Para registrar tus operaciones de caja chica o de cuenta bancaria en contabilidad, primero tienes que crear estas cuentas. En este artículo te explicamos cómo:
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Para gestionar tus cuentas y cajas chica, todo se hace desde Contabilidad > Configuración en tu plataforma:
Crear cuentas bancarias
¿Cómo funcionan las cuentas bancarias?
Se trata de una cuenta financiera de tipo 512, que recoge los pagos vinculados a los gastos e ingresos de tu organización. Es el equivalente contable de tu extracto bancario.
Por cada cuenta creada desde Contabilidad > Configuración → Bancos → Cuentas de la organización, el software añade una cuenta contable de tipo 512XXX, donde los últimos dígitos corresponden al orden cronológico de creación de las cuentas.
Si creas una cuenta «Cuenta corriente» en primer lugar, quedará identificada en el plan de cuentas con el código 512001. La segunda cuenta que crees corresponderá al código 512002.
Crear una cuenta bancaria
Para añadir una nueva cuenta bancaria, ve a Contabilidad > Configuración > Bancos y haz clic en Añadir una cuenta bancaria:
A continuación, introduce el nombre de la cuenta bancaria (p. ej., Cuenta Corriente) y los datos de la cuenta (IBAN, BIC, banco).
Estos datos no son obligatorios (salvo que quieras usar el sistema de pago online), aunque tienen la ventaja de aparecer automáticamente en la remesa de cheques.
Haz clic en Crear una cuenta:
Puedes añadir tantas cuentas como necesites (libreta de ahorro, etc.).
Eliminar una cuenta bancaria
¿Dónde se elimina una cuenta?
Para eliminar una cuenta bancaria, ve a Contabilidad > Configuración > Bancos y haz clic en el icono Archivar.
Una vez archivada la cuenta, haz clic en Eliminar.
Si el icono Eliminar aparece en gris, significa que no es posible eliminar la cuenta. Hay varias razones que pueden explicar este bloqueo.
Cuenta utilizada para el pago online
Si tu cuenta ya está verificada y se usa para recibir transferencias bancarias correspondientes a los fondos recaudados online, no será posible eliminarla.
Asientos contables vinculados a la cuenta
La cuenta solo podrá eliminarse si no tiene ningún asiento contable vinculado. Si hay asientos vinculados por error a esta cuenta, realiza una «transferencia de asientos de una cuenta a otra» desde Ajustes > Contabilidad → Transferencia de asientos.
Para más información, consulta nuestro artículo: Transferir asientos contables.
Esto trasladará los asientos contables vinculados a la cuenta que quieres eliminar hacia otra cuenta. Esta operación solo tiene sentido si dichos asientos no estaban realmente vinculados a tu cuenta bancaria. De lo contrario, no los transfieras para no distorsionar tu contabilidad.
Otra opción es eliminar los asientos vinculados a esa cuenta. Del mismo modo, solo recomendamos esta acción si los asientos se introdujeron por error y/o no son necesarios para la contabilidad de tu organización.
Cuenta utilizada como forma de pago
Si tu cuenta se usa como forma de pago de tu suscripción, tendrás que cambiar la forma de pago antes de poder eliminarla.
Para más detalles, consulta este artículo sobre cómo añadir una forma de pago.
Operaciones bancarias
También tendrás que eliminar los extractos de conciliación activos y las operaciones importadas en esta cuenta.
Archivar una cuenta bancaria
Te recomendamos archivar la cuenta en lugar de eliminarla, para conservar el historial de asientos contables vinculados a ella.
Para archivar una cuenta, haz clic en el icono Archivar y confirma la acción.
Al archivar la cuenta, ya no podrás usarla para introducir nuevos asientos, pero seguirá apareciendo en los documentos contables. Tus asientos siguen vinculados a esta cuenta bancaria.
Una vez archivada, la cuenta aparecerá en gris en la lista de cuentas bancarias.
Ejemplo: la cuenta de ahorro ha sido archivada:
También puedes desarchivar la cuenta cuando lo necesites:
Las cuentas de caja chica
Funcionamiento de la cuenta de caja chica
Al registrar un ingreso o un gasto en efectivo, es necesario seleccionar la forma de pago y la cuenta bancaria asociada.
Por tanto, en la sección Pago, si seleccionas la forma de pago Efectivo, también tendrás que indicar la cuenta de caja chica correspondiente.
Una vez confirmado el asiento, la cuenta de caja chica quedará acreditada o cargada (cuenta 531XXX en contabilidad).
Una vez registrado el pago en efectivo, también puedes realizar un depósito bancario o una retirada de efectivo, tal como se explica en este artículo.
Crear una cuenta de caja chica
Para gestionar el efectivo, necesitas una caja chica. Se crea una por defecto vinculada a tu primera cuenta bancaria.
Puedes modificarla o crear otras adicionales si lo necesitas. Para ello, ve a Contabilidad > Configuración → Cajas chica y haz clic en «Añadir una caja chica». Solo tienes que indicar su nombre y confirmar. Se crea al instante.
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