Comprender los conceptos contables utilizados en Poplico

Este artículo recoge definiciones sencillas de los conceptos contables que encontrarás en Poplico, ordenados alfabéticamente.

• A : remanente, imputación directa, amortización
• B : balance de sumas y saldos, saldo inicial, balance de situación, presupuestos y partidas presupuestarias
• C : cuentas, cierre contable, contabilidad por devengo, contabilidad de caja, cuenta auxiliar, caja chica, cuenta de pérdidas y ganancias, cuenta de terceros, derecho de cobro
• D : deuda
• E : ejercicio contable
• F : FEC / fichero de asientos contables
• L : libro mayor
• I : inmovilizado
• L : libro diario
• C : conciliación
• R : conciliación bancaria, remesa de cheques
• S : seguimiento analítico
• I : imputación / imputar

Actualizaremos este artículo con vuestras sugerencias y preguntas.

Remanente

El remanente son los asientos que conectan el ejercicio que acabas de cerrar con el nuevo que comienza. Garantizan la continuidad entre ejercicios y, por tanto, una contabilidad correcta.

Para entenderlo con un ejemplo cotidiano: si tienes 500 € en tu cuenta bancaria el 31 de diciembre, tendrás 500 € el 1 de enero.

Cualquier saldo distinto de cero se traslada como remanente al nuevo ejercicio, salvo las cuentas del grupo 6 (gastos) y 7 (ingresos), que están vinculadas al resultado.

Los asientos de remanente los genera automáticamente el sistema en el momento del cierre contable.

Imputación directa

Este término se usa en el contexto del seguimiento analítico, que consiste en asignar un ingreso o un gasto a un fondo.

Al activar la imputación directa, el sistema te sugerirá realizar esta operación justo después de crear el asiento de gasto o ingreso. También puedes hacerlo más adelante.

Amortización

Todo inmovilizado se somete a una amortización, que refleja su pérdida de valor al cierre del ejercicio contable. Dicha pérdida puede deberse al uso, el desgaste, la obsolescencia o el simple paso del tiempo.

Este valor se distribuye a lo largo de la vida útil del inmovilizado, que hay que definir de antemano. Corresponde a la duración real de uso estimada en el momento de registrar el bien.

La amortización se materializa en una serie de asientos repartidos entre distintos ejercicios, que distribuyen el coste del bien a lo largo de su vida útil. El resultado de la organización disminuirá cada año en el importe correspondiente a esa pérdida de valor.

Por ejemplo, si se compra un ordenador con una vida útil estimada de 5 años, su valor inicial (que suele coincidir con el coste de adquisición) se reducirá cada año en 1/5 de dicho valor.

Consulta el artículo Registrar inmovilizados y amortizaciones

Balance de sumas y saldos

Es uno de los documentos disponibles en tu plataforma Poplico.

La balance de sumas y saldos ofrece una visión resumida de todos los ingresos y gastos de tu asociación durante un ejercicio. Permite comprobar rápidamente si las cuentas están en equilibrio.

Consulta el artículo completo sobre los documentos contables

Saldo inicial

Es el estado de tu contabilidad en el momento en que empiezas a usar Poplico. Introduce los saldos de todas las cuentas de tu asociación: a partir de ahí se construirá el resto de tu contabilidad.

El saldo inicial se configura desde Configuración > Contabilidad, en el apartado "Configuración general".

Balance de situación

El balance de situación es un documento contable fundamental. Refleja la fotografía del patrimonio y los recursos de tu asociación en un momento determinado, mostrando su situación económica en función del activo y el pasivo.

Para simplificarlo:

• el activo representa lo que posee la asociación, aquello que genera un valor positivo
• el pasivo recoge las "obligaciones" frente a terceros, es decir, un valor económico negativo para la asociación

El balance de situación siempre está equilibrado: si una operación afecta a un lado, afecta inmediatamente al otro.

Ejemplo: una membresía (= un ingreso) de 100 € aumenta el resultado de la asociación en 100 € y, por tanto, el pasivo. A su vez, aumenta el activo, ya que el saldo bancario sube en paralelo esos mismos 100 €.

Consulta el artículo completo sobre los documentos contables

Presupuestos y partidas presupuestarias

Un fondo y sus partidas presupuestarias asociadas permiten hacer un seguimiento de la rentabilidad de un proyecto o actividad.

A diferencia de la contabilidad general, este "seguimiento analítico" no es obligatorio. Es una herramienta que te da la información necesaria para tomar decisiones (por ejemplo, abandonar un proyecto que genera demasiadas pérdidas).

Consulta el artículo Usar el seguimiento analítico y los presupuestos

Cuentas

Son las cuentas contables que personalizas en tu plataforma y que aparecen en la página de asiento contable. Las encontrarás en Contabilidad > Configuración.

Consulta el artículo: Añadir o eliminar cuentas contables

Cierre contable

El cierre contable pone fin al ejercicio contable: formaliza su conclusión y da comienzo al siguiente.

Permite:

• Bloquear el ejercicio,
• Sentar las bases del ejercicio siguiente generando los asientos de remanente,
• Generar los estados financieros, incluidos la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación.

En Poplico, el cierre contable es sencillo: el sistema genera automáticamente los asientos específicos. Eso sí, requiere cierta preparación previa. Para ello, encontrarás una lista de verificación.

Contabilidad por devengo

La contabilidad por devengo distingue el derecho u obligación (crédito o deuda) de su pago efectivo.

Recuerda: hay deuda cuando tu asociación debe algo a un tercero (por ejemplo, el pago del seguro). Un derecho de cobro es lo contrario: la asociación tiene pendiente recibir dinero de un tercero.

Consulta el artículo Elegir el método contable: devengo o caja

Contabilidad de caja

Es básicamente el equivalente a los cálculos que uno hace a partir de su extracto bancario. Restas los gastos a los ingresos para obtener un resultado.

• Principal ventaja: su sencillez
• Principal inconveniente: no permite saber con facilidad si alguien te debe dinero o si tienes deudas pendientes, y no es posible generar un balance de situación, que suelen exigir las entidades financiadoras.

Consulta la normativa vigente o a un asesor para saber si las características de tu asociación te permiten optar por la contabilidad de caja.

Cuenta auxiliar

Para facilitar el seguimiento contable, los movimientos de entrada y salida de dinero se organizan en distintas cuentas. Entre ellas están las cuentas auxiliares, que recogen las operaciones relacionadas con proveedores (cuenta 401) y clientes (cuenta 411).

La cuenta de proveedores o cuenta 401 recoge los asientos contables relativos a facturas de proveedores pendientes de pago. Son, por tanto, las deudas que hay que saldar con los proveedores.

La cuenta de clientes o cuenta 411 registra los derechos de cobro: todos los pagos pendientes de recibir de los clientes.

Consulta el artículo Activar y usar la contabilidad auxiliar y las cuentas de terceros

Caja chica

Es el equivalente contable de tu caja física con dinero en efectivo. La caja chica se ve afectada por las retiradas y los depósitos de efectivo en el banco, así como por los pagos en efectivo (compras y ventas).

Atención: la caja chica no puede tener un saldo estrictamente negativo.

Consulta Buenas prácticas en la gestión de la caja chica

Cuenta de pérdidas y ganancias

Recoge el resumen de los Gastos (cuentas del grupo 6) y los Ingresos (cuentas del grupo 7).

Permite saber si la asociación genera beneficios o pérdidas durante el ejercicio contable.

Consulta el artículo completo sobre los documentos contables

Cuenta de terceros

La cuenta de terceros pertenece al grupo 4 (según el plan de cuentas general).

Las cuentas de terceros se dividen en 7 categorías según el tipo de tercero. Las cuentas auxiliares de Proveedores (401) y Clientes (411) forman parte de estas cuentas de terceros.

Consulta el artículo Activar y usar la contabilidad auxiliar y las cuentas de terceros

Derecho de cobro

Existe un derecho de cobro cuando la asociación tiene pendiente recibir dinero de un tercero.

Puedes consultar tus derechos de cobro desde Contabilidad > Asiento contable, en el apartado "Seguimiento de deudas y derechos de cobro".

Atención: la gestión de deudas y derechos de cobro solo está disponible con la contabilidad por devengo, que puedes activar desde Configuración > Contabilidad.

Deuda

Existe una deuda cuando la asociación tiene una obligación de pago con un tercero.

Puedes consultar tus deudas desde Contabilidad > Asiento contable, en el apartado "Seguimiento de deudas y derechos de cobro".

Atención: la gestión de deudas y derechos de cobro solo está disponible con la contabilidad por devengo, que puedes activar desde Configuración > Contabilidad.

Ejercicio contable (o período contable)

El período durante el cual registras tus operaciones contables y que te permite elaborar las cuentas de tu asociación, generar el balance de situación, etc.

Habitualmente tiene una duración de un año.

FEC / Fichero de Asientos Contables

Este archivo informático reúne todos los asientos contables de una entidad en un formato estandarizado.

El FEC agrupa todos los asientos contables de un ejercicio en un formato concreto. La administración tributaria puede solicitarlo en caso de inspección.

Consulta el artículo completo sobre el FEC

Libro mayor

El libro mayor recoge todos los asientos contables, ordenados por cuenta y después por fecha. Es una versión más estructurada del libro diario (véase más abajo). Puede generarse a partir del libro diario general, y los asientos aparecen ordenados por cuenta y luego por fecha.

Es útil cuando quieres conocer el detalle de los asientos de una cuenta concreta.

Consulta el artículo completo sobre los documentos contables

Inmovilizado

Desde el punto de vista contable, se trata de un activo cuya vida útil supera el ejercicio contable en curso. Por ejemplo, un ordenador puede utilizarse durante varios años: por eso constituye un inmovilizado y se contabiliza a lo largo de varios ejercicios consecutivos.

Se distinguen principalmente dos tipos de inmovilizado:

• El inmovilizado material, que corresponde a activos "tangibles" como equipos, vehículos o bienes inmuebles.
• El inmovilizado intangible, que refleja activos "intangibles" como software, derechos, títulos o patentes.

Consulta el artículo Registrar inmovilizados y amortizaciones

Libro diario

El libro diario recoge de forma exhaustiva todas las operaciones contables ordenadas por fecha. Es un documento principalmente destinado a contables o asesores fiscales.

Consulta el artículo completo sobre los documentos contables

Conciliación

La conciliación es una operación contable que consiste en asignar un código único (formado por una o varias letras) a dos asientos contables: el asiento de devengo y el de pago. De este modo, uno de los asientos queda en el haber y el otro en el debe.

Este código permite conciliar los importes en una cuenta de terceros (cuentas del grupo 4). Habitualmente se aplica a las cuentas de clientes y proveedores.

Tras la conciliación, es posible conocer:

• Las facturas pendientes de pago;
• Las facturas pendientes de cobro.

Consulta el artículo completo sobre la conciliación contable en Poplico

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria consiste en comparar el saldo real de tu cuenta bancaria con el saldo contable de tu cuenta 512.

Consulta el artículo Entender la conciliación bancaria

Remesa de cheques

Cuando recibes un cheque como pago, no basta con depositarlo en el banco. También hay que registrar la operación en tu contabilidad: a esto se le llama remesa de cheques en Poplico.

Esto garantiza que tu contabilidad refleje fielmente la situación real de la cuenta bancaria de tu asociación. El sistema genera automáticamente los asientos contables correspondientes.

Para realizar esta operación, ve a Contabilidad > Asiento contable, y luego a "Remesa de cheques".

Seguimiento analítico

La contabilidad analítica (o seguimiento analítico) ofrece una visión detallada por fondo, proyecto o partida de gasto, a diferencia de la contabilidad general, que da una visión global de las cuentas de la organización.

Al crear fondos específicos, identificas fácilmente la distribución de los gastos (asientos del grupo 6) y los ingresos (grupo 7) de cada partida presupuestaria. El resultado es un resultado analítico (pérdida o beneficio) para cada partida.

Consulta el artículo Usar el seguimiento analítico y los presupuestos

Imputación / imputar asientos

Imputar consiste en asignar un ingreso o un gasto a un fondo. Esto te permite saber, por ejemplo, si un proyecto o una actividad genera beneficios o pérdidas.

Consulta el artículo Usar el seguimiento analítico y los presupuestos

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