Puedes registrar asientos contables de gastos e ingresos a través de nuestra interfaz de entrada simplificada, que te guía paso a paso para evitar cualquier incoherencia contable. Este artículo trata los siguientes puntos:
- Registrar una operación de gasto / ingreso
- Añadir más información al asiento contable
- Casos especiales de registro
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Registrar una operación de gasto / ingreso
Acceder a la interfaz de registro
Ve a Contabilidad > Registro > Registrar un nuevo gasto (o ingreso). Accederás a un formulario con varios campos para completar.
El funcionamiento es sencillo: introduces los datos de la operación y el software genera el asiento contable automáticamente.
Información básica que debes completar
Los datos necesarios para generar el asiento contable son:
- La fecha de la operación (1): fecha de registro del asiento, que quedará vinculada al período contable correspondiente. Puedes registrar asientos en un ejercicio contable mientras no esté cerrado;
- La descripción (2): el nombre que le das al asiento para identificarlo;
- La cuenta (o categoría) contable (3): la categoría asociada al asiento según su naturaleza.
- El importe (4): el importe total del ingreso (o del gasto).
Las categorías disponibles son de clase 7 para los ingresos y de clase 6 (y 2) para los gastos. Ahora puedes añadir varias categorías del mismo tipo en un mismo registro haciendo clic en Nueva entrada. Si el asiento es más complejo, utiliza el asiento contable avanzado.
- La forma de pago (5): determina la cuenta de clase 5 vinculada al asiento: 512 para pagos que llegan directamente al banco, 511200 para cheque, 531 para efectivo;
- La cuenta vinculada (6): el software necesita conocer la cuenta bancaria asociada para generar los asientos. Puede ser la cuenta bancaria (para pagos bancarios como tarjeta, transferencia, etc.) o la caja chica (para efectivo).
Entender el asiento contable generado
Una vez creado, puedes encontrar el asiento en Contabilidad > Búsqueda, filtrando por fecha, importe o cuenta contable. Verás cuatro líneas agrupadas en dos bloques:
- Uno para el devengo (1): el importe que un tercero se ha comprometido a abonar como contrapartida de la operación;
- Uno para el pago (2), que puede estar total o parcialmente liquidado en el momento de la operación.
Al hacer clic en el icono de detalle (ojo), accedes al grupo de tus justificantes contables. Desde ahí también puedes editar la información registrada.
El asiento de devengo (un ingreso en este ejemplo) afecta a:
- La cuenta de clase 7 seleccionada, ya que se registra un ingreso;
- Una cuenta de clase 4, según el tipo de tercero, que refleja su compromiso de pago.
El asiento de pago (si el pago ya está registrado) afecta a las siguientes cuentas:
- La misma cuenta de clase 4, indicando que el devengo queda total o parcialmente saldado.
- Una cuenta de clase 5 correspondiente a la forma de pago (cheque, tarjeta, efectivo, etc.).
Añadir más información al asiento contable
Puedes añadir información adicional opcional para vincular más elementos al asiento contable.
Adjuntar una factura
Puedes adjuntar una factura si lo necesitas. Así conservas un registro digital que te permite identificar rápidamente el origen del gasto o ingreso.
El espacio para adjuntar la factura se encuentra en la parte superior de la página, junto a los campos «Fecha de la operación» y «Descripción». Arrastra un documento desde tu ordenador hasta el recuadro, o haz clic en «Elegir un archivo» para buscar entre los documentos guardados en tu ordenador.
Adjuntar este documento no es obligatorio. Sin embargo, puedes hacer que la factura sea obligatoria para evitar olvidos, ya sean tuyos o de otros administradores. Para ello, ve a Configuración > Contabilidad y activa «Facturas obligatorias» (en los Parámetros avanzados).
Vincular el asiento contable a una persona
Esto consiste en asociar un tercero al asiento contable, lo que te permite:
- Filtrar los asientos por socio en muchas páginas, incluido el módulo de búsqueda;
- Consultar por subcuenta de terceros en el Libro mayor de usuarios.
Por defecto, solo se muestran las personas de la comunidad. Puedes vincular un asiento a un cliente o proveedor si tienes activada la contabilidad auxiliar desde Configuración > Contabilidad. Para vincular un asiento a una persona, esta debe estar añadida previamente en tu Comunidad.
Añadir un número personalizado
Cuando se registra un asiento contable, el software genera automáticamente un identificador único que permite localizar cada registro.
Sin embargo, si utilizas otro sistema de identificación fuera del software, la función «Número personalizado» te permite asignar tus propios identificadores a cada asiento contable para localizarlos y relacionarlos más fácilmente.
Para activar esta opción, ve a Configuración > Contabilidad y accede a la sección Parámetros avanzados.
Activa «Números personalizados de justificantes contables» (botón al final de la línea).
Vuelve al módulo de registro. El campo para introducir un número personalizado aparece bajo la descripción. No es obligatorio completarlo en el momento del registro.
Este número aparece en los siguientes documentos contables (también al exportarlos): Gastos-Ingresos, Libro diario y Libro mayor.
Puedes añadir o modificar un número en cualquier momento editando el asiento contable.
Añadir una observación
Durante el proceso de registro, puede que quieras añadir información adicional sobre uno o varios asientos. Para ello, utiliza el campo Observaciones libres.
Casos especiales de registro
Pago diferido
Si el asiento está pagado solo parcialmente o no está pagado en absoluto en el momento de la operación, puedes indicar un pago diferido. Es posible registrar por adelantado uno o varios pagos que se realizarán en una fecha posterior.
Cuando un ingreso o gasto no está completamente liquidado, genera una deuda o un crédito, que puedes gestionar desde la página de seguimiento de deudas y créditos.
Añadir el IVA
Si tu asociación está sujeta a IVA, puedes indicarlo. Primero debes activarlo en Configuración > Contabilidad para que la opción aparezca durante el registro. Varios tipos habituales ya están preconfigurados:
Para más información, consulta nuestro artículo dedicado: El IVA en Poplico
Pago de un anticipo
No es posible registrar un pago anterior a un ingreso/gasto en el software. Por eso debes crear un asiento de devengo con la fecha del anticipo. Puedes registrar:
- Un asiento de gasto/ingreso (con su pago correspondiente) en el momento del anticipo;
- Un segundo asiento de devengo con la fecha del pago del saldo restante.
El segundo asiento de gasto/ingreso se puede agrupar con el registrado para el anticipo. En ese caso, debes agrupar los asientos antes de registrar los pagos.
De este modo podrás marcar los asientos en las fechas de tus flujos de tesorería al realizar la conciliación bancaria.
Pago recurrente / fraccionado
Si un pago es recurrente, puedes elegir la forma de pago «Pago fraccionado» e indicar, además de la cuenta bancaria:
- El número de cobros previstos;
- Su frecuencia (cada X meses).
Esto generará un único asiento de devengo y tantos asientos de pago como hayas indicado en el campo número de cobros.
Encontrarás los vencimientos de cobro en tus deudas y créditos. Para marcar el pago de esos vencimientos como realizado:
- ve a Registro > Seguir tus deudas & créditos (por ejemplo);
- haz clic en el icono ojo (Detalle) del asiento correspondiente;
- en el asiento de pago del vencimiento abonado, haz clic en Editar;
- desmarca «Pago diferido» (1) e indica la cuenta bancaria afectada (2);
- guarda (3).
El pago quedará marcado como realizado. Repite el proceso con cada pago.
Para profundizar:
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