Paramétrer un ou plusieurs comptes bancaires

Avant de commencer

Pour enregistrer vos opérations de caisse ou encore vos opérations de banque en comptabilité, vous devez au préalable créer ces comptes. Cet article vous explique comment faire.

Cet article traite des points suivants :

• Créer les comptes bancaires
• Supprimer un compte bancaire 
• Créer les comptes caisses

Création des comptes bancaires

Comment sont gérés les comptes en banque

Il s'agit d'un compte financier de type 512, mouvementé par les paiements liés aux dépenses et recettes de votre organisation. C'est l’équivalent de votre relevé bancaire du point de vue comptable.

Pour chaque compte créé depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Banque, le logiciel ajoute une catégorie comptable de type 512 XXX, où les derniers chiffres correspondent à l'ordre chronologique de création des comptes.

Si vous créez un compte "Compte courant" en premier, il sera identifié dans le plan comptable par la catégorie 512001. Le second compte que vous créerez correspondra à la catégorie 512002.

Créer son compte

Vous pouvez ajouter un nouveau compte en banque sur la page comptabilité > paramétrage > banque.

Puis, cliquez sur Ajouter un compte en banque :

Renseignez ensuite le nom du compte en banque (ex. Compte Courant) ainsi que les informations de compte (IBAN, BIC, Banque).

Ces informations ne sont pas obligatoires (sauf si vous souhaitez utiliser le système de paiement en ligne), mais ont l'avantage d'être reprises dans le bordereau de remise de chèque.

Cliquez sur Créer un compte :

Vous avez la possibilité de rajouter autant de compte que nécessaire (Livret A, etc.)

Un compte de caisse est ajouté automatiquement dans le plan comptable pour chaque compte bancaire créé. Vous n'avez donc pas besoin de le créer vous-même (plus d'informations).

Supprimer un compte bancaire 

Où supprimer un compte 

Pour supprimer un compte bancaire, rendez-vous sur la page Comptabilité > Paramétrage > Banque, cliquez l'icône supprimer.

Quand l'icône supprimer est grisé, c'est qu'il ne sera pas possible de supprimer le compte. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce blocage.

Compte utilisé pour le paiement en ligne

Si votre compte est déjà certifié et sert à recevoir des virements correspondant aux fonds collectés en ligne, alors il ne sera pas possible de le supprimer. 

Écritures comptables liées au compte

Le compte pourra être supprimé seulement si lui et son compte caisse 531XXX ne sont liés à aucune écriture. Faites un “transfert des écritures d’un compte à un autre” depuis Comptabilité > Paramétrage,

Cela aura pour effet de transférer les écritures liées au compte à supprimer vers un autre compte. Cette manipulation est pertinente uniquement si ces écritures n’étaient pas effectivement liées à votre compte bancaire. Sinon, ne transférez pas ces écritures afin de ne pas fausser votre comptabilité.

L’autre méthode consiste à supprimer les écritures liées à ce compte. De même, nous ne conseillons ces manipulations que si ces écritures avaient été saisies par erreur et/ou si elles n’étaient pas nécessaires à la comptabilité de votre organisation.

Compte utilisé comme moyen de paiement

Si votre compte est utilisé comme moyen de paiement de votre abonnement, il vous faudra changer le moyen de paiement afin de supprimer ce compte.

Pour plus d’explications, consultez cet article expliquant comment ajouter un moyen de paiement.

Opérations bancaires

Il faudra également supprimer les relevés de rapprochement actif ainsi que les opérations importées sur ce compte.

Archiver un compte bancaire

Nous vous conseillons d'opter pour l'archivage du compte, afin de conserver l'historique des écritures liées à ce compte en comptabilité.

Pour archiver un compte, cliquez sur l'icône archiver, puis faites confirmer.

En archivant le compte, il ne pourra plus être utilisé en saisie, mais il sera affiché dans les documents comptables. Vos écritures restent liées à ce compte bancaire.

Une fois votre compte archivé, il sera grisé dans la liste de vos comptes en banque :

Exemple le compte livret a été archivé :

Vous pouvez aussi désarchiver le compte en cas de besoin :

Les comptes caisses

Contrairement aux logiciels comptables traditionnels, il n'est pas nécessaire de créer un compte "Caisse".

Un compte caisse par compte bancaire

À chaque ajout de compte bancaire, une caisse liée à ce compte est automatiquement créée.

Vos différents comptes de caisses créés suivent le même système que pour les comptes en banque. Ainsi, si un compte 512001 est créé, alors le compte de caisse 531001 sera créé automatiquement. Il n'est pour l'instant pas possible d'avoir une caisse unique.

Si vous souhaitez voir ce fonctionnement évoluer, n'hésitez pas à soumettre une suggestion en ce sens.

Fonctionnement du compte caisse

Lors de la saisie d'une recette ou d'une dépense en espèces, il est nécessaire de sélectionner le moyen de paiement et le compte en banque lié.

Ainsi, si vous sélectionnez le mode de paiement Espèce, vous devrez aussi indiquer le compte en banque affecté. Une fois la saisie validée, le compte Caisse lié au compte en banque sera crédité ou débité.

Une fois votre saisie de paiement par espèce enregistrée, vous pouvez également faire un dépôt ou un retrait d'espèces comme expliqué dans cet article.