Registrar el inmovilizado y las amortizaciones en contabilidad

Has adquirido un bien que puede considerarse inmovilizable. Este artículo explica los conceptos de inmovilizado y amortización, así como los asientos contables correspondientes.

Este artículo trata los siguientes puntos:

• ¿Qué es el inmovilizado?
• Asientos contables generados
• Registrar un inmovilizado en el software
• Aparece un mensaje de error en el Balance de situación

¿Qué es el inmovilizado?

Definición de inmovilizado

Desde el punto de vista contable, se trata de un activo que se utilizará durante un período superior al ejercicio en curso. Un suministro «consumible» (como el papel de impresora) no entra en esta categoría porque es un gasto, mientras que un ordenador sí constituye un inmovilizado.

Se distinguen principalmente dos tipos de inmovilizado:

• El inmovilizado material, que corresponde a activos «tangibles» como equipos, vehículos o bienes inmuebles;
• El inmovilizado intangible, que comprende activos «intangibles» como software, derechos, títulos o patentes.

Definición de amortización

Todo inmovilizado está sujeto a una amortización, que permite reflejar su pérdida de valor al cierre del ejercicio. Esta pérdida puede deberse al uso, el desgaste, la obsolescencia o el simple paso del tiempo.

Este valor se distribuye a lo largo de la vida útil del inmovilizado, que debe determinarse previamente. Corresponde a la duración real de uso estimada en el momento del registro.

La amortización toma la forma de una serie de asientos distribuidos a lo largo de diferentes ejercicios, que reparten el coste del bien entre su vida útil. El resultado de la organización se reducirá cada año en el importe correspondiente a esa pérdida de valor.

Asientos contables generados

Contabilización del inmovilizado

Cuando una compra da lugar a un inmovilizado, el asiento contable afecta a una cuenta del grupo 2. Puedes encontrar estas cuentas en el plan contable para asociaciones y añadirlas a tu plan de cuentas personalizado desde la página Contabilidad > Configuración → Plan de cuentas.

Haz clic en «Añadir una cuenta» y selecciona «Otras cuentas» antes de buscar la cuenta que deseas añadir en el campo correspondiente.

Consulta este artículo para obtener más información sobre la personalización del plan de cuentas.

La contabilización de un inmovilizado es similar a la de un gasto, salvo que la cuenta utilizada es del grupo 2 en lugar del grupo 6.

Ejemplo de asientos generados para el registro de un inmovilizado material:

Ejemplo de asientos generados para el registro de un gasto:

Para determinar el valor de adquisición de un inmovilizado, debes excluir los posibles gastos, impuestos y descuentos obtenidos. Si tienes dudas, consulta con un asesor contable.

Contabilización de las amortizaciones

También se denomina dotación a la amortización, es decir, la parte que corresponde a la depreciación del inmovilizado.

En contabilidad, se carga una cuenta del tipo 68XXXX según la naturaleza del inmovilizado.

Al mismo tiempo, se abona una cuenta relacionada con la utilizada para registrar el inmovilizado. Si dicha cuenta era la 2XXXXX, se abona la cuenta 28XXXX.

Dotación a la amortización de un inmovilizado material con una vida útil de 6 años:

Las dotaciones se calculan mediante el método lineal: coste del bien dividido entre la vida útil.
Si tu cálculo requiere prorrateo u otro método, utiliza el asiento contable avanzado.

Registrar un inmovilizado en el software

Registro mediante el módulo de gastos/ingresos

Para registrar un inmovilizado, ve a Contabilidad > Registro → Registrar un nuevo gasto. Elige una cuenta correspondiente a un inmovilizado (grupo 2).

Una vez seleccionada esta cuenta del grupo 2, aparece una casilla Amortización: al marcarla, se muestra un campo para introducir la vida útil estimada (en años).

Al confirmar, el registro generará:

• Un asiento de gasto vinculado a una cuenta del grupo 2;
• Un pago, si se ha realizado;
• Tantos asientos de dotación a la amortización como años de vida útil previstos.

Todos los asientos de dotación a la amortización se generan en el momento del registro, a razón de un asiento por ejercicio. No tendrás que introducir manualmente los asientos de los ejercicios siguientes.

Registro en el saldo inicial para la recuperación del historial

Si has registrado un inmovilizado y sus amortizaciones en tu herramienta anterior, puedes trasladarlos al hacer la migración al software mediante el saldo inicial.

Para ello, ve a Configuración > Contabilidad → Saldo inicial y haz clic en la pestaña Otro (asiento contable).

Puedes introducir los importes al debe/haber para las cuentas contables que correspondan, tal como se explica más arriba. Debes determinar las cuentas a utilizar según la naturaleza del inmovilizado.

Deberás introducir en la cuenta 28XXXX un importe correspondiente al número de ejercicios transcurridos hasta la fecha del saldo inicial.

El asiento del grupo 2 no es un gasto y no afecta al resultado, por lo que no hay ninguna contradicción en introducirlo en el saldo inicial. Lo que impacta en el resultado es la pérdida de valor anual.

Para un inmovilizado de 300 € ya amortizado durante 2 de los 6 ejercicios previstos, el importe a introducir será de 100 €.

Este es el asiento correspondiente al inmovilizado:

Y este el correspondiente a la dotación a la amortización:

Posteriormente, deberás registrar las siguientes dotaciones a la amortización (para los 4 ejercicios restantes) mediante el asiento contable avanzado.

Aparece un mensaje de error en el Balance de situación

¿Por qué aparece este mensaje?

Si las cuentas de inmovilizado y amortización no se corresponden (2XXXXX y 28XXXX), aparece un mensaje en el balance de situación para informarte.
Por ejemplo, si la amortización está en 28XXX1, el inmovilizado deberá estar en la cuenta 2XXX10.

Corregir el registro

Como la elección de la cuenta corresponde al usuario, será tu responsabilidad realizar las correcciones necesarias.

Si tienes dudas, te recomendamos consultar con un asesor contable.

Si se produce un error, puedes:

• Realizar un asiento correctivo mediante el asiento contable avanzado;
• Hacer una transferencia interna desde Configuración > Contabilidad → Transferencia de asientos.

También te recomendamos usar siempre que sea posible la opción de inmovilizado del módulo de gastos/ingresos (detallada más arriba en este artículo). Este modo de registro asistido determina automáticamente la cuenta correcta a utilizar.