plan comptable". Vous arrivez sur cette page :
Consulter les catégories comptables utilisables et utilisées
Les catégories comptables affichées par défaut sont :
- toutes les catégories, qu'elles appartiennent aux comptes de Charges (classe 6), Produits (classe 7), Trésorerie et Autres comptes ;
- les catégories paramétrées par défaut (par le logiciel) et les catégories personnalisées (par un administrateur de la plateforme). Les catégories archivées n'apparaissent pas.
Pour modifier cet affichage et filtrer les catégories, cliquez sur "+ de filtres" et changez les paramètres en cliquant sur le en face de chaque champ. Vous pouvez également rechercher une catégorie en tapant son nom dans l'espace "Nom du compte".
Ajouter une catégorie comptable
En haut de la page, cliquez sur "Ajouter un compte".
Une fenêtre latérale s'ouvre. Vous pouvez rechercher la catégorie à ajouter parmi les catégories de Produits (classe 7), de Charges (classe 6), de Trésorerie (classe 5) et Autres comptes (classes 1 à 4 et 8), en cliquant sur chaque icône.
Lorsque vous avez sélectionné la classe de la catégorie à ajouter, dans le champ "Compte", vous avez la possibilité de parcourir toutes les catégories existantes, ou bien de taper directement le numéro de la catégorie si vous la connaissez.
Une fois la catégorie choisie, dans l'espace "Numéro de compte", complétez les trois derniers chiffres de la catégorie à ajouter. Les trois premiers désignent la catégorie comptable et ne peuvent donc pas être modifiés.
Si le numéro de la catégorie est déjà présent dans votre plan comptable, un message vous en avertira :
Complétez enfin le nom de la catégorie (facultatif) et cliquez sur Sauvegarder pour l'ajouter à votre plan comptable.
Elle apparaîtra avec le statut "Personnalisé" parmi les catégories.
La personnalisation du numéro de compte vous permet notamment de créer des sous-comptes comptables, comme dans l'exemple ci-dessus, où le compte 706001 est un sous-compte comptable du compte 706. Les sous-comptes comptables permettent en général d’être plus précis dans l’enregistrement des opérations comptables.
Ainsi, dans vos documents comptables, vous pouvez avoir une distinction plus fine, et donc qui permet de mieux comprendre le modèle de votre organisation.
Cliquez ici pour voir comment créer des sous-comptes comptables et voir le fonctionnement de ces sous-comptes.
Modifier une catégorie comptable
Vous avez oublié de modifier le nom ou vous vous êtes trompés de numéro de catégorie comptable ? Pas de panique ! Vous pouvez modifier ces informations en cliquant sur l'icône crayon (Editer) sur la ligne de la catégorie.
Le compte sélectionné ne sera lui pas modifiable : si vous avez sélectionné la mauvaise catégorie au départ, il faudra supprimer la catégorie personnalisée et en créer une nouvelle.
À noter : le nom et le numéro de compte ne sont modifiables que pour les catégories comptables personnalisées. Il n'est pas possible de modifier le nom ou le numéro d'une catégorie par défaut.
Supprimer ou archiver une catégorie comptable
Si vous souhaitez supprimer une catégorie comptable que vous utilisiez, cliquez sur l'icône "Supprimer" (la corbeille) en face de la catégorie comptable cible. La catégorie sera alors supprimée, et ne vous sera plus proposée lors de votre saisie comptable.
Important - Si vous souhaitez supprimer une catégorie comptable déjà liée à des écritures, la catégorie sera archivée et les écritures ne seront pas supprimées. Elles seront bien rattachées aux classes comptables auxquelles vous les aviez rattachées.
Les comptes archivés n'apparaîtront plus par défaut dans votre plan comptable personnalisé. Pour les retrouver, cliquez sur "+ de filtres" en-haut de la page et sélectionnez "Archivé" dans le deuxième champ. Vous pouvez également désélectionner les comptes Par défaut et Personnalisés pour plus de clarté (en appuyant sur la croix). Cliquez sur l'icône "Désarchiver" si vous souhaitez remettre le compte dans votre plan comptable.
En savoir plus sur le paramétrage du nom des catégories comptables
Si vous avez modifié l'intitulé comptable pour une catégorie comptable donnée, vous verrez que le logiciel propose l'intitulé comptable tel que vous l'avez paramétré lors de :
- la saisie comptable ;
- les documents comptables.
Vue des catégories comptables lors de la saisie
Une fois ce changement de nom effectué, vous retrouverez la catégorie comptable dans les pages de Saisie de recettes et de dépenses.
Les comptes générés automatiquement
Certains comptes ne sont pas modifiables : les comptes avec le statut "Par défaut".
Ce sont des catégories générées automatiquement par l'outil pour toutes les écritures dont la création sera faite par le logiciel. Ex : recette d'une adhésion, une écriture de banque et de caisse à la suite d'un dépôt d'espèces, etc.
Voici une liste non exhaustive des catégories déjà présentes dans votre plan comptable :
- 622000 Rémunérations d'intermédiaires et honoraires
- 681100 Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles
- 706000 Prestations de services
- 707000 Produits
- 754000 Dons et Collectes
- 756000 Adhésions
- 708000 Majoration
- 709000 Ristourne
Exporter son plan comptable
Vous avez la possibilité d'exporter votre plan comptable personnalisé, de même que le plan comptable associatif proposé par défaut sur AssoConnect.
Pour cela, cliquez sur le bouton Exporter au-dessus de la liste de vos catégories comptables, et choisissez l'option souhaitée.
Votre export contient les informations du tableau, à savoir :
- le type de compte ;
- la catégorie ;
- le numéro de compte ;
- le nom officiel ;
- éventuellement, le nom personnalisé ;
- le statut du compte (par défaut / personnalisé / archivé).
Il vous est envoyé sous format Excel, sur votre adresse mail.
Rattacher une vente effectuée via le module billetterie / événement / adhésion / dons à une catégorie comptable spécifique
Les ventes et autres produits générés depuis les formulaires d'Événements, Boutiques, Dons et Adhésions sont ajoutés de manière automatique dans un compte comptable dédié.
Si vous le souhaitez, vous pouvez rattacher certaines ventes à un compte comptable spécifique. Cette fonctionnalité vous permet de distinguer, comptablement, les ventes liées à tel événement par exemple, des ventes liées à tel autre événement.
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